Non tutte le giornate lavorative possono essere registrate in tempo reale senza lacune. Spesso un blocco di tempo viene prima imputato in blocco a un progetto, anche se in realtà si è lavorato su più attività, oppure un’intera giornata lavorativa ha una struttura simile a quella del giorno precedente, perché alcune attività si ripetono regolarmente. Finora in molti sistemi questo significava cancellare e reinserire tutto con fatica, con il rischio di perdere inavvertitamente del tempo o di imputarlo in modo errato. 1Tool offre per entrambe le situazioni strumenti mirati, che permettono di correggere a posteriori le registrazioni delle ore o di riutilizzarle in modo efficiente, senza dover scartare del tutto le voci esistenti.
Suddividere una registrazione a posteriori
In 1Tool una singola registrazione delle ore può essere suddivisa a posteriori, tramite un’apposita finestra di dialogo, su più progetti, compiti o attività. Ciò è particolarmente utile quando durante un blocco di tempo più lungo si è effettivamente lavorato su cose diverse, ma lo si vuole imputare correttamente solo in un secondo momento, ad esempio a fine giornata durante il controllo delle proprie registrazioni. Invece di cancellare la registrazione originale e reinserire manualmente le singole parti, la finestra di suddivisione ripartisce direttamente il tempo esistente tra i progetti, i compiti o le attività desiderati. Il tempo totale resta così corretto, mentre la ripartizione viene precisata a posteriori. Per le analisi e la fatturazione dei progetti è un vantaggio concreto, perché alla fine la rilevazione delle ore rispecchia con maggiore precisione ciò su cui si è davvero lavorato, anche se non è stato registrato al minuto fin dall’inizio. Proprio nel lavoro per progetti, in cui nella stessa giornata si seguono più clienti o commesse, questa messa a punto a posteriori fa la differenza tra una stima approssimativa e una base affidabile per la fatturazione.
Duplicare un’intera giornata su un’altra data
Per le giornate lavorative ricorrenti con uno svolgimento simile, 1Tool offre una seconda finestra di dialogo separata, che consente di duplicare tutte le registrazioni delle ore di un’intera giornata su un’altra data. Invece di registrare di nuovo singolarmente ogni compito, progetto e attività per il nuovo giorno, viene ripresa l’intera struttura della giornata di partenza. È la soluzione ideale per attività che si ripetono regolarmente, come compiti di routine costanti o giornate lavorative strutturate in modo simile, in cui progetti e compiti cambiano poco da un giorno all’altro. Dopo la duplicazione, le singole voci possono comunque essere modificate se necessario, così da integrare le differenze rispetto al giorno precedente senza dover ricostruire ogni volta la struttura di base. Per i collaboratori con una routine quotidiana stabile e ripetitiva, questo riduce sensibilmente l’impegno della rilevazione delle ore, perché la struttura di base della giornata non va ricreata ogni volta da zero, ma solo completata con le differenze effettive.
Anche per i colleghi, con le autorizzazioni adeguate
Entrambe le funzioni non sono limitate alle proprie registrazioni. Con l’adeguata autorizzazione di amministratore, sia la suddivisione di una registrazione sia la duplicazione di un’intera giornata possono essere eseguite anche per le registrazioni delle ore di un collega. Ciò è particolarmente rilevante quando i responsabili o le persone incaricate della rilevazione delle ore devono apportare correzioni a posteriori per il team, ad esempio perché alcune voci erano incomplete o imputate in modo errato e la persona interessata non è più disponibile. In questo modo la gestione dei dati resta controllabile a livello centrale, senza che ogni piccola correzione debba essere necessariamente eseguita dalla persona stessa. Per le aziende con più collaboratori è un elemento importante per mantenere la rilevazione delle ore ordinata e coerente nel suo complesso, invece di dipendere dal singolo a ogni incongruenza. Anche interventi più ampi, ad esempio dopo le ferie o un’assenza prolungata, possono così essere svolti in modo efficiente senza passare dalla persona interessata.
Domande frequenti
Devo cancellare e ricreare una registrazione imputata in modo errato?
No, tramite la finestra di suddivisione una singola registrazione può essere ripartita a posteriori su più progetti, compiti o attività.
A che cosa serve la duplicazione di un’intera giornata?
La funzione è particolarmente adatta alle giornate lavorative ricorrenti con uno svolgimento simile, le cui registrazioni delle ore possono essere riportate su un’altra data.
Posso modificare solo le mie registrazioni delle ore?
Con l’adeguata autorizzazione di amministratore, suddivisione e duplicazione possono essere eseguite anche per le registrazioni di un collega, non solo per le proprie.
Quanto tempo perde attualmente il vostro team a correggere a posteriori le registrazioni delle ore?
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