Coinvolgere clienti o partner esterni nei progetti interni è, nella pratica, spesso un compromesso tra due opzioni poco soddisfacenti: creare un account utente completo con diritti potenzialmente troppo ampi, oppure inviare manualmente le informazioni via e-mail come esportazione, con tutti gli svantaggi che ne derivano in termini di aggiornamento e controllo. L’Access Manager di 1Tool offre una terza via: oltre a utenti e ruoli, consente di assegnare l’accesso anche a singoli contatti, cioè a persone esterne che non hanno un account utente regolare nel sistema.
Accesso senza un account utente completo
In molte aziende ci sono persone che, regolarmente o una tantum, hanno bisogno di consultare un determinato record, senza che per questo debbano ricevere un account completo con tutti i diritti connessi. Può trattarsi di un cliente che vuole seguire lo stato del proprio progetto, oppure di un fornitore esterno che collabora a una singola pratica. Poiché 1Tool gestisce già questi contatti come record a sé stanti, è possibile concedere loro un accesso mirato a un determinato record direttamente tramite l’Access Manager, senza passare per un account utente dedicato.
Un’alternativa agli accessi ospite completi e alle esportazioni via e-mail
Il confronto più immediato è con i classici accessi ospite o con l’invio di estratti via e-mail. Entrambe le soluzioni hanno dei limiti: un accesso ospite comporta spesso più diritti di quanti ne servano davvero, e un’esportazione, una volta inviata, non è più aggiornata non appena il record evolve. La condivisione con un contatto tramite l’Access Manager evita entrambi i problemi. L’accesso resta limitato esattamente al record condiviso, e ciò che il contatto esterno vede corrisponde allo stato reale e attuale, non a un’istantanea di qualche giorno prima.
Dove è utile nella pratica
Casi d’uso tipici sono clienti che devono poter seguire l’avanzamento di un progetto specifico, consulenti esterni che partecipano a una singola pratica o aziende partner con cui condividere occasionalmente un documento o una cartella. In tutti questi casi al centro c’è il record concreto, non un accesso generalizzato all’intero sistema. Questo semplifica la collaborazione con persone esterne, senza dover scendere a compromessi sulla sicurezza altrove.
Un vantaggio per entrambe le parti
Una condivisione controllata di questo tipo avvantaggia non solo i propri collaboratori, che devono gestire meno richieste e meno esportazioni manuali, ma anche i contatti esterni stessi. Invece di attendere una risposta via e-mail, vedono direttamente lo stato del record condiviso, senza dover gestire un’ulteriore password o imparare a usare a fondo un sistema che non è il loro. Per le aziende che lavorano regolarmente con clienti o partner esterni su progetti comuni, la collaborazione diventa sensibilmente più diretta, senza indebolire la struttura interna dei diritti di accesso. Ogni condivisione resta sempre tracciabile e può essere revocata con la stessa precisione quando un progetto si conclude o una collaborazione termina.
Domande frequenti
Un contatto esterno ha bisogno di un account utente per ottenere l’accesso tramite l’Access Manager?
No. L’Access Manager consente la condivisione direttamente con un record di contatto esistente, senza creare un account utente regolare.
Un contatto esterno vede più del record effettivamente condiviso?
L’accesso viene concesso in modo mirato per il record per cui è stato configurato, non per il sistema nel suo complesso.
Questa funzione è un’alternativa all’invio di esportazioni via e-mail?
Sì. Invece di ricevere un’istantanea via e-mail, con la condivisione tramite l’Access Manager il contatto vede sempre lo stato aggiornato del record.
Come gestite attualmente l’accesso di clienti o partner esterni ai singoli progetti?