Trovare la persona giusta per un’attività è spesso più difficile che registrare l’attività stessa. I pianificatori devono tenere d’occhio non solo la disponibilità, ma anche chi è più qualificato. Se tutto questo viene organizzato in fogli di calcolo o a voce, la visione d’insieme si perde rapidamente, soprattutto nei team più grandi con competenze diverse e più progetti in corso contemporaneamente. Alla fine, a decidere chi si occupa di un’attività sono spesso il caso o l’istinto, anziché una valutazione consapevole di disponibilità e idoneità. Il modulo di pianificazione delle risorse di 1Tool riunisce attività aperte, disponibilità e competenze in un’unica vista.
Assegnare le attività aperte con il drag & drop
Nel modulo di pianificazione delle risorse di 1Tool, i pianificatori trascinano attività o ticket aperti direttamente da un elenco sulla linea temporale di un determinato collaboratore. Questa linea temporale è strutturata come una timeline delle risorse in stile calendario, così si vede a colpo d’occhio chi è già impegnato e quando, e dove c’è ancora capacità disponibile. Invece di gestire le assegnazioni in un elenco separato e verificare a parte la disponibilità nel calendario, entrambe le informazioni confluiscono nella stessa vista. Ciò riduce il lavoro di coordinamento tra più sistemi o fogli di calcolo e trasforma la pianificazione delle risorse in un processo visivo e immediatamente comprensibile, in cui spostamenti e ripianificazioni sono subito visibili. Soprattutto quando le priorità cambiano all’ultimo momento, un’attività può essere riassegnata facilmente con il drag & drop a un’altra persona o a un altro momento. Per la pianificazione di più progetti in parallelo questa vista condivisa della timeline è particolarmente preziosa, perché sovrapposizioni e colli di bottiglia diventano subito visibili, invece di emergere solo in seguito in un report.
Decidere con flessibilità cosa viene creato con l’assegnazione
Quando si assegna un’attività o un ticket tramite drag & drop, si può scegliere se creare una voce nel piano delle risorse, un’attività o un appuntamento in calendario. Così l’assegnazione si adatta alla situazione specifica, a seconda che si tratti di una semplice pianificazione della capacità o che nel calendario della persona interessata debba nascere direttamente un’attività o un appuntamento concreto. Questa flessibilità è particolarmente utile nei team in cui convivono diversi tipi di pianificazione degli interventi – da un lato una pianificazione preliminare di massima, dall’altro appuntamenti concreti – senza che servano strumenti o viste diversi. Da un unico passaggio di pianificazione nasce così esattamente il tipo di voce davvero necessario nella situazione, senza che i pianificatori debbano intervenire manualmente dopo l’assegnazione per trasformare un’assegnazione di massima in un’attività o un appuntamento concreto.
Trovare la persona giusta con i filtri per competenze
Oltre alla semplice disponibilità, il piano delle risorse può essere filtrato per competenze. Queste competenze sono registrate per ogni collaboratore con una valutazione da 1 a 5 stelle. I pianificatori possono così restringere in modo mirato chi è più qualificato per una determinata attività, invece di distribuire le attività solo in base alla capacità libera. Soprattutto per attività specialistiche o con elevati requisiti tecnici, questo filtro aiuta ad assegnare l’attività non semplicemente a una persona disponibile, ma a quella più adatta. Disponibilità e idoneità possono così essere considerate insieme in un unico passaggio di pianificazione, invece di essere verificate una dopo l’altra in fonti separate. Per i pianificatori ciò significa meno domande all’interno del team su chi possa effettivamente entrare in considerazione. Soprattutto con ticket che arrivano all’ultimo momento o attività con requisiti particolari, si può restringere direttamente nel piano delle risorse chi è un candidato sensato prima di assegnare l’attività con il drag & drop.
Domande frequenti
Come vengono assegnate le attività nel piano delle risorse?
I pianificatori trascinano attività o ticket aperti tramite drag & drop direttamente da un elenco sulla linea temporale del collaboratore desiderato, rappresentata come timeline delle risorse in stile calendario.
Con l’assegnazione viene sempre creato automaticamente un appuntamento in calendario?
No, al momento dell’assegnazione si può scegliere se creare una voce nel piano delle risorse, un’attività o un appuntamento in calendario.
Come vengono valutate le competenze dei collaboratori?
Le competenze vengono registrate per ogni collaboratore con una valutazione da 1 a 5 stelle e possono essere usate come filtro nel piano delle risorse per trovare la persona più adatta.
Come vi assicurate oggi che le attività vadano non solo a persone disponibili, ma anche a quelle con le competenze giuste?
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