Nova Splošna uredba o varstvu podatkov (GDPR) na ravni EU začne veljati 25. maja 2018. Zato je bolje, da že zgodaj začnete izvajati različne ukrepe in korake, s katerimi boste zagotovili, da bodo vse podatkovne aplikacije vašega podjetja do takrat prilagojene novi uredbi.
Kot ponudnik programske opreme za CRM in zaposlovanje 1Tool se že dolgo ukvarjamo s temo in obsegom GDPR v kadrovskem sektorju. Z našimi nasveti vam želimo zagotoviti najboljšo možno podporo pri izpolnjevanju zahtev o varstvu podatkov in vam omogočiti vpogled v to, kaj GDPR pomeni za vaše upravljanje kandidatov.
Zbiranje in uporaba podatkov v postopku prijave
Ker se pri zaposlovanju obdelujejo občutljivi osebni podatki, je treba pri ravnanju s temi podatki upoštevati nekatere predpise.
1) Preverite podatke, ki se zahtevajo prek vaše spletne platforme za prijavo, in jih po potrebi omejite.
Ker je zbiranje podatkov o kandidatih v okviru prijavnega postopka dovoljeno le v omejenem obsegu, poizvedbe o zakonskem stanu, obveznem zavarovanju in verskih prepričanjih pa v času prijave niso pomembne, morate ta polja vsekakor izbrisati iz spletnega obrazca.
2) pridobiti soglasje vaših prosilcev za uporabo podatkov v družbah skupine
Kandidati morajo biti natančno obveščeni o tem, ali bodo podatke o kandidatu uporabljala vsa sodelujoča podjetja v skupini ali pa bodo prijave obdelane ločeno za vsa podjetja. V skladu s tem se mora kandidat strinjati z uporabo podatkov v celotni skupini.
3) V postopek odločanja vključite zaposlenega.
Tudi če se zdi uporaba avtomatiziranih odločitev v zvezi z oblikovanjem profilov za predhodno izbiro ustreznih kandidatov primerna, je v skladu z zakonodajo o varstvu podatkov priporočljivo, da postopek odločanja spremlja tudi zaposleni iz kadrovskega oddelka.
Obveznost obveščanja
4) Pred uporabo platforme za prijavo kandidate obvestite o pomembnih točkah.
Prosilce morate vnaprej obvestiti o številnih vidikih, kot so ime in kontaktni podatki upravljavca, nameni zbiranja podatkov, obstoj pravice do vložitve pritožbe pri nadzornem organu in še veliko več. Vaši interesenti morajo imeti kadar koli možnost dostopa do informacij o varstvu podatkov, zato je priporočljivo, da informacije zagotovite na spletu s povezavo na informacijsko stran.
Obdobje shranjevanja podatkov prosilca
5) Zagotovite, da so vaši podatki o prosilcih shranjeni v skladu z zakonodajo.
Podatki prosilcev se lahko brez privolitve hranijo le toliko časa, dokler traja postopek prijave ali dokler je hramba potrebna zaradi zakonsko določenih rokov hrambe. Rok za uveljavljanje zahtevkov zavrnjenih prosilcev je šest mesecev od datuma zavrnitve zaradi zakona o enakem obravnavanju. Za hrambo, daljšo od šestih mesecev, je zato potrebno soglasje kandidatov.
