Modul 1Tool za upravljanje seminarjev vam ponuja možnost preprostega in enostavnega upravljanja seminarjev in dogodkov v programu 1Tool ter njihovo ponujanje zainteresiranim stranem na vaši spletni strani. Da bi vam pomagali kar najbolje izkoristiti 1Tool, smo pripravili
1) Ustvarite ponudbo tečaja
Orodje 1Tool razlikuje med seminarji/tečaji in dogodki. Seminar ali tečaj lahko vsebuje več dogodkov. Medtem ko lahko seminar traja teden dni, npr. seminar “Marketinška delavnica”, so dogodki posamezni datumi, npr. “Tečaj družbenih medijev”, “Tečaj gverilskega marketinga” itd.
V našem priročniku boste našli podrobna navodila za ustvarjanje seminarjev in dogodkov.
Vmesnik med orodjem 1Tool in vašim spletnim mestom vam omogoča, da podatkov ne vnašate dvakrat, saj se vsi glavni podatki, shranjeni za seminar (ime seminarja, vsebina tečaja in cilji), ob shranjevanju samodejno prenesejo na sprednji del vašega spletnega mesta.
2) Predstavitev tečajev na vaši spletni strani
Seminarski modul je mogoče v celoti vključiti v spletno mesto, zato ga je mogoče prilagoditi tako, da se ujema z oblikovanjem podjetja. To pomeni, da upravljanje seminarjev prek orodja 1Tool obiskovalcem spletne strani ni vidno. V orodju 1Tool lahko določite tudi najmanjše in največje število udeležencev za vsak posamezen datum seminarja. S prikazom sistema semaforja na spletnem mestu lahko zainteresirani takoj vidijo, ali so tečaji polno zasedeni ali pa so še prosta mesta. Prav tako se je mogoče prijaviti na čakalno listo.
3) Prijava na seminarje
Prijava na tečaje poteka prek spletnega mesta, vneseni kontaktni podatki pa se samodejno prenesejo v program 1Tool. Ko je registracija končana, podjetje in udeleženec tečaja prejmeta potrditveno e-poštno sporočilo. Če je na primer za seminar potrebno najmanj 15 udeležencev in je trenutno število udeležencev 7, se samodejno pošlje tudi elektronsko sporočilo z informacijo, da bodo kontaktni podatki shranjeni v evidenci za primer izvedbe tečaja.
4) Oblikovanje predlog e-pošte in seminarskih dokumentov
Vsa e-poštna sporočila, ki jih pošljete udeležencem, lahko prilagodite v orodju 1Tool in jih preprosto upravljate s predlogami e-poštnih sporočil. Za prilagajanje e-poštnih sporočil lahko uporabite nadomestne znake, tako da vam ni treba vedno znova ročno vnašati kontaktnih podatkov udeleženca v e-poštno sporočilo. To velja tudi za predloge dokumentov. Ne glede na to, ali gre za sezname udeležencev, potrditve tečajev ali krajevne kartice, s programom 1Tool lahko s pritiskom na gumb ustvarite predloge dokumentov z želenimi podatki in jih natisnete na kraju samem. Tu je mogoč tudi izvoz v datoteko Excel, tako da lahko svoj seznam udeležencev natisnete kot datoteko Excel in ga uporabite kot seznam za podpisovanje.
Poleg tega vam 1Tool omogoča, da ustvarite svoj seminarski priročnik, v katerem so navedeni tudi seminarji in posamezni tečaji. Takoj, ko je v programu 1Tool dodan nov seminar, se ta prenese tudi v dokument PDF. Poleg tega je tudi kazalo priročnika dinamično oblikovano – če kliknete na stran v imeniku, se samodejno pomakne na ta del. S tem pa nimate koristi le od vedno posodobljenega dokumenta PDF, temveč zainteresiranim stranem omogočite tudi prijavo neposredno iz priročnika. Tu lahko določite, ali se mora vsaka oseba prijaviti posebej ali pa je mogoča tudi večkratna prijava, tj. prijava več stikov. Če želite strankam poslati pomembne informacije posebej o njihovem tečaju, lahko za posamezne datume ustvarite tudi dokumente PDF.
5) Spremljajte pregled seminarja
S pregledom seminarjev v orodju 1Tool lahko takoj preverite vse tečaje, ki jih ponujate, njihove datume začetka in konca ter število udeležencev in ljudi na čakalni listi. Poleg tega je z ločenim “simbolom očesa” označeno, koliko posameznih dogodkov obsega posamezen seminar. Seminarje lahko urejate, brišete, kopirate itd. neposredno iz pregleda.
6) Upravljanje udeležencev in čakalnega seznama
Vsak dogodek ima v orodju 1Tool svoj seznam udeležencev, čakajočih in odpovedi. Stike lahko ročno dodate na enega od teh seznamov ali jih premaknete z enega seznama na drugega. Za stike so na voljo tudi različni gumbi, s katerimi lahko s pritiskom na gumb ustvarite sezname udeležencev, potrdila, račune ali naročila, pošljete e-pošto ali izvozite stike v seznam Excel.
Če ponujate seminar zlasti za svoje zaposlene, lahko z orodjem 1Tool določite, da se ti neposredno uvrstijo na seznam udeležencev, zunanje osebe pa se uvrstijo na čakalni seznam. Če je na voljo dovolj mest, se zunanje osebe s čakalnega seznama uvrstijo višje.
7) Upravljanje računov in odpovedi
Dodatna prednost modula za upravljanje seminarjev je samodejno izdajanje računov in v primeru odpovedi oblikovanje dobropisov. Če se zainteresirane stranke na tečaj prijavijo prek spleta, se računi ustvarijo samodejno. Če je določeno minimalno število udeležencev, se računi pošljejo šele, ko je to število doseženo. V programu 1Tool lahko za vsak seminar določite tudi svoja pravila, na primer za odpoved tečaja. V programu 1Tool lahko na primer določite, da lahko tečaj brezplačno odpoveste do 10 dni pred začetkom tečaja, do 9 dni pa v višini 50 %. Če stranka prekliče tečaj prek spleta na vaši spletni strani, se samodejno izda dobropis v višini celotnega zneska ali 50 % vrednosti, odvisno od dneva. Hkrati se v programu 1Tool izdela in pošlje račun za preostali znesek, ki ga je treba plačati (50 %). Povezava z modulom za izdajo računov vam omogoča tudi, da si lahko v poročilih o izdanih računih vedno ogledate promet, ustvarjen na vaših seminarjih.
8) Pošljite e-poštna opozorila
Seminarski modul odlikuje tudi povezava z glasilom in modulom SMS v orodju 1Tool. Tako lahko udeležence tečaja preprosto opomnite, kdaj bo potekal tečaj. Prav tako je mogoče pošiljati informacije o drugih seminarjih, kot so nadaljevalni tečaji, z uporabo lastnih filtrov, tako da novice ali sporočila SMS prejmejo le izbrani stiki, ki so se že udeležili določenega seminarja ali so se nanj prijavili.
