Casi ninguna empresa se apaña solo con los campos estándar de un software. Según el sector, la estructura de clientes o los procesos internos, se necesita información adicional que una solución CRM o ERP genérica no contempla de serie, como una categoría interna de cliente, un código de contrato o una fecha especial relevante para su forma de trabajar. Si un software solo se gestiona mediante campos estándar predefinidos, esa información adicional suele acabar en hojas de Excel externas o en campos de texto libre, donde apenas puede analizarse de forma estructurada. 1Tool responde a este reto con un sistema flexible de campos personalizados que puede aplicarse prácticamente a cualquier módulo. En este artículo explicamos cómo está estructurado y qué posibilidades ofrece.
Campos propios para casi cualquier módulo
En 1Tool, prácticamente cualquier módulo, como contactos o proyectos, puede ampliarse con campos de datos personalizados. En lugar de conformarse con un conjunto de campos rígido y predefinido, las empresas pueden registrar exactamente la información adicional que es relevante para sus propios procesos. Esto es especialmente importante cuando distintos departamentos o sectores trabajan con una misma instalación de 1Tool y cada uno necesita información adicional diferente sobre contactos, proyectos u otros registros. Así, el software se adapta a la forma real de trabajar de la empresa, en lugar de tener que ajustar con esfuerzo los procesos a las exigencias del software. Los campos se definen de forma centralizada, de modo que después están disponibles para todos los usuarios autorizados y aparecen de manera uniforme en todas las vistas e informes pertinentes, en lugar de ser visibles en un único lugar. De este modo, el software crece con la empresa, en lugar de percibirse al cabo de un tiempo como demasiado rígido o poco adecuado para sus propias necesidades.
Siete tipos de campo para distintas necesidades
Para que los campos personalizados se ajusten realmente al tipo de información, 1Tool ofrece siete tipos de campo distintos: texto (corto), texto (largo), número entero, número decimal, campo de selección (select box), selección múltiple (list box) y fecha. Los campos de texto corto y largo sirven, por ejemplo, para notas de distinta extensión; los campos de número entero y decimal, para valores numéricos como cantidades o indicadores; mientras que el select box y el list box representan opciones estructuradas y predefinidas, este último también cuando pueden aplicarse varios valores a la vez. Los campos de fecha cubren todos los casos en los que hay que registrar un momento concreto, como una fecha interna de recordatorio. Gracias a esta variedad de tipos de campo, es posible elegir un formato adecuado para casi cualquier dato adicional, en lugar de tener que registrar una fecha como simple texto o una opción como texto libre sin estructura, lo que dificultaría los análisis posteriores. Precisamente el campo de selección y la selección múltiple garantizan que, al introducir un registro, solo puedan elegirse los valores realmente previstos, en lugar de que cada empleado formule el mismo dato de forma distinta. Esta coherencia resulta especialmente valiosa cuando los valores registrados se analizan después en informes o filtros, ya que las entradas de texto libre formuladas de forma desigual dificultarían considerablemente un análisis fiable.
Estructura mediante grupos de campos
Cuantos más campos personalizados crea una empresa con el tiempo, más importante resulta mantener la visión de conjunto. Por eso, en 1Tool los campos propios pueden organizarse además en grupos de campos. En lugar de una lista larga y confusa de campos sueltos, se obtiene una estructura claramente organizada en la que la información relacionada se muestra agrupada. Esto no solo facilita el mantenimiento de los propios campos, sino también el trabajo diario de los empleados que editan o consultan un registro: los datos relacionados se muestran juntos, en lugar de aparecer dispersos entre otros campos sin relación. Para las empresas que con el tiempo registran mucha información adicional diferente, esta agrupación es una pieza clave para que el sistema de campos personalizados siga siendo comprensible y fácil de mantener incluso al cabo de los años.
Preguntas frecuentes
¿Puedo modificar o ampliar más adelante los campos personalizados?
Sí, los campos propios se gestionan de forma centralizada y pueden ajustarse o completarse con nuevos campos en cualquier momento.
¿Para qué módulos puedo crear campos propios?
Los campos personalizados pueden configurarse prácticamente para cualquier módulo de 1Tool, por ejemplo, para contactos o proyectos.
¿Cuál es la diferencia entre un select box y un list box?
Con el select box, el usuario elige exactamente un valor de una lista predefinida; con el list box, como selección múltiple, pueden seleccionarse varios valores a la vez.
¿Qué información le falta hoy en su CRM porque no existe un campo adecuado para ella?