En los procesos de selección de software aparecen una y otra vez términos que ni siquiera compradores y proveedores con experiencia utilizan siempre con precisión. Un breve repaso de los términos más importantes relacionados con licitaciones y contratación.
Procedimiento de adjudicación
El proceso formal, a menudo regulado por ley, mediante el cual un organismo público o semipúblico licita un contrato y lo adjudica, con plazos establecidos, condiciones de participación y criterios de valoración. En Austria y Alemania lo regulan leyes de contratación pública propias de cada país, que prescriben distintos tipos de procedimiento según el valor del contrato.
Licitación
En el lenguaje coloquial se usa a menudo como sinónimo de procedimiento de adjudicación; con más precisión, el término describe la publicación concreta de un contrato para la presentación de ofertas, independientemente de si la ha iniciado el sector público o el privado. Todo procedimiento de adjudicación incluye, por tanto, una licitación, pero no toda licitación sigue las estrictas reglas de un procedimiento formal.
Pliego de requisitos
Describe, desde el punto de vista del cliente, QUÉ se necesita: los requisitos de la solución, independientemente de cómo se implementen técnicamente. Se elabora antes de seleccionar al proveedor y suele formar parte de la documentación de la licitación. Encontrarás un checklist práctico detallado en nuestro artículo Lo que realmente debe incluir un pliego de requisitos para software ERP.
Especificación técnica
Describe, desde el punto de vista del proveedor, CÓMO se implementarán concretamente los requisitos del pliego, incluidos los detalles técnicos que se perfilan junto con el cliente durante la fase de oferta o justo después de la adjudicación. Mientras el pliego de requisitos define la necesidad, la especificación técnica define la solución.
RFP (Request for Proposal)
El término habitual a nivel internacional para una solicitud de propuestas estructurada: en cuanto al contenido, es comparable a un pliego de requisitos más un proceso formal de solicitud, y se utiliza con frecuencia en compras internacionales o transfronterizas. Un RFP suele estar menos regulado que un procedimiento formal de contratación pública, pero sigue una lógica similar: definir requisitos, consultar a varios proveedores en paralelo y comparar ofertas.
Solicitud de participación
En los procedimientos de adjudicación en varias fases, los proveedores a menudo tienen que presentar primero una solicitud formal de participación antes de ser admitidos siquiera a la presentación de ofertas propiamente dicha. En esta fase suelen comprobarse criterios básicos de solvencia, como referencias, certificaciones o indicadores económicos.
Criterio obligatorio frente a criterio opcional
El incumplimiento de un criterio obligatorio supone la exclusión del procedimiento, independientemente de la calidad del resto de la oferta. Un criterio opcional, en cambio, solo influye en la puntuación. Esta distinción es decisiva para que los proveedores puedan valorar de forma realista, antes de presentar una oferta, si merece la pena participar.
Por qué la distinción importa en la práctica
Un proveedor que confunde el pliego de requisitos con la especificación técnica a menudo entrega una descripción técnica de la solución cuando solo debía confirmar el requisito, y viceversa. En las licitaciones, esto hace perder tiempo innecesariamente a ambas partes y, en el peor de los casos, puede incluso llevar a la exclusión formal si falta información requerida.
Preguntas frecuentes
¿Un RFP es lo mismo que una licitación pública?
No necesariamente: un RFP también puede ser utilizado por empresas privadas sin las estrictas exigencias formales de un procedimiento de contratación pública.
¿Quién elabora normalmente la especificación técnica?
Por lo general, el proveedor, a menudo en estrecha coordinación con el cliente tras la adjudicación o en la fase final de la oferta.
¿Qué ocurre si no se cumple un criterio obligatorio?
Por lo general, la oferta queda formalmente excluida, independientemente de su calidad técnica, aunque la solución encajara en cuanto al contenido.
¿Estás preparando un pliego de requisitos, una especificación técnica o un RFP para seleccionar un CRM/ERP? Te ayudamos con gusto a estructurar los requisitos desde el principio de forma que resulten útiles para los proveedores.
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