Chi si occupa regolarmente di contabilità conosce lo schema: l'affitto esce il primo del mese, l'abbonamento software il cinque, il pagamento allo stesso fornitore il quindici. Imputare a mano ciascuno di questi movimenti bancari è puro lavoro di routine, ed è proprio per questo che 1Tool offre regole di imputazione con cui registrare automaticamente i movimenti bancari ricorrenti.
Come è strutturata una regola di imputazione
In 1Tool è possibile definire regole che registrano automaticamente i movimenti bancari. Come criteri di corrispondenza sono disponibili l'IBAN della controparte, il suo nome e un testo nella causale, da soli o combinati. Non appena un pagamento soddisfa questi criteri, la regola entra in funzione. Ogni regola è associata a una coppia fissa di conti in dare e avere e a un codice IVA, così la registrazione viene generata automaticamente con il corretto trattamento fiscale. Importante: una regola dipende dalla direzione del pagamento, cioè entrate e uscite vengono gestite separatamente; una regola creata per un incasso non funziona quindi automaticamente anche nella direzione opposta.
Risparmio di tempo sui pagamenti ricorrenti
L'effetto si nota soprattutto dove i pagamenti si ripetono mese dopo mese: affitto, abbonamenti software, canoni di leasing o pagamenti ai fornitori abituali. Invece di controllare e imputare manualmente ciascuna di queste registrazioni, il sistema si occupa dell'imputazione non appena è stata impostata una regola adatta. Per le aziende con molte voci ricorrenti, nel corso dei mesi questo si traduce in un notevole alleggerimento della contabilità ordinaria.
Controllo di plausibilità integrato
L'automazione vale quanto il suo controllo. Per questo, quando si crea una regola, 1Tool verifica automaticamente se i conti scelti sono coerenti con la direzione della registrazione. Se una regola sembra invertita, ad esempio perché il conto in dare e quello in avere risultano al contrario di quanto sarebbe usuale per la direzione scelta, il sistema mostra un avviso. Così una regola impostata male viene individuata già durante la configurazione, invece di essere scoperta mesi dopo durante una revisione della contabilità, quando numerosi movimenti sono già stati registrati in modo errato.
Domande frequenti
Quali criteri posso usare per una regola di imputazione?
Potete indicare l'IBAN, il nome della controparte e/o un testo nella causale. Questi criteri si possono usare singolarmente o combinati per riconoscere un movimento bancario in modo univoco.
Una regola vale automaticamente per entrate e uscite?
No. Ogni regola dipende dalla direzione del pagamento e va creata separatamente per le entrate e per le uscite, in modo che l'imputazione corrisponda alla rispettiva direzione.
Cosa succede se creo una regola con i conti invertiti?
1Tool verifica automaticamente se i conti in dare e avere scelti sono coerenti con la direzione della registrazione e avvisa se la regola sembra invertita. Così potete correggere l'errore prima che vengano generate registrazioni errate.
Quanti dei vostri movimenti bancari ricorrenti potreste già oggi registrare automaticamente?
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