Dans de nombreuses entreprises, les demandes de support arrivent d'abord dans une boîte e-mail ordinaire et doivent ensuite être transférées manuellement dans un système de tickets. Cela prend du temps, génère des erreurs et fait que les demandes sont traitées plus ou moins rapidement selon la charge de travail. De plus, quelqu'un doit décider quel service ou quel groupe de contacts est responsable d'une demande entrante. 1Tool supprime cette étape manuelle du processus en surveillant automatiquement les e-mails entrants et en les transformant directement en tickets.
Surveiller automatiquement les boîtes mail
1Tool peut surveiller automatiquement des boîtes e-mail via IMAP ou via des comptes Microsoft. Dès qu'un nouvel e-mail arrive dans une boîte surveillée, il est détecté sans que personne n'ait à consulter la boîte manuellement ni à transférer le message. Le processus s'exécute en arrière-plan, quelle que soit l'heure à laquelle une demande arrive.
Conversion automatique en tickets et en commentaires
Les e-mails entrants sont automatiquement transformés en tickets ou, si un ticket correspondant existe déjà, en commentaires de ticket. Chaque e-mail pertinent devient ainsi automatiquement un dossier traçable dans le système de tickets, sans que le contenu doive être copié ou ressaisi manuellement. Les réponses à une conversation en cours sont rattachées au ticket existant, de sorte que tout l'historique d'une demande reste visible au même endroit.
Attribution automatique à un service ou à un groupe de contacts
En plus de la simple conversion, 1Tool attribue automatiquement un nouveau ticket au service ou au groupe de contacts approprié. Une demande arrive ainsi directement là où elle doit être traitée, sans que quelqu'un doive d'abord lire l'e-mail et le transférer manuellement. Pour votre équipe, cela signifie des délais de réaction plus courts et une répartition plus homogène des demandes, quel que soit le nombre d'e-mails reçus à un moment donné.
Questions fréquentes
Quels types de boîtes mail 1Tool peut-il surveiller ?
1Tool peut surveiller automatiquement aussi bien des boîtes IMAP classiques que des comptes Microsoft.
Chaque e-mail entrant devient-il un nouveau ticket ?
Les e-mails entrants sont automatiquement transformés en tickets ou, si un ticket correspondant existe déjà, ajoutés comme commentaire de ticket.
Dois-je attribuer manuellement les demandes entrantes à un service ?
Non, 1Tool attribue automatiquement un nouveau ticket au service ou au groupe de contacts approprié.
Combien d'e-mails de support sont encore transférés à la main dans des tickets chez vous aujourd'hui ?
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