Digitare a mano ricevute e documenti contabili richiede tempo, che nelle piccole e medie imprese spesso manca. Gli errori di battitura negli importi o nei numeri di fattura portano inoltre regolarmente a correzioni che assorbono ancora più tempo. Per questo 1Tool punta su un semplice campo di caricamento per ricevute e fatture, utilizzabile con il drag and drop, che si occupa dell'elaborazione in background mentre voi proseguite con il vostro lavoro.
Caricamento dei documenti con drag and drop
Invece di inserire i dati della fattura campo per campo, trascinate semplicemente il documento nel campo di caricamento di 1Tool. Facoltativamente potete già preselezionare un conto dare o avere, così l'assegnazione successiva risulta ancora più mirata. In questo modo si riduce il numero di clic manuali già al momento del caricamento e i documenti vengono archiviati nella struttura corretta fin dall'inizio.
L'elaborazione prosegue in background
Dopo il caricamento non dovete aspettare che il documento sia stato elaborato completamente. Un avviso indica che l'elaborazione è in corso in background, mentre voi continuate a usare 1Tool senza interruzioni, ad esempio per caricare il documento successivo o per svolgere un'altra attività. L'elaborazione estrae automaticamente i dati rilevanti dal documento, così non dovete trascriverli a mano. Per le aziende con un elevato volume di documenti, questo risparmio di tempo si traduce rapidamente in un effetto tangibile nell'arco del mese.
Meno interruzioni nel flusso di lavoro
Uno dei principali vantaggi dell'elaborazione in background è che non dovete attendere un risultato prima di poter continuare a lavorare. Invece di un'attesa bloccante subito dopo il caricamento, l'applicazione resta sempre utilizzabile. Questo si adatta a una giornata lavorativa in cui i documenti vengono spesso raccolti e registrati a blocchi, ad esempio dopo una trasferta o alla fine della settimana.
Domande frequenti
Devo conoscere tutti i dati contabili già al momento del caricamento?
No. Il conto dare o avere può essere preselezionato facoltativamente, ma non è obbligatorio per il caricamento.
Devo aspettare che l'elaborazione sia completata?
No. L'elaborazione avviene in background e viene mostrato un apposito avviso mentre proseguite con altre attività.
Come carico un documento?
Semplicemente con il drag and drop nell'apposito campo di caricamento.
Volete provare quanto è davvero veloce l'acquisizione dei documenti con 1Tool?