Una casella di posta centrale come info@ o support@ deve di solito essere accessibile a più collaboratori contemporaneamente, senza che ogni persona ottenga automaticamente l’accesso completo a tutte le e-mail. Se una casella di questo tipo viene gestita solo tramite un unico account condiviso, spesso manca la possibilità di graduare l’accesso in base alle esigenze. 1Tool risolve il problema con i gruppi di posta, che raggruppano gli account e-mail e li rendono accessibili in comune a più collaboratori, con diritti di accesso calibrati per ogni singola persona.
Raggruppare gli account e-mail in gruppi di posta
In 1Tool è possibile riunire singoli account e-mail in gruppi di posta. Un gruppo di questo tipo può rappresentare, ad esempio, una casella centrale info@ o support@ a cui accede insieme un intero team. Invece che ogni collaboratore configuri la propria casella per lo stesso indirizzo o inoltri manualmente le e-mail, l’intero team lavora nello stesso posto con gli stessi messaggi.
Diritti di accesso per collaboratore e gruppo di posta
Per ogni singolo collaboratore si può stabilire in modo granulare se ha solo accesso in lettura a un determinato gruppo di posta o anche in scrittura, cioè se può ad esempio rispondere o modificare le e-mail. Questi diritti vengono assegnati per gruppo di posta, così una persona può avere accesso in lettura in un gruppo e accesso in scrittura in un altro, a seconda del compito che svolge effettivamente.
Controllo senza limitare il team
Questo modello concilia due esigenze che spesso si contraddicono: un team deve poter lavorare insieme su una casella centrale, ma allo stesso tempo non tutti devono avere automaticamente il pieno controllo su tutte le e-mail in entrata e in uscita. Nuovi membri del team o personale temporaneo possono così, ad esempio, essere coinvolti inizialmente con accesso in lettura, mentre i collaboratori esperti possono operare anche in scrittura. Ciò crea trasparenza nel team senza rinunciare al controllo sulle comunicazioni sensibili.
Domande frequenti
Più collaboratori possono usare insieme la stessa casella, come info@?
Sì, in 1Tool gli account e-mail possono essere raggruppati in gruppi di posta a cui più collaboratori accedono insieme.
Ogni collaboratore ottiene automaticamente l’accesso completo a un gruppo di posta?
No, per ogni collaboratore si stabilisce singolarmente se ha accesso solo in lettura o anche in scrittura a un determinato gruppo di posta.
Un collaboratore può avere diritti diversi in gruppi di posta diversi?
Sì, i diritti di accesso vengono definiti per gruppo di posta e per collaboratore.
Chi nel vostro team ha attualmente accesso completo alla casella centrale di supporto — e dovrebbe davvero averlo chiunque?