«Più i permessi sono dettagliati, più lavoro di gestione richiedono» è un’idea molto diffusa e, a prima vista, sembra plausibile. Più livelli, più opzioni, più punti in cui configurare qualcosa: tutto questo fa pensare a più lavoro. Nella pratica, però, 1Tool dimostra il contrario: un sistema con più livelli di autorizzazione combinabili fa risparmiare nel lavoro quotidiano più fatica di quanta ne generi, perché interviene proprio nei punti in cui altrimenti si dovrebbero fare compromessi sulla sicurezza.
Tre moduli, un sistema coerente
A questo scopo 1Tool combina diversi moduli, ognuno dei quali copre un caso d’uso specifico. L’Access Manager consente di concedere l’accesso a singoli record come board, progetti o cartelle – a utenti, a ruoli o anche a singoli contatti, cioè a persone esterne senza un proprio account utente. In aggiunta si possono assegnare livelli di accesso per reparto, definiti per ogni utente e reparto e mantenuti sincronizzati in background, anche quando più modifiche si susseguono a breve distanza. Infine, per la struttura organizzativa stessa, l’organigramma con cronologia permette di ricostruire anche a posteriori chi ricopriva quale ruolo e quando, con la possibilità di esportare uno stato storico.
Perché succede l’opposto di un aumento del lavoro di gestione
Il presunto svantaggio dei sistemi granulari nasce di solito quando ogni singola modifica deve essere eseguita a fatica, una alla volta. In 1Tool non è così. Le modifiche nell’Access Manager vengono preparate in blocco e applicate solo al salvataggio, invece di diventare effettive a ogni clic. Le modifiche ai diritti di accesso per reparto vengono sincronizzate tramite una coda che calcola solo gli adeguamenti realmente necessari, invece di reimpostare tutto a ogni cambiamento. Questi due meccanismi fanno sì che la maggiore granularità non comporti un maggiore lavoro manuale.
Basta compromessi a ogni nuova esigenza
Il vero risparmio di tempo, però, emerge nel lavoro quotidiano, quando si presenta una nuova esigenza. Un cliente deve poter consultare un progetto, un collaboratore cambia reparto, un record sensibile deve essere accessibile a una sola persona: in un sistema grossolano, ciascuna di queste situazioni significa o un compromesso sulla sicurezza o un lavoro di gestione sproporzionato. Poiché 1Tool offre già un meccanismo adatto per tutti questi casi, questa scelta non si pone più. La struttura granulare, che inizialmente sembra più complessa, evita alla fine proprio le situazioni che costerebbero più tempo in seguito: ripulire a posteriori diritti di accesso inutilmente ampi o ricostruire faticosamente chi ha ottenuto l’accesso a un record, quando e perché.
Domande frequenti
Più granularità nei permessi significa automaticamente più lavoro di gestione?
No, se il sistema supporta adeguatamente la gestione. In 1Tool meccanismi come il salvataggio in blocco nell’Access Manager e la gestione sincronizzata dei diritti per reparto fanno sì che la maggiore granularità non generi lavoro manuale aggiuntivo.
Quali moduli compongono nel complesso il sistema di autorizzazioni di 1Tool?
In sostanza si tratta dell’Access Manager per condividere singoli record con utenti, ruoli o contatti, dei livelli di accesso per utente e reparto e dell’organigramma con cronologia per la struttura organizzativa.
Devo scegliere tra una gestione semplice e una sicurezza sufficiente?
No. È proprio questa l’idea alla base della combinazione di questi moduli: di fronte a una nuova esigenza non dovete scegliere tra i due obiettivi, perché per la maggior parte delle situazioni esiste già un meccanismo adatto.
Quanto tempo dedicate attualmente a ripulire diritti di accesso concessi in modo troppo ampio?