Quiconque tient régulièrement une comptabilité connaît le schéma : le loyer part le 1er, l'abonnement logiciel le 5, le paiement au même fournisseur le 15. Imputer manuellement chacune de ces opérations bancaires relève du pur travail de routine – et c'est précisément pour cela que 1Tool propose des règles d'imputation qui comptabilisent automatiquement les opérations bancaires récurrentes.
Structure d'une règle d'imputation
Dans 1Tool, vous pouvez définir des règles qui comptabilisent automatiquement les opérations bancaires. Les critères de correspondance disponibles sont l'IBAN du tiers, son nom ainsi qu'un texte figurant dans le libellé du paiement – séparément ou combinés. Dès qu'un paiement remplit ces critères, la règle s'applique. Chaque règle est associée à une paire fixe de comptes au débit et au crédit ainsi qu'à un code TVA, de sorte que l'écriture est générée automatiquement avec le traitement fiscal correct. Important : une règle dépend du sens du flux, c'est-à-dire que les encaissements et les décaissements sont traités séparément – une règle créée pour un encaissement ne fonctionne donc pas automatiquement dans le sens inverse.
Un gain de temps sur les paiements récurrents
L'effet se fait surtout sentir là où les paiements se répètent mois après mois : loyer, abonnements logiciels, loyers de leasing ou paiements aux fournisseurs habituels. Au lieu de vérifier et d'imputer manuellement chacune de ces écritures, le système se charge de l'imputation dès qu'une règle adaptée a été enregistrée. Pour les entreprises qui ont de nombreux postes récurrents, cela représente au fil des mois un allègement sensible de la comptabilité courante.
Contrôle de plausibilité intégré
Une automatisation ne vaut que par son contrôle. C'est pourquoi 1Tool vérifie automatiquement, lors de la création d'une règle, si les comptes choisis correspondent au sens de l'écriture. Si une règle semble inversée – par exemple parce que les comptes de débit et de crédit sont à l'opposé de ce qui serait habituel pour le sens choisi – le système émet un avertissement. Une règle mal configurée est ainsi repérée dès sa création, et non des mois plus tard lors d'une revue de la comptabilité, alors que de nombreuses écritures ont déjà été mal comptabilisées.
Questions fréquentes
Quels critères puis-je utiliser pour une règle d'imputation ?
Vous pouvez indiquer l'IBAN, le nom du tiers et/ou un texte du libellé du paiement. Ces critères peuvent être utilisés séparément ou combinés pour identifier une opération bancaire sans ambiguïté.
Une règle s'applique-t-elle automatiquement aux encaissements et aux décaissements ?
Non. Chaque règle dépend du sens du flux et doit être créée séparément pour les encaissements et pour les décaissements, afin que l'imputation corresponde au sens du paiement.
Que se passe-t-il si je crée une règle avec des comptes inversés ?
1Tool vérifie automatiquement si les comptes de débit et de crédit choisis correspondent au sens de l'écriture et vous avertit si la règle semble inversée. Vous pouvez ainsi corriger l'erreur avant que des écritures erronées ne soient générées.
Combien de vos opérations bancaires récurrentes pourriez-vous déjà comptabiliser automatiquement aujourd'hui ?
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