Vse skupaj se je začelo z nepazljivostjo. Američan Ray Tomlinson je delal kot programer v podjetju BBN. S sodelavci naj bi razvijal sistem za prenos podatkov za ameriško obrambno ministrstvo. Pri tem je odkril način pošiljanja besedilnih datotek z enega računalnika na drugega prek omrežja Arpanet, predhodnika interneta. Pisalo se je leto 1971 in takrat se je rodila elektronska pošta. Po tem se elektronska pošta ni več ustavila in postala je nepogrešljivo sredstvo zasebnega in poklicnega komuniciranja.
Leta 2018 je bilo po vsem svetu poslanih in prejetih 281 milijard e-poštnih sporočil, pri čemer je le 55 % vseh po vsem svetu poslanih e-poštnih sporočil vsebovalo legitimno vsebino, preostalih 45 % pa je bilo neželenih sporočil. Po statističnih podatkih naj bi se ta številka do leta 2021 povečala na 320 milijard poslanih in prejetih e-poštnih sporočil vsak dan. S povečevanjem prometa z elektronsko pošto pa se povečuje tudi količina elektronske pošte, ki preplavlja vaš e-poštni predal.
Poplava e-pošte kot požiralec časa in živcev
Po novo prejetem in prebranem e-poštnem sporočilu traja povprečno 15 minut, preden se lahko ponovno osredotočite na prvotne delovne naloge. Preprosto pošiljanje elektronskih sporočil naj bi dejansko olajšalo delovni proces in povečalo delovno učinkovitost, vendar nenehne prekinitve delovnega procesa zaradi novih elektronskih sporočil odvrnejo prejemnika od prvotnih delovnih nalog, mu otežujejo koncentracijo in ga spravljajo v stres, saj je treba na vsako elektronsko sporočilo čim prej odgovoriti. Poplava elektronske pošte je prava izguba časa, saj je treba vsa elektronska sporočila prebrati in nanje hitro odgovoriti. Če dnevno prejmete več kot 100 e-poštnih sporočil, se lahko hitro zgodi, da izgubite pregled in eno ali dve e-pošti pustite neodgovorjeni. To lahko povzroči nepotrebne zamude pri projektih ali upočasni potek dela.
Kaj lahko storite, da prihranite čas in sledite poplavi e-poštnih sporočil?
Nekaj koristnih nasvetov za lažje obvladovanje poplave e-poštnih sporočil:
– Ne naročajte se na glasila in obvestila brez premisleka.
– Preberi le e-poštna sporočila, ki so resnično povezana s tvojimi nalogami.
– Razmislite, ali morate biti res obveščeni o vsem. Če ste v “CC” v prevelikem številu e-poštnih sporočil, razjasnite, ali je to res potrebno, saj takšna e-poštna sporočila pogosto niso primarno pomembna za prejemnika.
– E-pošto razvrstite po pomembnosti ali ustvarite mape.
Vendar samo ti koraki pogosto ne zadostujejo za premagovanje poplave e-poštnih sporočil. S pomočjo pametne
– Ssistemom za sledenje podpori 1Tool samodejno prejmete e-pošto ter ustvarite naloge in jih dodelite zaposlenim. Stranki se pošlje samodejni odgovor. To jim olajša vsakodnevno delo, saj jim ostane več časa za vsakodnevne naloge in poveča produktivnost. Tudi stranke in partnerji so bolj zadovoljni, saj vedno prejmejo odgovor in vedo, da je za njihove težave poskrbljeno.
– Naloge in projekte lahko organizirate s projektnimi orodji iz programa 1Tool. S tem se zmanjša število internih elektronskih sporočil, vaše podjetje pa bo imelo koristi od prihranjenega časa.
– Neposreden dostop do e-pošte iz programske opreme 1Tool CRM. 1Tool vam omogoča, da mape z e-pošto dodelite različnim stikom, da boste lažje sledili veliki količini dnevnih e-poštnih sporočil. Promet z elektronsko pošto je strukturiran in poenostavljen. To pomeni, da lahko vse pomembne podatke kadar koli najdete v ustrezni datoteki stranke in da vam je na voljo celotna zgodovina stikov.
Z orodjem 1Tool lahko obvladate poplavo e-pošte in pridobite več časa za najpomembnejše stvari.
