Cuando dos registros de contacto del CRM describen claramente a la misma persona o empresa, surge la pregunta: ¿cuál se queda, cuál desaparece y qué ocurre con los campos en los que difieren? 1Tool responde a esta pregunta con un concepto técnico claro: a cada campo afectado se le asigna individualmente uno de dos estados, SURVIVOR (superviviente) o DUPLICATE (duplicado). Este artículo muestra cómo funciona este mecanismo en detalle y por qué renuncia deliberadamente a una lógica automática de ganador.
El principio: SURVIVOR y DUPLICATE por campo
En lugar de declarar ganador a un registro completo, la detección de duplicados de 1Tool trabaja a nivel de campo. Para cada campo relevante, como el número de teléfono, la dirección de correo electrónico o la dirección postal, se marca por separado de cuál de los dos registros debe tomarse el valor. El valor que se conserva tiene el estado Survivor y el valor descartado, el estado Duplicate. Al final de la fusión se obtiene así un único contacto cuyos campos pueden proceder de ambos registros originales, según dónde contuviera cada registro la información más correcta.
Por qué no gana sin más el registro más reciente o el más completo
Técnicamente sería sencillo implantar una regla que diera preferencia automática, por ejemplo, al último registro editado o al que tiene más campos rellenados. En la práctica, sin embargo, estas reglas se equivocan con frecuencia. Un ejemplo típico: un contacto se actualizó hace poco con un número de móvil nuevo y correcto, pero el mismo registro sigue conteniendo una dirección de empresa obsoleta de antes de una mudanza. El segundo registro, más antiguo, nunca recibió el nuevo número de teléfono, pero sí tiene guardada la dirección de empresa correcta y actual. Una regla automática de «gana el más reciente» descartaría la dirección correcta. Una regla de «gana el más completo» podría equivocarse igualmente si el registro supuestamente más completo solo contiene más campos, algunos de ellos obsoletos. Estas situaciones no son casos aislados, sino lo habitual en bases de datos de contactos que han crecido con los años: distintos empleados mantienen distintos campos en distintos momentos. Precisamente por eso, 1Tool deja la decisión sobre el superviviente en manos del usuario y no de un algoritmo rígido.
Un proceso trazable
En la práctica, esto significa que, al fusionar dos contactos detectados como duplicados, los valores de campo que difieren se muestran uno frente a otro. Para cada campo en el que los registros difieren se asigna conscientemente SURVIVOR o DUPLICATE. Si dos campos coinciden de todos modos, no hace falta decidir nada. El resultado es una fusión que exige más atención que un simple clic en Fusionar, pero que evita que se descarte por error información valiosa y correcta.
Preguntas frecuentes
¿SURVIVOR o DUPLICATE se aplica a todo el contacto o a campos individuales?
A campos individuales. Cada campo, como el número de teléfono, el correo electrónico o la dirección, se evalúa por separado.
¿Elige el sistema automáticamente un favorito que yo solo tengo que confirmar?
La decisión sobre qué valor se considera superviviente en cada campo es suya: no existe una priorización automática previa por antigüedad o integridad.
¿Y si los dos registros no difieren en absoluto en un campo?
En ese caso no hace falta decidir, ya que el mismo valor acaba de todos modos en el contacto fusionado.
¿Cuántas veces ha confiado ya en una fusión automática y hasta qué punto estaba realmente seguro?