Vsako podjetje in vsaka panoga imata različne zahteve za uspešno vodenje projektov. Projektna programska oprema, ki se lahko natančno odziva na te potrebe in jo je mogoče prilagoditi vsakodnevnemu poslovanju vašega podjetja, je zato ključni dejavnik uspeha. Pokažemo vam, kako uspešno upravljati projekte z orodjem 1Tool!
1) Ustvarite produktivno podlago za svoje projekte
V programu 1Tool lahko natančno nastavite različne podatke o projektih za svoje podjetje in tako upravljate le podatke, ki so za vas resnično pomembni. Prvi klik v programu 1Tool za uspešno upravljanje projektov je torej klik na matične podatke projekta:
- Opredelite obliko za številke projektov:
Tako lahko vsi v podjetju enostavno najdejo pomembne projekte in njihove podatke. - Opredelite kategorije projektov:
Kategorije so lahko vaše posamezne storitve. Če projektom dodelite kategorijo, na prvi pogled veste, kakšna je vsebina projekta. - Ustvarite faze projekta:
Z različnimi fazami lahko na prvi pogled prikažete stanje svojih projektov. Vsak zaposleni je tako natančno obveščen o tem, ali se bo projekt kmalu začel, ali se izvajajo določene dejavnosti ali pa je projekt že končan.
2) Vodenje pregleda nad vsemi projekti
Pri več sto projektih ni vedno lahko slediti vsem in natančno vedeti, katere korake je treba izvesti v naslednjem koraku. V pregledu projektov 1Tool so vsi vaši projekti strukturirani in na prvi pogled prikazani najpomembnejši podatki.
Najpomembnejši korak za uspešno vodenje projektov je dodelitev projektov v predhodno določene faze. Ker lahko za vsako fazo izberete drugo barvo, so vaši projekti v pregledu označeni v skladu s temi barvami. To pomeni, da na prvi pogled veste, kakšen je status projekta, in lahko učinkoviteje obdelujete svoje projekte.
3) Določite pomembne podrobnosti projekta
Projekt je mogoče uspešno zaključiti le, če so vsi sodelujoči seznanjeni s potrebnimi podrobnostmi projekta. Vendar se informacije, ki so pomembne za vaše zaposlene, seveda razlikujejo od panoge do panoge.
Če je poleg standardnih polj v orodju 1Tool za prikaz podrobnosti projekta treba izpolniti še druge pomembne podatke, je najbolje, da v matičnih podatkih v razdelku Globalne nastavitve – Polja po meri določite prilagojene podatke. Ta polja lahko celo različno oblikujete glede na kategorijo projekta in vrsto podatkov.
4) Upravljanje ustreznih odgovornosti in projektnih nalog
Jasna razdelitev vlog in nalog je pri vodenju projektov bistvenega pomena. Zato uporabite tudi možnost načrta virov in nalog v orodju 1Tool.
Najprej v programski opremi določite vse potrebne naloge za projekt. Projektne naloge lahko prenesete tako, da jih dodelite določeni osebi. Vsak zaposleni tako ve, katere naloge je treba opraviti do kdaj, v orodju 1Tool pa lahko najde tudi pregled svojih nalog.
Poleg tega ima 1Tool lastne vire in razpored projektov. Tu so prikazane vaše naloge, njihov napredek ter primerjava načrtovanega in dejanskega časa projekta. Če je ena naloga odvisna od druge, je mogoče optimalno načrtovati tudi čas izvajanja in čakanja.
5) Ustvarite pregledne komunikacijske kanale
Jasna izmenjava pomembnih informacij, sprememb ali dokumentov je ključ do uspešnega vodenja projekta. Elektronska pošta je seveda praktična za vzpostavitev stika z ustrezno osebo. Da pa se pomembne informacije ne bi izgubile in da bi bili vsi potrebni dokumenti, kot so pogodbe, zapisniki itd., na voljo takoj in brez dolgotrajnega iskanja, morate vsekakor uporabiti funkcijo prenosa komentarjev in datotek v programu 1Tool. Vsak zaposleni ima tako dostop do zapiskov in je vedno na tekočem z informacijami.
6) Povežite projektno vodenje z drugimi oddelki
Dejavnosti posameznih oddelkov je zdaj mogoče preprosto povezati s programom 1Tool in omogočiti medoddelčno delo. Najboljši primer tega je izdajanje računov. Vsak vaš račun lahko prav tako ustvarite v programu 1Tool in ga povežete z ustreznim projektom. To pomeni, da je seznam vaših računov in njihov status (plačani/odprti) viden v vsakem pogledu podrobnosti projekta in da lahko takoj načrtujete nadaljnje korake.
7) Ne pozabite na celovit nadzor projekta
Le redni pregledi in analize omogočajo, da je projekt na koncu uspešen. 1Tool vam je na voljo za podporo, od spremljanja časa trajanja projekta do nadzora nad njegovimi financami. Različne ključne številke, kot so pričakovana marža prispevka, časi ali dejavnosti, rezervirane za projekt, program samodejno beleži in grafično prikazuje v statističnih podatkih in diagramih. Finančno stanje in odstopanja od projektnih načrtov so tako takoj vidni, protiukrepe pa je mogoče sprožiti že v zgodnji fazi.
Vas zanima 1Tool?
Potem se obrnite na nas in zagotovili bomo vaše uspešno vodenje projekta!
