In molte aziende gli avvisi di accertamento fiscale e la posta del commercialista sono sparsi tra caselle e-mail, cartelle locali e talvolta ancora archivi cartacei. Quando serve un documento preciso, trovarlo richiede spesso più tempo del necessario. 1Tool risolve il problema con una cartella documenti centrale, creata automaticamente per ogni mandante e pensata proprio per questo tipo di corrispondenza.
Creata automaticamente, chiaramente contrassegnata
Non appena l'area contabilità di 1Tool viene aperta per la prima volta, il sistema crea automaticamente un'unica cartella centrale per ogni mandante. Questa cartella è destinata specificamente agli avvisi fiscali e alla corrispondenza con il commercialista ed è chiaramente contrassegnata e separata dagli altri documenti. Non serve alcuna configurazione aggiuntiva: la cartella è pronta fin dall'inizio, appena si utilizza l'area contabilità.
La gestione documentale esistente, chiaramente separata
Dal punto di vista tecnico, la cartella riutilizza la gestione documentale generale di 1Tool, ovvero il file manager. Ciò significa che qui avete a disposizione tutte le funzioni di gestione documentale che già conoscete, senza dover imparare un ulteriore strumento. Allo stesso tempo la cartella è chiaramente contrassegnata e separata dagli altri documenti, così la posta del commercialista non si confonde mai con altra documentazione, né in fase di archiviazione né quando la si cerca.
Un'unica posizione fissa evita il caos
Il grande vantaggio di una posizione dedicata e sempre uguale è che nessuno in azienda deve più chiedersi dove sia stato archiviato un avviso fiscale o una determinata comunicazione con il commercialista. Invece di cercare in più caselle e-mail o cartelle locali, esiste un solo posto in cui trovare questi documenti. Questo semplifica il lavoro quotidiano e anche la consegna della documentazione in caso di verifica fiscale, perché tutta la posta rilevante è già raccolta in un unico punto.
Domande frequenti
Devo creare io la cartella documenti?
No. Viene creata automaticamente per ogni mandante alla prima apertura dell'area contabilità.
A cosa serve concretamente la cartella?
Specificamente agli avvisi fiscali e alla corrispondenza con il commercialista.
Si tratta di uno strumento separato?
No, la cartella utilizza la gestione documentale esistente di 1Tool, ma è chiaramente contrassegnata e separata dagli altri documenti.
Volete vedere come appare la cartella documenti centrale in 1Tool?