Quiconque rédige un cahier des charges pour choisir un ERP ou un CRM se retrouve souvent face à un modèle vierge. Plusieurs processus de sélection réels que nous avons vécus en tant que fournisseur font ressortir une structure qui revient sans cesse dans la pratique — quels que soient le secteur et la taille de l’entreprise.
1. Détailler concrètement le modèle de licences et d’utilisateurs
Le nombre total d’utilisateurs ne suffit pas — de nombreux cahiers des charges exigent (ou devraient exiger) une ventilation par rôle, par exemple service interne, force de vente terrain, formateurs ou comptabilité, car le coût des licences des solutions SaaS modernes est souvent calculé précisément sur cette base. Oublier cette ventilation dans le cahier des charges, c’est recevoir plus tard des offres inadaptées ou inutilement chères.
2. La couverture fonctionnelle sous forme de tableau, pas de texte continu
Un tableau des exigences avec des critères obligatoires et optionnels par module a fait ses preuves — par exemple CRM, traitement des commandes, gestion des stocks, comptabilité et planification des ressources. Il permet aux fournisseurs de répondre de manière structurée et aux donneurs d’ordre de comparer directement plusieurs offres, au lieu de devoir confronter de longs textes.
3. Nommer précisément les interfaces, ne pas se contenter d’exiger une « API »
« API REST ouverte » ne dit pas grand-chose à elle seule. Ce qui compte davantage, c’est de savoir quels systèmes cibles précis doivent être connectés — la comptabilité existante, les partenaires EDI, une boutique en ligne déjà en place ou une plateforme de formation (LMS). C’est précisément ce qui détermine si une intégration standard suffit ou si un développement spécifique coûteux devient nécessaire.
4. Ne pas oublier les exigences de conformité et de conservation
Pour les données de facturation et de comptabilité en particulier, on demande régulièrement un archivage inaltérable et conforme aux règles GoBD (normes allemandes de tenue des registres), avec des durées de conservation précises — souvent dix ans pour les livres de commerce, les inventaires et les comptes annuels. D’expérience, ce point manque souvent dans les premières versions du cahier des charges et entraîne des retards lorsqu’il doit être ajouté après coup.
5. Exiger la sécurité dans un document distinct, pas dans un paragraphe
Dans plusieurs procédures, un document de sécurité séparé était exigé — lieu d’hébergement, concept de sauvegarde, droits d’accès, chiffrement — plutôt qu’une brève mention dans l’offre principale. Cela permet aux donneurs d’ordre de comparer les offres selon leur niveau de sécurité sans le mélanger aux réponses fonctionnelles.
6. Prévoir une séance de questions fixe
D’après notre expérience, les cahiers des charges qui ont suscité les meilleures offres prévoyaient presque toujours un atelier ou une séance de questions avant la remise définitive des offres — cela réduit considérablement les malentendus des deux côtés et évite que les fournisseurs ne chiffrent sur la base d’hypothèses erronées.
La checklist à retenir
- Rôles des utilisateurs et structure des licences clairement définis
- Modules présentés en tableau obligatoire/optionnel, pas en texte continu
- Systèmes cibles précis nommés pour les interfaces
- Exigences de conservation et de conformité définies
- Exigences de sécurité demandées dans un document distinct
- Séance de questions planifiée avant la remise définitive des offres
Questions fréquentes
Quelle est la différence entre un cahier des charges et des spécifications fonctionnelles détaillées ?
Le cahier des charges décrit, du point de vue du donneur d’ordre, ce dont il a besoin. Les spécifications fonctionnelles détaillées décrivent, du point de vue du fournisseur, comment ces exigences seront concrètement mises en œuvre. Pour en savoir plus, consultez notre glossaire sur les procédures de marché, le cahier des charges, les spécifications et le RFP.
Quel niveau de détail pour un cahier des charges ?
Suffisamment détaillé pour définir des critères obligatoires clairs — mais assez ouvert pour laisser aux fournisseurs une marge de manœuvre dans la mise en œuvre technique. Des exigences techniques trop rigides excluent souvent inutilement de bonnes solutions standard.
Faut-il rédiger un cahier des charges avec ou sans conseil externe ?
Dans les environnements informatiques complexes, un conseil externe aide à éviter les angles morts — pour des besoins clairement délimités, une analyse interne structurée suffit souvent.
Vous rédigez actuellement un cahier des charges pour choisir un ERP/CRM ? Nous serons ravis d’échanger sans engagement sur la structure de vos exigences — même si vous n’avez pas encore choisi de fournisseur.
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