Kdor digitalno upravlja podatke o računih in računovodstvu, ne more mimo GoBD, nemških »načel pravilnega vodenja in hrambe poslovnih knjig, evidenc in dokumentov v elektronski obliki«. Resnična specifikacija zahtev s področja sanacije škode kaže, kako konkretno je ta zahteva oblikovana v praksi.
Zahteva v izvirni obliki
V specifikaciji je smiselno pisalo: podatki morajo biti shranjeni na revizijsko varnem pomnilniškem mediju v smislu GoBD, z jasno opredeljenimi roki hrambe. Za trgovske knjige, inventarje, otvoritvene bilance, letna računovodska poročila in posamične računovodske izkaze praviloma velja obveznost hrambe deset let.
Kaj »revizijsko varno« konkretno pomeni v praksi
- Naknadne spremembe knjiženih dokumentov morajo biti sledljivo zabeležene in jih ni mogoče preprosto prepisati
- Stornacije ustvarijo nov, povezan knjižbeni zapis namesto brisanja izvirnika
- Obdobje hrambe mora biti ohranjeno tudi ob menjavi sistema ali migraciji
Sorodna tema iz iste specifikacije: samodejni dobropisi
V istem dokumentu se je pojavila sorodna zahteva: po stornaciji računa naj bi bilo mogoče samodejno ustvariti tudi dobropis. To ni samo sebi namen, temveč izhaja neposredno iz logike GoBD — preprosto brisanje napačnega računa ni dovoljeno, potreben je dokumentiran postopek popravka.
Zakaj ta točka v mnogih dokumentih zahtev ostane v ozadju
Po naših izkušnjah je zahteva GoBD v zgodnjih osnutkih dokumentov zahtev pogosto omenjena le v kratkem odvisnem stavku — dokler ponudnik v podrobnem pogovoru ne vpraša, kako natančno je hramba tehnično izvedena. Kdor to opredeli zgodaj, se izogne poznejšim popravkom med potekom projekta.
Pogosta vprašanja
Ali GoBD velja tudi za manjša podjetja?
Da, GoBD načeloma velja ne glede na velikost podjetja, takoj ko se obdelujejo digitalni računovodski podatki.
Ali običajna varnostna kopija zadošča za hrambo, skladno z GoBD?
Ne samodejno — odločilni sta nespremenljivost in sledljivost podatkov skozi celotno obdobje hrambe, ne le samo varnostno kopiranje.
Želite zagotoviti, da so vaši procesi izdajanja računov digitalno skladni z GoBD? Pokažemo vam, kako je to izvedeno v 1Tool.
Ali tudi sami pripravljate specifikacijo zahtev? Pišite nam za naš brezplačni kontrolni seznam za specifikacijo zahtev (PDF) — 7 tematskih sklopov, ki ne bi smeli manjkati v nobenem razpisu.
Želite sistematično preveriti svojo programsko opremo glede zahtev GoBD? Pišite nam za naš brezplačni kontrolni seznam GoBD (PDF).
Dogovorite se za predstavitev