Le module de gestion des séminaires 1Tool vous offre la possibilité de gérer facilement des séminaires et des événements dans 1Tool et de les proposer aux personnes intéressées sur votre site web. Pour tirer le meilleur parti de 1Tool-Tool, nous avons rédigé un
1) Créer votre offre de cours
En principe, le 1Tool fait la distinction entre les séminaires/cours et les formations. Un séminaire ou un cours peut contenir plusieurs événements. Alors qu’un séminaire peut par exemple durer une semaine, comme le séminaire “Atelier marketing”, les événements représentent des dates individuelles, comme “Cours sur les médias sociaux”, “Cours sur le guerilla marketing”, etc.
Vous trouverez dans notre manuel des instructions détaillées sur la création de vos séminaires et de vos événements.
Grâce à une interface entre 1Tool et votre site web, vous évitez une double saisie des données, car toutes les données de base enregistrées pour le séminaire (nom du séminaire, contenu et objectifs du cours) sont automatiquement reprises dans le front-end de votre site web lors de l’enregistrement.
2) Présentation des cours sur votre site web
Le module séminaire est intégralement intégrable dans le site web et peut donc être adapté individuellement au design de l’entreprise. Ainsi, la gestion des séminaires via 1Tool n’est pas visible pour les visiteurs du site web. De plus, vous définissez dans 1Tool le nombre minimum et maximum de participants pour chaque date de cours. Grâce à l’affichage d’un système de feux de signalisation sur le site web, les personnes intéressées peuvent voir d’un coup d’œil si les cours sont déjà complets ou s’il reste des places disponibles. Il est également possible de s’inscrire pour une place sur la liste d’attente.
3) Inscription aux séminaires
L’inscription aux cours se fait en ligne via le site web, les données de contact saisies sont ainsi automatiquement transférées dans 1Tool. L’entreprise et le participant au cours reçoivent un e-mail de confirmation une fois l’inscription terminée. Par exemple, si un minimum de 15 participants est requis pour un séminaire et que le nombre actuel de participants est de 7, un e-mail sera automatiquement envoyé pour informer que les coordonnées seront conservées en cas de réalisation du cours.
4) Conception de modèles d’e-mails et de documents de séminaire
Tous les e-mails envoyés à vos participants sont paramétrables dans le 1Tool et peuvent être gérés facilement grâce à des modèles d’e-mail. Les espaces réservés permettent de personnaliser les e-mails, de sorte que vous n’avez pas besoin de saisir manuellement les coordonnées du participant dans l’e-mail à chaque fois. Cela vaut également pour les modèles de documents. Qu’il s’agisse de listes de participants, de confirmations de cours ou de cartes de table, 1Tool vous permet de créer vos modèles de documents avec les données souhaitées en appuyant sur un bouton et de les imprimer sur place. Il est également possible d’exporter un fichier Excel, ce qui permet d’imprimer votre liste de participants sous forme de fichier Excel et de l’utiliser comme liste de signatures.
De plus, 1Tool vous permet de créer votre propre manuel de séminaire, dans lequel les séminaires et les cours individuels sont également mentionnés. Dès qu’un nouveau séminaire est ajouté dans 1Tool, il est également repris dans le document PDF. De plus, la table des matières du manuel est conçue de manière dynamique – si vous cliquez sur la page dans la table des matières, elle défilera automatiquement vers cette partie. Vous ne profitez pas seulement d’un document PDF toujours à jour, mais vous permettez également aux personnes intéressées de se connecter directement à partir du manuel. Il est possible de définir si chaque personne doit s’inscrire individuellement ou si une inscription multiple, c’est-à-dire l’inscription de plusieurs contacts, est également possible. Si vous souhaitez envoyer des informations importantes à vos clients concernant leur cours, vous pouvez également générer des documents PDF à partir de dates individuelles.
5) Garder un œil sur la liste des séminaires
La vue d’ensemble des séminaires dans le 1Tool vous permet de vérifier d’un coup d’œil tous les cours que vous proposez, leurs dates de début et de fin, ainsi que le nombre de participants et de personnes sur la liste d’attente. De plus, un symbole “œil” indique le nombre d’événements individuels que comprend chaque séminaire. Vous pouvez modifier, supprimer, copier, etc. vos séminaires directement à partir de l’aperçu.
6) Gérer les participants et la liste d’attente
Dans le 1Tool, chaque événement dispose de sa propre liste de participants, d’attente et d’annulation. Les contacts peuvent être ajoutés manuellement à l’une de ces listes ou déplacés d’une liste à l’autre. En outre, vous disposez de différents boutons pour vos contacts, qui vous permettent de créer des listes de participants, des certificats, des factures ou des commandes, d’envoyer des e-mails ou d’exporter les contacts dans une liste Excel en appuyant sur un bouton.
Si vous proposez un séminaire en particulier à vos employés, vous pouvez utiliser 1Tool pour les placer directement sur la liste des participants et pour placer les personnes externes sur la liste d’attente. S’il y a suffisamment de places disponibles, les personnes externes sont remplacées à partir de la liste d’attente.
7) Gérer les factures et les annulations
Un autre avantage du module de gestion des séminaires est la facturation automatique et, en cas d’annulation, la création d’un avoir. Lorsque les personnes intéressées s’inscrivent en ligne à un cours, les factures sont générées automatiquement. S’il y a un nombre minimum de participants, les factures ne sont envoyées que lorsque ce nombre est atteint. De plus, le 1Tool permet de définir vos propres règles par séminaire, par exemple pour l’annulation d’un cours. Ainsi, vous pouvez définir dans le 1Tool que le cours peut être annulé gratuitement jusqu’à 10 jours avant le début du cours et à 50 % jusqu’à 9 jours. Si un client annule un séminaire en ligne via votre site web, un avoir du montant total ou de 50 % de la valeur lui sera automatiquement délivré, selon le jour. En même temps, une facture est générée et envoyée dans 1Tool pour le montant restant à payer (50 %). Grâce au lien avec le module de facturation, vous avez en outre toujours un aperçu du chiffre d’affaires généré par vos séminaires dans les rapports de facturation.
8) Envoyer des e-mails de rappel
Le module séminaire se distingue également par son lien avec le module newsletter et SMS dans 1Tool. Ainsi, vous pouvez facilement rappeler à vos étudiants que le cours a lieu. Il est également possible d’envoyer des informations sur d’autres séminaires, par exemple des cours de suivi, à l’aide de filtres spécifiques, de sorte que seuls les contacts sélectionnés qui ont déjà participé ou se sont inscrits à un séminaire donné reçoivent une newsletter ou un SMS.
