Quiconque gère numériquement des données de facturation et de comptabilité ne peut ignorer les GoBD, les « principes allemands de tenue et de conservation régulières des livres, enregistrements et documents sous forme électronique ». Un véritable cahier des charges issu du secteur de l’assainissement après sinistre montre à quel point cette exigence est formulée concrètement dans la pratique.
L’exigence dans sa formulation d’origine
Le cahier des charges indiquait en substance : les données doivent être enregistrées sur un support de stockage à valeur probante au sens des GoBD, avec des durées de conservation clairement définies. Pour les livres de commerce, les inventaires, les bilans d’ouverture, les comptes annuels et les comptes individuels, une obligation de conservation de dix ans s’applique en règle générale.
Ce que signifie concrètement « à valeur probante » en pratique
- Les modifications ultérieures de pièces comptabilisées doivent être consignées de manière traçable et ne doivent pas pouvoir être simplement écrasées
- Les annulations génèrent une nouvelle écriture liée au lieu de supprimer l’original
- La durée de conservation doit être maintenue même en cas de changement de système ou de migration
Un sujet connexe du même cahier des charges : les avoirs automatiques
Le même document contenait une exigence voisine : après l’annulation d’une facture, il devait aussi être possible de créer automatiquement un avoir. Ce n’est pas une fin en soi, cela découle directement de la logique des GoBD — supprimer simplement une facture erronée n’est pas autorisé, il faut une procédure de correction documentée.
Pourquoi ce point est négligé dans de nombreux cahiers des charges
D’après notre expérience, l’exigence GoBD n’est souvent mentionnée que dans une brève subordonnée dans les premières versions des cahiers des charges — jusqu’à ce qu’un fournisseur demande, lors d’un échange détaillé, comment la conservation est mise en œuvre techniquement. Préciser ce point tôt permet d’éviter des retouches ultérieures en cours de projet.
Questions fréquentes
Les GoBD s’appliquent-elles aussi aux petites entreprises ?
Oui, les GoBD s’appliquent en principe indépendamment de la taille de l’entreprise dès lors que des données comptables numériques sont traitées.
Une sauvegarde normale suffit-elle pour une conservation conforme aux GoBD ?
Pas automatiquement — ce qui compte, c’est l’inaltérabilité et la traçabilité des données sur toute la durée de conservation, et pas seulement leur sauvegarde.
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