Chaque entreprise, tout comme chaque secteur d’activité, a des besoins différents en matière de gestion de projet. Un logiciel de projet qui peut répondre précisément à ces besoins et s’adapter individuellement au quotidien de votre entreprise est donc un facteur de réussite décisif. Nous vous montrons comment gérer vos projets avec succès grâce à 1Tool !
1) Créer une base productive pour vos projets
Dans 1Tool, vous avez la possibilité de configurer différentes données de projet pour votre entreprise, afin de ne gérer que les données qui sont vraiment pertinentes pour vous. Le premier clic dans le 1Tool pour une gestion de projet réussie est donc celui sur les données de base du projet :
- Définir le format des numéros de projet :
Vous permettez ainsi à tous les membres de l’entreprise de trouver facilement les projets importants et leurs données. - Définir des catégories de projets :
Les catégories pourraient être vos réalisations individuelles. En attribuant une catégorie à vos projets, vous savez d’un coup d’œil de quel contenu de projet il s’agit. - Créer des phases de projet :
Diverses phases vous permettent de visualiser le statut de vos projets en un coup d’œil. Chaque collaborateur sait ainsi exactement s’il s’agit du début d’un projet, de l’exécution de certaines activités ou déjà de la fin du projet.
2) Garder une vue d’ensemble de tous les projets
Avec des centaines de projets, il n’est pas toujours facile de garder une vue d’ensemble et de savoir exactement quelles sont les prochaines étapes à suivre. L’aperçu de projet 1Tool liste tous vos projets de manière structurée et affiche les informations les plus importantes en un coup d’œil.
L’étape la plus importante pour une gestion de projet réussie est l’affectation de vos projets aux phases prédéfinies. Comme vous pouvez choisir une couleur différente pour chaque phase, vos projets sont marqués dans l’aperçu en fonction de ces couleurs. Vous savez ainsi d’un coup d’œil de quel statut il s’agit et pouvez travailler plus efficacement sur vos projets.
3) Définir les détails importants du projet
Un projet ne peut être mené à bien que si chaque personne concernée connaît les détails nécessaires du projet. Toutefois, les informations pertinentes pour vos collaborateurs varient bien entendu d’un secteur à l’autre.
Si, en plus des champs standard, il y a d’autres informations importantes à remplir dans le 1Tool pour la vue détaillée du projet, il est préférable de définir des données individuelles dans les données de base sous Paramètres globaux – Champs personnalisés. Vous pouvez même créer ces champs différemment selon les catégories de projet et le type de données.
4) Gérer les responsabilités et les tâches du projet
Une répartition claire des rôles et des tâches est indispensable dans la gestion de projet. Dans le 1Tool également, vous devriez donc absolument recourir à la possibilité d’un plan des ressources et des tâches.
Tout d’abord, vous définissez dans le logiciel toutes les tâches nécessaires du projet. En attribuant la tâche à une personne, vous pouvez déléguer les tâches du projet. Chaque collaborateur sait ainsi quelles activités doivent être réalisées et à quelle date et trouve un aperçu de ses tâches également dans 1Tool.
De plus, 1Tool dispose de son propre planning de ressources et de projets. Vos tâches, leur avancement et la comparaison entre le temps planifié et le temps réel du projet sont affichés. Si une tâche dépend d’une autre, les temps d’exécution et d’attente peuvent également être planifiés de manière optimale.
5) Créez des voies de communication transparentes
Un échange clair d’informations, de modifications ou de documents importants est la clé d’une gestion de projet réussie. Les e-mails sont bien sûr pratiques pour entrer en contact avec la personne concernée. Mais pour que les informations importantes ne soient pas perdues et que tous les documents nécessaires comme les contrats, les protocoles, etc. soient disponibles immédiatement et sans longues recherches, vous devez absolument utiliser la fonction de téléchargement de commentaires et de fichiers dans le 1Tool. Chaque collaborateur a ainsi accès aux notes et est toujours tenu au courant.
6) Relier votre gestion de projet à d’autres départements
Avec 1Tool, il est désormais très facile de relier les activités des différents départements et de travailler de manière interdépartementale. Le meilleur exemple est celui de la facturation. Chacune de vos factures peut également être générée dans 1Tool et reliée au projet correspondant. Ainsi, dans chaque vue détaillée du projet, une liste de vos factures et de leur statut (payées/ouvertes) est visible et les étapes suivantes peuvent être planifiées immédiatement.
7) N’oubliez pas de mettre en place un contrôle complet du projet.
Ce n’est qu’avec des contrôles et des évaluations réguliers qu’un projet est finalement réussi. Du suivi des temps de projet au contrôle des finances du projet, 1Tool vous assiste dans cette tâche. Divers indicateurs, tels que la marge de contribution prévue, le temps ou les activités imputés au projet, sont saisis automatiquement par le logiciel et représentés graphiquement dans des statistiques et des diagrammes. L’état financier et les écarts par rapport aux plans de projet sont ainsi immédiatement visibles et des mesures correctives peuvent être prises à temps.
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