Muchas empresas llevan su contabilidad con un conjunto de herramientas separadas: una para facturar, otra para la conciliación bancaria, una hoja de Excel para los informes y otra más para la exportación al asesor fiscal. Cada una de estas herramientas funciona por sí sola, pero cuadrar manualmente la información entre ellas cuesta tiempo y crea fuentes de error. 1Tool sigue otro enfoque: la contabilidad se compone de una serie de módulos que trabajan juntos en un sistema común, en lugar de existir como herramientas aisladas y separadas entre sí.
Por qué la integración vale más que las funciones sueltas
La verdadera ventaja de un sistema integrado no se aprecia en una función concreta, sino en cómo encajan los módulos entre sí. Una regla de contabilización definida una vez se aplica directamente a la contabilización en curso y repercute de inmediato en la cuenta de pérdidas y ganancias y en el balance, sin que haya que actualizar estos informes por separado. Un extracto bancario importado se concilia con las facturas existentes, en lugar de tener que hacer esa conciliación a mano en otra aplicación. Y si alguien anula un asiento, se refleja automáticamente en el panel de contabilidad sin necesidad de generar un informe aparte. Son precisamente estas conexiones entre los módulos las que reducen de verdad el trabajo diario.
Los módulos de un vistazo
1Tool reúne para ello toda una serie de funciones que se complementan y encajan entre sí:
- Reglas de contabilización para registrar automáticamente operaciones recurrentes
- Asientos desglosados para operaciones que deben repartirse entre varias cuentas
- Balance y cuenta de pérdidas y ganancias, siempre actualizados a partir de los asientos
- Registro de activos fijos con amortización del inmovilizado
- Importación CAMT y finAPI para la conciliación automática de extractos bancarios
- Exportación a BMD y DATEV para colaborar con el asesor fiscal o la contabilidad externa
- Gestión de reclamaciones de pago para los cobros pendientes
- Vista de obligaciones de IVA para tener una visión general de su situación de IVA
- Balance de sumas y saldos y extracto de cuenta como herramientas de análisis clásicas
- Carpeta central de justificantes para todos los documentos contables
- Panel de contabilidad como visión central del estado actual
- Función de anulación para corregir de forma limpia los asientos erróneos
- Ficheros de pago SEPA para transferencias agrupadas directamente desde la factura
- Informes de clientes como el análisis de los mejores clientes, el mapa de calor de ventas y el análisis de clústeres de facturación
- Seguimiento de ingresos por proyecto y empleado
Un sistema en lugar de muchas interfaces
Cada uno de estos módulos podría analizarse por separado, pero el verdadero valor añadido surge porque trabajan sobre los mismos datos y se complementan entre sí. En lugar de transferir información entre varias herramientas, perdiendo tiempo o arriesgándose a cometer errores, en 1Tool todo permanece dentro de un sistema coherente: desde el asiento individual y el extracto bancario hasta el informe final para el asesor fiscal.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que usar todos los módulos mencionados o puedo elegir solo algunos?
Los módulos se complementan, pero pueden utilizarse según las necesidades de la empresa; el beneficio aumenta cuantas más áreas de la contabilidad se gestionan en el mismo sistema.
¿Cómo afecta exactamente una regla de contabilización al balance y a la cuenta de pérdidas y ganancias?
Una regla de contabilización se aplica directamente a la contabilización en curso, de modo que los asientos resultantes se reflejan automáticamente en el balance y en la cuenta de pérdidas y ganancias.
¿Qué ocurre en el panel cuando se anula un asiento?
La anulación se refleja automáticamente en el panel de contabilidad, sin necesidad de crear un informe aparte.
¿Quiere ver cómo funcionan estos módulos en 1Tool como un sistema integrado?