FAQ sulla protezione dei dati

I nostri dipendenti accedono ai dati dei clienti solo se il cliente ne ha fatto richiesta all’assistenza clienti o se l’accesso ai dati è necessario per fornire i servizi o per evitare o risolvere problemi tecnici o di servizio, o se 1Tool è obbligata a farlo in base a una normativa legale obbligatoria.

1Tool dichiara in modo giuridicamente vincolante che tutte le persone incaricate del trattamento dei dati sono obbligate a mantenere la riservatezza prima di iniziare la loro attività. In particolare, l’obbligo di riservatezza delle persone incaricate del trattamento dei dati resterà in vigore anche dopo la cessazione della loro attività e l’uscita dal fornitore di servizi. L’obbligo di riservatezza deve essere rispettato anche per i dati delle persone giuridiche e delle partnership commerciali. Esistono inoltre accordi di riservatezza separati con i nostri partner (Brunner Webhosting, ITandTEL).

Nella misura in cui 1Tool è obbligata a divulgare i dati in base a disposizioni di legge obbligatorie, 1Tool non controllerà i dati dei clienti, non li trasmetterà a terzi e non vi farà riferimento.

Forniremo a terzi solo dati che vanno oltre quelli da te forniti, in particolare quelli che ci hai messo a disposizione per scopi contrattuali puramente interni, se siamo obbligati per legge a farlo o per salvaguardare i nostri legittimi interessi.

La cancellazione richiesta dall’utente verrà normalmente effettuata entro 2 giorni lavorativi.

È anche possibile cancellare singoli record di dati, ma dobbiamo sottolineare che la cancellazione di singoli record di dati, a meno che non sia definito con precisione cosa deve essere cancellato, comporta dei costi che dobbiamo addebitare ai nostri clienti.

Se è necessario ripristinare i dati, è necessario assicurarsi che i dati cancellati non vengano ripristinati.

Se i dati vengono raccolti sul tuo sito web tramite Typo3, WordPress o il nostro software 1Tool (ad esempio tramite una newsletter o un modulo di contatto), l’informativa sulla privacy deve indicare che Körbler GmbH è un incaricato del trattamento e che i dati vengono raccolti, elaborati e utilizzati per tuo conto.

In base al principio di minimizzazione ed evitamento dei dati, solo l’indirizzo e-mail può essere un prerequisito per la registrazione.
Il contenuto della newsletter deve essere riconoscibile per il rispettivo utente già al momento della registrazione. Gli utenti devono inoltre essere informati della possibilità di annullare l’iscrizione in qualsiasi momento.

Nel momento in cui raccogli anche dati personali tramite un modulo di newsletter/contatto (ad esempio nome, indirizzo, e-mail), il visitatore deve essere informato nell’informativa sulla privacy sulle modalità di utilizzo di questi dati. Pertanto, ogni modulo deve essere dotato di una casella di controllo che consenta all’utente di inviare i dati solo dopo l’attivazione/il consenso.

Il testo della dichiarazione di consenso e dell’informativa sulla privacy può essere facilmente memorizzato in In1tool.

No, anche un consenso ottenuto in precedenza non perde la sua validità. Tuttavia, è necessario avere una prova del consenso (ad esempio in forma scritta o sulla base di registrazioni digitali).

Ad esempio, se non disponi di un consenso valido da parte degli interessati, non potrai più inviare loro email. Poiché tutti i trattamenti dei dati devono essere basati su una base legale valida, i dati devono essere cancellati immediatamente se non è stato dato un consenso valido.

Per memorizzare le impostazioni di protezione dei dati necessarie in 1Tool, clicca su Dati anagrafici – Protezione dei dati. Qui devi innanzitutto attivare l’applicazione in generale e inserire il nome delle tue impostazioni di protezione dei dati (ad esempio il nome del modulo per il quale stai creando il testo del consenso). A questo punto puoi definire tu stesso un testo di consenso individuale per la tua casella di controllo oppure adattare la variante che ti abbiamo suggerito (ad esempio, aggiungendo il nome dell’azienda, l’argomento della newsletter e così via).

Il passo successivo consiste nell’inserire l’informativa sulla privacy. Puoi inserirla come testo all’interno di 1Tool oppure, se esiste già una pagina con la tua normativa sulla protezione dei dati, collegarla esternamente. Su richiesta, saremo lieti di creare per te un’informativa sulla privacy adeguata.

Infine, devi spuntare la casella di controllo e specificare i moduli a cui applicare il consenso e l’informativa sulla privacy.

È consigliabile che ogni azienda disponga di un repertorio dei trattamenti, ossia di un elenco di tutti i trattamenti effettuati nell’azienda. L’elenco dei trattamenti deve fornire informazioni sui processi di elaborazione dei dati nell’azienda e deve essere creato per iscritto, possibilmente in formato elettronico. Informazioni quali lo scopo del trattamento dei dati, i destinatari, il periodo di conservazione previsto, ecc. devono essere definite per tutti i dati dell’azienda.

In 1Tool puoi andare su Dati anagrafici – Protezione dei dati – Elenco dei trattamenti puoi innanzitutto inserire tutte le informazioni necessarie per i gruppi di contatto che hai creato. A tal fine, fai doppio clic nella colonna corrispondente e aggiungi i tuoi dati o, se stai trasferendo i dati personali a paesi terzi, spunta la casella corrispondente. Quindi seleziona il periodo di conservazione e inserisci una descrizione generale delle misure tecniche e organizzative per la sicurezza del trattamento dei dati.

Oltre ai trattamenti previsti da 1Tool, puoi aggiungere altre righe a questo elenco di trattamenti per registrare i trattamenti della tua azienda che avvengono al di fuori di esso.