Računi, ponudbe in drugi poslovni dokumenti morajo biti ne le vsebinsko pravilni, temveč tudi vizualno oblikovani v skladu s celostno podobo podjetja. Prilagoditev takšnih predlog pa se pogosto zatakne, ker zahteva zunanja orodja, znanje programiranja ali zamudno usklajevanje z zunanjim izvajalcem, še preden je mogoče izvesti celo majhno spremembo, kot je zamenjan logotip. Zato 1Tool neposredno v programsko opremo vključuje lasten vizualni urejevalnik za predloge PDF, s katerim lahko dokumente, kot so računi ali ponudbe, oblikujete brez ovinkov prek zunanjih orodij. Ta prispevek opisuje, kako je urejevalnik zgrajen in kako deluje ustvarjanje PDF v ozadju.
Oblikovanje na podlagi HTML in CSS
Vizualni urejevalnik v programu 1Tool omogoča oblikovanje lastnih predlog PDF neposredno v brskalniku – na podlagi HTML in CSS. Kdor te spletne tehnologije že pozna, lahko z njimi zelo natančno vpliva na postavitev, oblikovanje in strukturo predloge, na primer za račune ali ponudbe. Ker sta HTML in CSS razširjena in dobro dokumentirana standarda, je obstoječe znanje iz spletnega razvoja mogoče neposredno uporabiti za oblikovanje poslovnih dokumentov, ne da bi se bilo treba učiti lastniške sintakse, izumljene posebej za urejevalnik. Poleg tega je mogoče za vsako predlogo nastaviti robove, format papirja in ozadje, tako da je brez dodatnega truda mogoče določiti tudi osnovne lastnosti postavitve dokumenta. Tako je predlogo mogoče vsebinsko in vizualno oblikovati tako, da ustreza celostni podobi podjetja. Tudi manjše prilagoditve, na primer pisave, barv ali položaja posameznih elementov, je mogoče opraviti neposredno v sami predlogi, namesto da bi bili vsakič odvisni od zunanje pomoči.
Trije zavihki za nadzorovan postopek urejanja
Da spremembe predloge ne bi potekale na slepo, je urejevalnik razdeljen na tri zavihke: Urejanje, Predogled HTML in Predogled PDF. V zavihku Urejanje nastane in se prilagaja sama predloga, oba zavihka za predogled pa takoj pokažeta učinek spremembe – enkrat kot prikaz HTML, drugič kot dejanski predogled PDF. Tako je mogoče učinek vsake prilagoditve takoj preveriti v realističnem predogledu, preden se predloga dejansko uporabi za prave dokumente. Takšen postopek zmanjša tveganje, da bi napačno oblikovano predlogo opazili šele na računu, ki je bil že poslan stranki, saj je mogoče vsako spremembo preveriti v istem urejevalniku, preden gre v produkcijo. Zaradi te tristopenjske zgradbe je urejevalnik dostopen tudi uporabnikom, ki ne delajo vsak dan s HTML in CSS, saj lahko učinek svojih prilagoditev kadar koli takoj vidijo.
Ustvarjanje PDF z Gotenbergom v ozadju
Za dejansko ustvarjanje končnega dokumenta PDF iz predloge v ozadju skrbi mehanizem za upodabljanje Gotenberg, ki ga upravlja 1Tool sam. Uporabnikom se s tem tehničnim postopkom ni treba ukvarjati: takoj ko je predloga dokončana in aktivirana, se vsak dokument, ki temelji na njej, prek tega mehanizma samodejno ustvari kot PDF. Ta ločitev med oblikovanjem predloge v brskalniku in ustvarjanjem PDF v ozadju zagotavlja, da prikaz v predogledu PDF ustreza dejansko ustvarjenemu dokumentu. Za podjetja to pomeni, da se lahko v celoti osredotočijo na vsebinsko in oblikovno plat predloge, tehnična izvedba ustvarjanja PDF pa zanesljivo poteka v ozadju. Enkrat ustvarjeno predlogo je tako mogoče trajno in brez ponavljajočega se tehničnega truda uporabljati za vse dokumente, ki temeljijo na njej.
Pogosta vprašanja
Ali moram znati programirati, da oblikujem lastno predlogo PDF?
Za prilagojeno oblikovanje je znanje HTML in CSS koristno, saj urejevalnik temelji na teh spletnih tehnologijah.
Čemu služijo trije zavihki v urejevalniku?
Zavihek »Urejanje« je namenjen ustvarjanju predloge, »Predogled HTML« in »Predogled PDF« pa takoj pokažeta učinek sprememb.
Ali moram sam namestiti programsko opremo za ustvarjanje PDF?
Ne, ustvarjanje PDF prevzame mehanizem za upodabljanje Gotenberg, ki ga v celoti upravlja 1Tool.
Kateri od vaših poslovnih dokumentov bi imel največ koristi od individualno oblikovane predloge PDF?