Trouver la bonne personne pour une tâche est souvent plus difficile que de saisir la tâche elle-même. Les planificateurs doivent non seulement garder un œil sur les disponibilités, mais aussi savoir qui est le plus compétent. Lorsque tout cela s’organise dans des tableurs ou de vive voix, la vue d’ensemble se perd vite, surtout dans les grandes équipes aux compétences variées et avec plusieurs projets menés en parallèle. Au final, c’est souvent le hasard ou l’intuition qui décide qui prend en charge une tâche, plutôt qu’une pesée consciente entre disponibilité et aptitude. Le module de planification des ressources de 1Tool réunit tâches ouvertes, disponibilités et compétences dans une seule vue.
Répartir les tâches ouvertes par glisser-déposer
Dans le module de planification des ressources de 1Tool, les planificateurs font glisser les tâches ou tickets ouverts directement depuis une liste vers la ligne de temps d’un collaborateur donné. Cette ligne de temps se présente comme une chronologie des ressources de type calendrier : on voit d’un coup d’œil qui est déjà planifié à quel moment et où il reste de la capacité. Au lieu de gérer les affectations dans une liste séparée et de vérifier les disponibilités à part dans le calendrier, les deux informations sont réunies dans la même vue. Cela réduit les efforts de coordination entre plusieurs systèmes ou tableurs et fait de la planification des ressources un processus visuel et immédiatement compréhensible, où les décalages et replanifications sont visibles instantanément. Notamment lorsque les priorités changent à court terme, une tâche peut ainsi être réattribuée sans difficulté à une autre personne ou à un autre créneau par glisser-déposer. Pour planifier plusieurs projets en parallèle, cette vue chronologique commune est particulièrement précieuse, car chevauchements et goulets d’étranglement apparaissent immédiatement, au lieu d’être découverts après coup dans un rapport.
Décider librement de ce qui est créé lors de la répartition
Lorsque vous répartissez une tâche ou un ticket par glisser-déposer, vous pouvez choisir de créer une entrée dans le planning des ressources, une tâche ou un rendez-vous dans le calendrier. L’affectation s’adapte ainsi à chaque situation, selon qu’il s’agit d’une simple planification de capacité ou qu’une tâche concrète ou un rendez-vous doit directement apparaître dans le calendrier de la personne concernée. Cette flexibilité est particulièrement utile dans les équipes où coexistent différents types de planification des interventions – une planification prévisionnelle d’un côté, des rendez-vous concrets de l’autre – sans nécessiter d’outils ou de vues différents. Une seule étape de planification produit ainsi exactement le type d’entrée dont on a réellement besoin, sans que les planificateurs aient à retravailler manuellement une affectation approximative pour en faire une tâche ou un rendez-vous concret.
Trouver la bonne personne grâce aux filtres de compétences
En plus de la disponibilité, le planning des ressources peut être filtré par compétences. Ces compétences sont enregistrées pour chaque collaborateur avec une note de 1 à 5 étoiles. Les planificateurs peuvent ainsi cibler précisément qui est le plus qualifié pour une tâche donnée, au lieu de répartir les tâches uniquement en fonction de la capacité libre. Pour les activités spécialisées ou les tâches aux exigences techniques élevées, ce filtre permet de confier la tâche non pas simplement à une personne disponible, mais à la personne la plus adaptée. Disponibilité et aptitude sont ainsi prises en compte ensemble en une seule étape, au lieu d’être vérifiées l’une après l’autre dans des sources distinctes. Pour les planificateurs, cela signifie moins de questions au sein de l’équipe pour savoir qui peut même entrer en ligne de compte. Notamment pour les tickets arrivant à la dernière minute ou les tâches aux exigences particulières, on peut ainsi restreindre directement dans le planning des ressources les personnes pertinentes avant de répartir la tâche par glisser-déposer.
Questions fréquentes
Comment les tâches sont-elles attribuées dans le planning des ressources ?
Les planificateurs font glisser les tâches ou tickets ouverts directement depuis une liste vers la ligne de temps du collaborateur souhaité, présentée sous forme de chronologie des ressources de type calendrier.
Un rendez-vous est-il toujours créé automatiquement dans le calendrier lors de la répartition ?
Non, lors de la répartition, vous pouvez choisir de créer une entrée dans le planning des ressources, une tâche ou un rendez-vous dans le calendrier.
Comment les compétences des collaborateurs sont-elles évaluées ?
Les compétences sont enregistrées pour chaque collaborateur avec une note de 1 à 5 étoiles et peuvent servir de filtre dans le planning des ressources pour trouver la personne la plus adaptée.
Comment vous assurez-vous aujourd’hui que les tâches reviennent non seulement à des personnes disponibles, mais aussi aux plus compétentes ?
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