Samo zato, ker ste “vedno delali tako”, še ne pomeni, da je to dobro. Začetek novega leta je dobra priložnost, da razmislite o starih navadah, na primer o pošiljanju računov po pošti.
V tem prispevku si lahko preberete 7 razlogov, zakaj je v prihodnje pri pošiljanju računov smiselno uporabljati e-pošto namesto pošte.
#1) Prihranite pri stroških materiala: Če račune pošiljate elektronsko (na primer z orodjem 1Tool), je to lahko do 100-krat cenejše kot po pošti. Prihranite namreč pri stroških tiskanja, pisarniškega materiala, kuvert in poštnine.
#2) Zmanjšanje stroškov dela: Klik na gumb POŠLJI je veliko hitrejši od tiskanja, prepogibanja, vstavljanja v kuverto, lepljenja znamke in odlaganja v nabiralnik (ali odnašanja na pošto).
#3) Trajnost: pošiljanje e-pošte je okolju prijaznejše kot prevoz pisma iz točke A v točko B s tovornjakom. Poleg tega pri pošiljanju e-pošte ne potrebujete ovojnic, kar pomeni manj papirja.
#4) Prednosti za stranke: Računi so pregledno urejeni v računalniku in jih je mogoče obdelati skupaj ter po potrebi natisniti.
#5) Potrdilo o prejemu: Pri pošiljanju računov prek orodja 1Tool ste lahko prepričani, da bodo računi prispeli do prejemnika. Konec koncev boste prejeli sporočilo o napaki, če pošiljanje ni bilo uspešno. Prav tako boste prejeli kopijo CC s poslanimi računi.
#6) Enotno obdobje popusta: vaša stranka izračuna obdobje popusta od datuma prejema računa, vi pa od datuma odpreme. Če račune pošiljate po pošti, datum odpreme in datum prejema seveda nista enaka. Pri elektronski odpremi to ne velja: datum odpreme = datum prejema. Datum, na katerega začne teči obdobje popusta, je torej enak v vašem računovodskem sistemu in v računovodskem sistemu vaše stranke.
#7) Krajši plačilni rok: Ker ni potrebna poštna dostava in se plačilni rok za vašo stranko začne na isti dan kot za vas (datum odpreme = datum prejema, glej zgoraj), se plačilni rok skrajša (ni potrebna poštna dostava).
Smo vas prepričali? Če imate še vedno vprašanja o pošiljanju računov po elektronski pošti v programu 1Tool, vam bomo z veseljem pomagali. Stopite v stik z nami!
