Afin de continuer à utiliser au mieux notre logiciel de gestion 1Tool pour la gestion de votre entreprise, nous avons développé quelques nouvelles fonctionnalités pour vous. La nouvelle version 3.2.18 a été mise en ligne début octobre 2015. Nous sommes heureux de vous donner un aperçu complet des dernières fonctionnalités du logiciel et de ses avantages.
Factures
Lors de la facturation, la nouvelle version 3.2.18 de 1Tool vous permet de définir les produits pouvant bénéficier d’une remise et ceux qui ne le peuvent pas. Ainsi, dès que vous facturez plusieurs produits, la remise correspondante n’est déduite que des produits pouvant bénéficier d’une remise. Pour ce faire, vous devez activer la case à cocher “Remises autorisées” dans la section
En outre, vous pouvez cocher la case “Afficher la remise” pour indiquer si la remise doit être mentionnée dans le document de facturation PDF sur une ligne séparée.
La nouvelle version 3.2.18 permet également d’envoyer des factures hors taxe. Pour cela, vous pouvez définir pour chaque contact, au moyen d’une case à cocher, si celui-ci reçoit ou non une facture hors taxe. Si la case est cochée, cela est automatiquement pris en compte lors de la création de la facture, la TVA étant fixée à 0 %. En outre, un texte indiquant que la facture est exonérée de TVA est inséré via un espace réservé.
En outre, de nombreux autres espaces réservés ont été développés pour la création de factures, ce qui vous permet de choisir si la description longue, courte ou étendue du produit doit être intégrée à la facture.
Vous pouvez également personnaliser l’arrière-plan des factures au format PDF en téléchargeant l’arrière-plan de votre choix directement dans le groupe de factures/commandes, puis en choisissant si cet arrière-plan doit également être affiché lors du téléchargement et de l’envoi par e-mail.
Produits
Si l’on choisit la fréquence “mensuelle” lors de l’indication du prix d’un produit, le prix total n’est pas calculé pour une année entière, mais en fonction de la période indiquée. Cela signifie que vous pouvez définir exactement le nombre de mois à facturer.
Gestion des candidats
Pour une gestion optimale de vos candidats, la nouvelle version de 1Tool propose une présentation des candidats par le biais d’une liste longue et d’une liste courte. Alors que la longue liste présente tous les candidats, la shortlist contient également des critères pertinents pour les candidats. Ainsi, la shortlist présente vos candidats en colonnes et les évaluations de ces derniers en fonction de divers critères en lignes. Vous avez également la possibilité d’exporter ces listes dans un fichier Excel.
Le nouveau bouton vous permet également d’ajouter un candidat à votre gestion des candidats en un seul clic.
En outre, il est désormais possible de créer une date de création pour chaque candidat, ce qui vous permet d’identifier les candidats actuels en un coup d’œil grâce au tri par date. Les candidats qui ont également le statut “placé” sont automatiquement marqués comme “non disponibles” et “jaunes”.
Gestion du temps
Quelques nouveautés ont également été apportées à la saisie des temps. D’une part, un bouton d’impression vous permet désormais d’imprimer votre rapport de saisie des temps en un seul clic. D’autre part, l’affichage pour l’administrateur de la saisie des temps a également été revu et présente désormais une nouvelle présentation plus claire. Avec la nouvelle version de 1Tool, les
La case à cocher “Ajouter en tant que commentaire” constitue également une fonctionnalité spéciale pour la saisie des temps. Si cette case est cochée, votre commentaire sera automatiquement enregistré dans le projet et la tâche correspondants. Vous pouvez également définir si cette case à cocher doit toujours être activée ou non dans vos paramètres utilisateur personnels.
Chat en direct
Pour nous permettre de répondre encore plus rapidement aux questions importantes et aux demandes d’assistance de nos clients, nous avons créé un chat en direct sur notre site Körbler, ainsi que dans le 1Tool. Tapez votre message dans la fenêtre de chat et notre équipe d’assistance répondra immédiatement à vos questions.
Calendrier
Pour vos événements de calendrier, vous pouvez utiliser la nouvelle version du logiciel 1Tool pour définir la répartition des rôles de vos participants.
Vous avez également la possibilité de définir des restrictions de participation aux événements. Par exemple, vous pouvez définir que les participants peuvent assister à votre événement au maximum 3 fois par semaine, même si celui-ci a lieu 5 fois. Si vous le souhaitez, il est bien sûr possible de recevoir une notification par e-mail dès que cette limite de participation est atteinte.
Entreposage
Pour simplifier le processus logistique de votre entreprise commerciale, la nouvelle version 3.2.18 permet de définir plusieurs entrepôts. En outre, vous pouvez également gérer
Contacts
L’affichage des groupes de contacts a également été revu de manière à ce que le type de contact soit visible en un coup d’œil. De plus, la
Contacts favoris
Une autre nouveauté est la fonction “Mes favoris”. Pour chaque contact, vous avez désormais la possibilité de définir vos meilleurs contacts à l’aide de l’
Cela facilite considérablement la communication et le contact régulier avec les clients ou partenaires importants, et les opportunités de vente et le niveau de chiffre d’affaires de chaque favori sont également répertoriés de manière structurée. Vous savez ainsi d’un coup d’œil avec quels clients et partenaires vous devez rester en contact de manière cohérente pour entretenir et maintenir la relation commerciale.
Gestion des commandes
La gestion des commandes a également été optimisée avec la nouvelle version 3.2.18 de 1Tool. Vous pouvez donc définir
Ces champs peuvent par exemple se référer à la date de livraison, à la période de prestation ou à d’autres données importantes pour l’entreprise. Sous
Cela permet d’accélérer considérablement la facturation et les devis et d’améliorer l’efficacité de la gestion des commandes.
Opportunités de vente
Lorsqu’une opportunité est définie comme “Gagnée”, la nouvelle version du 1Tool change automatiquement le statut du client en affectant le contact à un groupe de contacts souhaité (par exemple : groupe de contacts Clients ou groupe de contacts Nouveaux clients, etc. Si le contact existe déjà dans un autre groupe (ex. : groupe Clients potentiels), vous pouvez définir si le contact sera automatiquement supprimé de ce groupe une fois l’opportunité gagnée.
De plus, une opportunité est définie comme “Gagnée” lorsqu’un nouveau projet est créé à partir de l’opportunité à l’aide du “bouton étoile”.
Modèle de message électronique
La nouvelle version 3.2.18 de 1Tool permet de créer divers modèles d’e-mails, comme par exemple des e-mails d’anniversaire, des e-mails de rappel, etc.
Ces modèles peuvent être configurés sous Données de base – Contacts – Modèles de courrier en définissant le nom, l’objet ainsi que le texte de l’e-mail, y compris les caractères de remplacement.
Lorsque vous accédez ensuite à un contact, vous pouvez sélectionner le modèle d’e-mail souhaité au moyen de l'”icône lettre” et envoyer votre message individuel et personnel à vos clients et partenaires en appuyant sur un bouton.
