Ce n’est pas parce que l’on a “toujours fait comme ça” que c’est une bonne chose. Le début d’une nouvelle année serait l’occasion de revoir les vieilles habitudes, par exemple l’envoi de factures par courrier.
Dans ce billet, vous découvrirez 7 raisons pour lesquelles il est judicieux d’opter pour l’envoi de factures par e-mail plutôt que par courrier.
#1) Économiser sur les coûts de matériel : L’envoi de factures par voie électronique (par exemple avec 1Tool) peut être jusqu’à 100 fois moins cher que par courrier. Après tout, vous économisez les frais d’impression, le papier à lettres, les enveloppes et les frais d’affranchissement.
#2) Réduire la charge de travail du personnel : Cliquer sur le bouton ENVOYER est beaucoup plus rapide que d’imprimer, plier, mettre dans l’enveloppe, coller l’étiquette et mettre dans la boîte d’envoi (ou apporter au bureau de poste).
#3) Développement durable : envoyer un e-mail est plus écologique que de transporter une lettre par camion d’un point A à un point B. De plus, en envoyant un e-mail, vous n’avez pas besoin d’enveloppes et vous utilisez donc moins de papier.
#4) Avantages pour les clients : Les factures sont disponibles sur le PC, clairement organisées, et peuvent être traitées collectivement et imprimées si nécessaire.
#5) Confirmation de réception : lorsque vous envoyez des factures via 1Tool, vous pouvez être sûr qu’elles parviendront à leur destinataire. Après tout, vous recevez un message d’erreur si l’envoi n’a pas fonctionné. De plus, vous recevez les factures envoyées en copie CC.
#6) Délai d’escompte unique : votre client calcule le délai d’escompte à partir de la date de réception de la facture, vous à partir de la date d’expédition. Si vous envoyez vos factures par la poste, la date d’envoi et la date de réception ne sont naturellement pas les mêmes. Il en va autrement pour l’envoi électronique : date d’envoi = date de réception. La date à laquelle le délai d’escompte commence à courir est donc la même dans votre comptabilité que dans celle de votre client.
#7) Délai de paiement plus court : comme il n’y a plus de courrier et que le délai de paiement commence à courir le même jour chez votre client que chez vous (date d’envoi = date de réception, voir ci-dessus), le délai de paiement est plus court (il n’y a plus de courrier).
Alors, nous vous avons convaincu ? Si vous avez encore des questions sur l’envoi de factures par e-mail dans 1Tool, nous vous aiderons bien sûr volontiers. N’hésitez pas à nous contacter !
