Le fatture non pagate costano alle aziende non solo liquidità, ma anche tempo, quando i promemoria di pagamento devono essere seguiti. I solleciti classici via e-mail o posta vengono spesso notati dai clienti solo con ritardo, soprattutto se la casella di posta elettronica è già piena o la posta viene aperta dopo giorni. WhatsApp, invece, è usato da molte persone più volte al giorno. Per la contabilità, un incasso più rapido significa inoltre meno lavoro nel seguire le partite aperte. 1Tool sfrutta questo aspetto e consente promemoria di pagamento automatizzati via WhatsApp, basati sull'integrazione WhatsApp Business nel CRM. In questo modo il processo di sollecito esistente si arricchisce di un canale aggiuntivo che viene notato rapidamente.
Un canale aggiuntivo per i solleciti
Il promemoria di pagamento via WhatsApp non sostituisce il sollecito classico via e-mail o posta, ma lo integra. Per le aziende questo significa che non devono modificare radicalmente il proprio processo di sollecito, ma possono semplicemente aggiungere WhatsApp come ulteriore tassello. Poiché molti clienti controllano lo smartphone, e quindi WhatsApp, molto più spesso della casella e-mail o della cassetta delle lettere, aumenta la probabilità che un promemoria di pagamento venga davvero notato, e in tempi brevi. Soprattutto per le fatture vicine alla scadenza o appena scadute, questo contatto più rapido può fare la differenza tra un pagamento puntuale e uno che arriva solo dopo un ulteriore termine. L'integrazione in 1Tool permette di usare questo canale aggiuntivo senza strumenti separati. Le aziende possono così decidere autonomamente in quali casi WhatsApp è utile come canale aggiuntivo, per esempio per scadenze particolarmente urgenti, e in quali la via classica continua a bastare. Questa flessibilità consente di ampliare il processo di sollecito esistente passo dopo passo, invece di trasformarlo completamente.
Modelli di messaggio con segnaposto dinamici
Per l'invio si utilizza un modello di messaggio approvato da Meta che funziona con segnaposto dinamici. In esso si possono inserire automaticamente, per esempio, il numero di fattura o l'importo da pagare, così che ogni promemoria sia adattato alla fattura in questione senza dover riscrivere il testo ogni volta. Questo fa risparmiare tempo quando ci sono più promemoria da inviare contemporaneamente e garantisce allo stesso tempo un'immagine uniforme e professionale nei confronti dei clienti. Poiché il modello deve essere approvato in anticipo da Meta, si ha inoltre la certezza che l'invio automatizzato rispetti le regole per la comunicazione aziendale su WhatsApp, invece di inviare messaggi formulati liberamente senza approvazione. Si riduce anche il rischio di errori di battitura che possono verificarsi quando importi o numeri di fattura vengono copiati a mano in un messaggio. E poiché il modello è definito in anticipo, il tono della comunicazione resta coerente tra i diversi promemoria di pagamento.
Anteprima prima dell'invio
Prima che un promemoria di pagamento venga effettivamente inviato, il messaggio con i segnaposto compilati può essere visualizzato in anteprima. Chi avvia il promemoria vede così esattamente come il messaggio arriverà al cliente, compresi i dati della fattura inseriti automaticamente. Questo garantisce controllo, proprio perché si tratta di una comunicazione automatizzata, rivolta ai clienti, su un tema delicato come i pagamenti in sospeso. Errori come importi inseriti in modo sbagliato si possono così individuare prima dell'invio anziché dopo. Per le aziende questo passaggio intermedio significa che automazione e controllo non sono in contraddizione: l'invio è automatizzato e senza lavoro manuale aggiuntivo, ma la verifica del contenuto prima dell'invio effettivo resta possibile. Questa possibilità di controllo è particolarmente preziosa quando si preparano promemoria per più clienti contemporaneamente e un singolo errore potrebbe altrimenti ripetersi facilmente. Così l'automazione resta uno strumento che accelera il processo senza perdere il controllo sul contenuto dei singoli messaggi.
Domande frequenti
Il promemoria via WhatsApp sostituisce il sollecito classico via e-mail o posta?
No, integra i canali di sollecito esistenti con un canale aggiuntivo che viene notato rapidamente.
Quali dati possono essere inseriti automaticamente nel messaggio?
Il modello funziona con segnaposto dinamici, per esempio per il numero di fattura o l'importo da pagare.
Posso controllare il messaggio prima dell'invio?
Sì, prima dell'invio il messaggio può essere visualizzato in anteprima con i dati inseriti.
Quanto tempo dedica attualmente il suo team a seguire manualmente i pagamenti in sospeso?