Svetovalna podjetja, ki poleg tega organizirajo dogodke in vodijo trgovsko dejavnost brez lastnega skladišča, se soočajo s posebnim izzivom: tri zelo različne poslovne modele je treba čisto prikazati v skupnem sistemu ERP, ne da bi seznami v Excelu, datoteke SharePoint in zasebni koledarji Outlook še naprej kot neuradni senčni IT dejansko upravljali poslovanje. Aktualni profil zahtev prav iz tega okolja nazorno pokaže, kako zapletena – in hkrati rešljiva – je ta naloga.
Tri poslovna področja, en sistem
V jedru gre za tri procesna področja, ki bi težko bila bolj različna: svetovanje in zaposlovanje z evidentiranjem projektov, časa in stroškov; obsežno upravljanje dogodkov z več sto termini na leto; ter trgovanje z blagom po principu neposredne dobave (dropshipping) brez lastnega skladiščenja. K temu se dodajo finance, kontroling in dosledno upravljanje matičnih podatkov v več družbah. Osrednja zahteva za novi sistem ni rahlo izboljšati posamezne ločene rešitve, temveč vsa področja celovito, poslovno dosledno in brez prekinitev med mediji povezati med seboj.
Odprava senčnega IT: proč od Excela, SharePointa in zasebnih koledarjev
Trenutno stanje bo poznalo veliko srednje velikih svetovalnih podjetij: projekti, termini in viri se načrtujejo predvsem zunaj celovitega sistema – v strukturah Excel in deloma v zasebnih koledarjih Outlook zaposlenih. Upravljanje virov in terminov zato poteka decentralizirano, prekrivanja pa se preprečujejo z ročnim nadzorom namesto s sistemom. Med tem operativnim načrtovanjem in finančnimi podatki obstaja jasen informacijski prelom: računovodstvo nima zanesljivega vpogleda v prihodnjo zasedenost, pričakovane svetovalne dneve ali prihodke, zato napovedi temeljijo na izkušnjah namesto na sistemu. Spremembe terminov se na evidentiranje storitev pogosto odrazijo šele z zamudo, ker se to pogosto dopolnjuje za nazaj, na primer ob koncu meseca na podlagi vnosov v koledarju.
Svetovanje in zaposlovanje: evidentiranje projektov, časa in stroškov na enem mestu
Za področje svetovanja in zaposlovanja je potreben integriran sistem, ki osrednje načrtovanje projektov, terminov, potovanj in virov zanesljivo poveže s poslovnimi cilji, tako da je zasedenost in gibanje prihodkov mogoče kadar koli izpeljati iz dosledne podatkovne baze, namesto da bi ju ocenjevali na podlagi izkušenj. Zaposleni naj bi čas, prevožene kilometre, potne in druge stroške evidentirali strukturirano in čim sproti, z jasno dodelitvijo strankam, zadevam in stroškovnim nosilcem ter s preprostim, revizijsko varnim postopkom odobritve za finančno računovodstvo. Posebej zahtevna je logika obračuna: poleg preprostega svetovanja po dnevni postavki je treba čisto obvladati tudi zapletenejše primere, kot so dogovori, specifični za stranko, cenovne lestvice, razdelitve stroškov in davčne razmejitve – na primer različne stopnje DDV za svetovalne in izobraževalne storitve –, tako da računi nastanejo neposredno iz podatkov o storitvah brez ročnega prenosa. Tudi variabilno plačilo svetovalcev, tesno vezano na doseženi svetovalni prihodek, naj se izračuna pregledno neposredno v sistemu – vključno s fiktivnimi oziroma virtualnimi prihodki za interne dneve –, namesto da bi ga spremljali in napovedovali v vzporednih tabelah Excel.
Upravljanje dogodkov: od načrtovanja terminov do obračuna
Kdor letno organizira več sto dogodkov, potrebuje celovito upravljanje od dolgoročnega načrtovanja terminov in zmogljivosti do izvedbe in obračuna. Sistem mora podpirati zapletene omejitve, kot so razpoložljivost moderatorjev, šolske počitnice in prazniki ter omejena vzporednost več dogodkov, čisto ločevati formate za določene skupine od odprtih formatov in spremembe terminov obravnavati tako, da se naloge v nadaljevanju samodejno dosledno prilagodijo – namesto da bi jih bilo treba kot doslej ročno popravljati. Osrednji gradnik pri tem je interakcija s strankami prek portala: dogodki so prek zaščitenega spletnega portala vidni natanko ciljnim skupinam, prijave in statusi se neposredno vračajo v ERP, gradiva in zapisniki pa so na voljo po dogodkih in glede na posamezne skupine pooblastil. Natančno vodeno upravljanje vabil in udeležencev – vključno s posebnimi primeri nagovora, logiko ponovnih stikov in pravilno dodelitvijo udeležencev in prejemnikov računov – bistveno zmanjša ročno usklajevanje. Pri obračunu naj se kotizacije in stroški, ki jih je mogoče prenesti, zaračunajo šele po izvedbi na podlagi dejanskega števila udeležencev – z jasnim zbiranjem stroškov po dogodkih in jasnimi odobritvami namesto vzporednih datotek Excel in shramb dokumentov.
