I crediti insoluti costano alle aziende non solo liquidità, ma in caso di contestazione anche nervi saldi – soprattutto quando non è più possibile ricostruire con certezza quale sollecito è stato inviato a chi e quando. Una gestione dei solleciti strutturata e documentata è quindi importante sia dal punto di vista pratico sia da quello legale. 1Tool gestisce a questo scopo un processo di sollecito a più livelli, che va dal primo promemoria cortese fino al passaggio a un'agenzia di recupero crediti – incluso un promemoria di pagamento via WhatsApp per i clienti che rispondono raramente alle e-mail.
Fino a cinque livelli di sollecito, documentati senza lacune
In 1Tool è possibile impostare fino a cinque livelli di sollecito configurabili. Per ogni fattura e ogni livello vengono registrati la data del sollecito e il collaboratore che lo ha avviato: in caso di contestazione o di domande interne, l'intero storico dei solleciti è così sempre ricostruibile. Per i casi eccezionali esiste un blocco solleciti, applicabile sia a singole fatture sia a interi contatti: un determinato cliente – ad esempio perché esiste un accordo di pagamento individuale – può così essere escluso completamente dai solleciti automatici. Le spese di sollecito vengono registrate sia per singolo sollecito sia in modo cumulativo su tutti i livelli, così è sempre chiaro quali costi complessivi ha già generato una fattura insoluta.
Dalla lettera di sollecito al passaggio al recupero crediti
In 1Tool le diffide di pagamento possono essere scaricate in PDF – anche con invio multiplo, quando più fatture selezionate devono essere inviate contemporaneamente via e-mail con il PDF del sollecito. Se un sollecito resta senza esito, 1Tool offre un'esportazione separata delle partite aperte, che può includere facoltativamente un commento e le informazioni per il passaggio al recupero crediti. In questo modo la gestione dei solleciti copre non solo il classico promemoria, ma anche il passaggio effettivo a una procedura di recupero quando un credito deve essere perseguito in via stragiudiziale.
Promemoria di pagamento via WhatsApp: non solo e-mail
Soprattutto con i clienti privati o le piccole imprese, i solleciti via e-mail restano spesso non letti nella casella di posta, mentre un messaggio WhatsApp viene notato molto più rapidamente. Per questo 1Tool consente di configurare un modello WhatsApp Business dedicato ai promemoria di pagamento. Il modello utilizza dei segnaposto – ad esempio per il numero di fattura o l'importo dovuto – e mostra un'anteprima in tempo reale del messaggio già compilato prima dell'invio. Così il tono del promemoria si adatta alla vostra comunicazione con i clienti, senza dover riscrivere il testo a ogni invio.
Domande frequenti
Perché più livelli di sollecito invece di un unico promemoria?
Un approccio graduale – dal promemoria cortese all'ultimo sollecito prima del passaggio al recupero crediti – documenta in modo tracciabile il ritardo di pagamento e crea la base per eventuali ulteriori passi legali, qualora diventino necessari.
Posso escludere singoli clienti dai solleciti?
Sì, con il blocco solleciti è possibile escludere completamente dalla gestione dei solleciti sia una singola fattura sia un intero contatto.
Il promemoria WhatsApp sostituisce il classico sollecito via e-mail o posta?
Il promemoria di pagamento WhatsApp è un modello aggiuntivo e configurabile all'interno del processo di sollecito e integra le classiche lettere di sollecito, in particolare per i gruppi di clienti che rispondono più rapidamente su questo canale.
Volete gestire i solleciti su più livelli, in modo documentato e con promemoria WhatsApp?