Microsoft 365 v 1Tool: povežite poštni predal – z navodili za vaš IT

Kdor dela z Microsoft 365, lahko svoj poštni predal zdaj neposredno poveže z 1Tool. Ponudbe, računi, odgovori na zahtevke in vsa druga e-poštna sporočila, ki jih pošljete iz 1Tool, potem odidejo z vašega lastnega naslova Outlook – kot bi jih napisali v Outlooku.

Povezava poteka prek uradne prijave Microsoft. Geslo vnesete le pri Microsoftu, 1Tool ga nikoli ne vidi. Dostop SMTP, geslo za aplikacijo ali izjema pri večstopenjskem preverjanju pristnosti niso več potrebni.

Kaj s tem pridobite

• Pošiljatelj je oseba, ne sistem. Stranka odgovori neposredno na pravi naslov in odgovor pristane tam, kamor sodi.
• Nobenih gesel v 1Tool. Prijava ostane pri Microsoftu. Če nekdo odide iz podjetja, vaš IT zaklene račun pri Microsoftu – s tem se konča tudi povezava z 1Tool.
• Po želji tudi koledar. V istem razdelku lahko z 1Tool uskladite tudi koledar Microsoft.

Več o sodelovanju 1Tool in Outlooka najdete na naši strani o integraciji z Outlookom.

Korak za zaposlene: povežite svoj poštni predal

Vsaka zaposlena in vsak zaposleni poveže svoj poštni predal sam. To traja manj kot minuto:

1. V 1Tool odprite osebne Nastavitve (Nastavitve → Splošno).
2. Izberite zavihek E-poštni račun.
3. Kliknite Poveži račun Microsoft.
4. Pri Microsoftu se prijavite s svojim službenim naslovom in potrdite.

Nato se tam prikaže »Povezano – e-poštna sporočila se pošiljajo prek tega predala«. Kdor uporablja več računov Microsoft, lahko z istim gumbom doda še enega.

Ko Microsoft javi »Potrebna je odobritev skrbnika«

V mnogih podjetjih zaposleni aplikacijam ne smejo sami dovoliti dostopa do svojega poštnega predala. To je smiselna varnostna nastavitev v Microsoft 365. Pri povezovanju se potem namesto potrditve prikaže to sporočilo:

Potrebna je odobritev skrbnika 1Tool za dostop do virov v vaši organizaciji potrebuje dovoljenja, ki jih lahko podeli le skrbnik.

To ni napaka v 1Tool. Pomeni le: vaš skrbnik Microsoft mora 1Tool enkrat odobriti za vaše podjetje. Nato lahko vsi zaposleni svoj predal povežejo brez dodatnih vprašanj. Najbolje je, da ta prispevek kar posredujete svojemu IT.

Navodila za skrbnika: enkratna odobritev 1Tool

Potrebujete račun z vlogo globalni skrbnik, skrbnik aplikacij ali skrbnik aplikacij v oblaku v Microsoft 365. Postopek traja približno dve minuti.

1. Odprite povezavo za odobritev

V brskalniku odprite to povezavo:

https://login.microsoftonline.com/common/adminconsent?client_id=465bf865-28fd-49ff-b301-3d448d712b3b

Povezava vodi neposredno na Microsoftovo stran za prijavo. Za vse stranke 1Tool je enaka; Microsoft vaše podjetje prepozna po računu, s katerim se prijavite.

2. Prijavite se s skrbniškim računom

Izberite svoj skrbniški račun ali se z njim prijavite. Pazite, da pomotoma ne uporabite običajnega uporabniškega računa – sicer se znova prikaže zgornje sporočilo.

3. Preverite in sprejmite dovoljenja

Microsoft zdaj prikaže stran »Zahtevana dovoljenja – Pregled za vašo organizacijo« z aplikacijo 1Tool. Navedena so:

• branje in pisanje e-pošte uporabnikov ter pošiljanje v njihovem imenu
• branje in pisanje nastavitev poštnega predala
• branje in pisanje koledarjev uporabnikov
• pošiljanje e-pošte prek SMTP AUTH
• ohranjanje dostopa ter prijava in branje uporabniškega profila

Kliknite Sprejmi. Microsoft vas nato preusmeri v 1Tool – s tem je odobritev opravljena.

Oznaka »nepreverjeno« ob imenu 1Tool pomeni le, da aplikacija ni vpisana v Microsoftov program za preverjanje izdajateljev. O varnosti povezave ne pove ničesar.

4. Obvestite zaposlene

Zaposlenim sporočite, da lahko zdaj povežejo svoj poštni predal (glejte zgoraj). Kdor je že poskusil prej, preprosto še enkrat klikne Poveži račun Microsoft.

Kaj odobritev dovoljuje – in česa ne

Vprašanje, ki si ga vsak IT upravičeno zastavi: ali lahko 1Tool s tem pogleda v vse poštne predale podjetja? Ne.

Gre za tako imenovana delegirana dovoljenja. Z njimi 1Tool vedno deluje le v imenu osebe, ki se je sama prijavila in povezala svoj predal – in le z njenim lastnim predalom. Predali zaposlenih, ki niso ničesar povezali, ostanejo za 1Tool nedosegljivi. Vaše soglasje kot skrbnika zaposlenim le prihrani vprašanje za odobritev.

Nadzor ohranite ves čas:

• Prekinitev posamezne povezave: vsak zaposleni lahko svoj predal v 1Tool pod E-poštni račun z gumbom Prekini povezavo znova odklopi.
• Preklic odobritve za celotno podjetje: v skrbniškem središču Microsoft Entra pod Aplikacije za podjetja → 1Tool lahko pregledate dovoljenja ter aplikacijo onemogočite ali izbrišete.
• Zaklepanje računa: če je uporabniški račun pri Microsoftu zaklenjen, se konča tudi njegova povezava z 1Tool.

Vprašanja?

Če je pri odobritvi kaj drugače, kot je opisano tukaj, se obrnite na našo podporo. Korake bomo z veseljem prehodili skupaj z vašim IT.