Neposredna dobava v trgovini z blagom: naročila brez lastnega skladišča
Pri trgovanju z blagom povsem brez lastnega skladišča – klasični neposredni dobavi – nastane posebej veliko ročnega dela zaradi nestrukturiranih naročil po telefonu ali e-pošti, ki jih je treba najprej razumeti in ročno pretvoriti v zadevo, preden je mogoče samodejno ustvariti naročilo pri dobavitelju. Pomemben vzvod učinkovitosti je zmanjšanje poprodajnih poizvedb s pomočjo portala za stranke s samopostrežnim vpogledom v status in dokumente ter dosledna, z ERP povezana logika cen in pogojev za spremljajočo spletno trgovino B2B, ki v veliki meri nadomesti ročni vnos naročil. Posebni primeri, kot so dodelitve kampanjam, časovne razmejitve in pretežno ročni plačilni promet, povečujejo potrebo po nedvoumni logiki zadev in čistem povezovanju dokumentov. Skupno to procesno področje potrebuje celovit, z ERP podprt koncept nabave, ki stabilno zagotavlja samodejno izpeljavo naročil dobaviteljem iz naročil strank, ustvari dosledno podatkovno bazo za artikle in vire dobave ter procese z dobavitelji vključi tako, da so spremljanje rokov, usklajevanje in knjiženje bistveno manj izpostavljeni ročnim napakam.
Matični podatki kot edini vir resnice
Da svetovanje, organizacija dogodkov in trgovska dejavnost delujejo celovito, je treba podatke o poslovnih partnerjih, kontaktih in naslovih voditi centralno, dosledno in brez podvajanj – vključno s pravilno prikazanimi vlogami, kot so prejemnik računa, prejemnik dobave in naročnik –, ne da bi se v matičnih podatkih razbohotilo prosto besedilo. Logika koncernov oziroma združevanja omogoča analizo struktur podružnic in povezanih podjetij, skupine, distribucijski seznami in jasna logika pooblastil pa zagotavljajo zaprt krog strank in zaščito pred konkurenco, na primer ko se storitve ponujajo izključno stalnim članom. Na ravni artiklov je potrebna zmožnost vodenja velikih količin podatkov s strukturiranimi lastnostmi, različicami in prilagodljivimi enotami, dopolnjena s katalogi dobaviteljev in referenčnimi preslikavami. Pregleden model cen in pogojev, vključno s popusti, doplačili, obdobji veljavnosti in spremenljivimi dodatnimi stroški, kot so stroški prevoza, v veliki meri avtomatizira določanje cen in s tem tudi zagotavljanje podatkov za spletno trgovino naredi dosledno, pregledno in razširljivo.
Finance, kontroling in struktura z več družbami
Kdor dela v strukturi z več družbami in več pravnimi subjekti, potrebuje celovit, na pravilih temelječ in revizijsko varen prikaz procesov finančnega računovodstva z zanesljivo davčno logiko in logiko DDV, vključno s čezmejnimi posli, čisto strukturo z več družbami, vključno z davčno skupino, ter postopkom zaključka, ki zanesljivo obvladuje različna poslovna leta. Kontroling in poročanje naj zagotavljata potrebne informacije za upravljanje – na primer za oceno uspešnosti ponudb, analizo prihodkov po skupinah blaga ali prikaz dogovorov o povračilih (kickback) na ravni dobaviteljev –, ne da bi bila vsak mesec potrebna ročna priprava podatkov v Excelu. Tudi upravljanje potnih stroškov, kartic in prejemkov ter s sistemom podprto računovodstvo osnovnih sredstev naj bodo sestavni del ciljne slike, namesto da bi kot doslej potekali prek zunanjih predhodnih sistemov in virov obračuna, katerih različne podatkovne tokove je treba nato ročno združevati.
Sklep: standardna funkcionalnost namesto programiranja po meri
Bistvene cilje takšnega projekta ERP je mogoče strniti v skupni imenovalec: digitalizacija ključnih poslovnih procesov, odprava internih papirnih dokumentov in številnih seznamov Excel kot senčnega IT, avtomatizacija standardnih procesov in modelov obračuna ter veljavna, enotna podatkovna baza za kontrolinške analize – in to po možnosti s čim večjo uporabo standardnih funkcij namesto dragega programiranja po meri. Kdor svetovanje, upravljanje dogodkov in neposredno dobavo razume kot en skupen, celovit proces in ne kot tri ločene svetove, s tem ustvari temelje za trajnostno rast, ne da bi ga zavirala lastna zapletenost.