Los estudios de arquitectura y de interiorismo viven de un modelo de negocio continuo y orientado a proyectos: desde la primera consulta del cliente, pasando por el diseño y la ejecución, hasta la posventa y la fidelización a largo plazo. Justo ahí entra nuestra solución: un sistema ERP/CRM integral pensado específicamente para la arquitectura, el interiorismo y la venta de mobiliario premium.
El problema: soluciones aisladas en lugar de procesos continuos
Muchos estudios conocen la situación: la gestión de proyectos en una herramienta, el registro de horas en otra, los pedidos en Excel y la contabilidad en un tercer sistema. El resultado son soluciones aisladas, falta de integración y una visión consolidada de proyectos, clientes y rentabilidad que solo se consigue con un considerable esfuerzo manual. Nuestro sistema cubre de principio a fin la captación, la gestión de proyectos, las compras, la prestación de servicios y la facturación, con una fuente de datos principal por cada objeto, sin doble mantenimiento y sin redundancias. En lugar de traspasar datos manualmente entre sistemas, cada departamento –desde la dirección y la jefatura de proyecto hasta compras– trabaja sobre la misma base de datos fiable.
CRM con seguimiento de «soft facts»: la relación personal con el cliente en el centro
En el centro de nuestro CRM está la relación personal con el cliente. Además de las funciones CRM clásicas, como la gestión de leads y oportunidades desde el primer contacto, una ficha de cliente de 360° con contactos, participantes, documentos y citas, y un pipeline comercial con fases, probabilidades y previsión, ofrecemos un seguimiento estructurado de los «soft facts». Gustos y aversiones personales, familia y entorno personal, fechas y ocasiones importantes, preferencias de estilo y lo que no se debe hacer, aficiones e intereses, preferencias de contacto y red de relaciones de un cliente: nada de esto se desperdicia en un campo de texto libre, sino que se registra de forma libremente definible y estructurada, se puede analizar, buscar y filtrar, y está visible en cada interacción con el cliente. Antes de cada cita, durante una visita de interiorismo o en el contacto posventa, se dispone así de toda la historia personal de la relación con el cliente. Así es como un proyecto puntual se convierte en una relación duradera.
Gestión de proyectos y pedidos a lo largo de todo el proceso
Nuestra estructura de proyecto sigue el proceso completo: captación → presupuesto → encargo → concepto → proyecto de ejecución → acompañamiento artístico de obra → compras → montaje → recepción → posventa. Varios encargos por cliente –encargo de diseño, pedido de mobiliario, ampliaciones– reciben cada uno un número de pedido único como objeto de coste. Con el cálculo de proyectos, la comparación previsto/real y el cálculo del margen de contribución por proyecto, la gestión de tareas e hitos con plantillas por tipo de proyecto, una planificación detallada de recursos y capacidades en todas las áreas de negocio y la gestión de ampliaciones con flujo de aprobación, la dirección y la jefatura de proyecto mantienen siempre la visión de conjunto. La gestión documental directamente en el proyecto –contratos, planos, actas, albaranes, aprobaciones– garantiza que todos los participantes tengan siempre a la vista el estado actual.
Presupuesto, confirmación de pedido y facturación en un solo sistema
Desde la creación de presupuestos con partidas, variantes, base de cálculo y plantillas, pasando por la confirmación de pedido con lógica de anticipos, planes de pago y facturas por fases, hasta las facturas de anticipo, parciales y finales vinculadas al avance de la obra: nuestro sistema cubre todo el proceso de facturación, con flujo de aprobación antes del envío y la transferencia de datos estructurados de facturas y justificantes a la contabilidad, sin ninguna doble introducción.
Compras y pedidos vinculados al proyecto
Datos maestros de proveedores con condiciones y listas de precios, catálogos de productos por categorías como iluminación, mobiliario, carpintería, cristalería o textiles, un proceso de pedido vinculado al proyecto con fechas de entrega y función de recordatorio, y la recepción de mercancías con control de cantidad y calidad y lugares de entrega alternativos –taller, showroom, obra o directamente en casa del cliente–: las compras y los pedidos están totalmente integrados en el desarrollo del proyecto, incluida la verificación de facturas con conciliación de pedido y albarán, así como la gestión de reclamaciones y garantías con historial.
Registro de horas y costes de personal bajo control
Registro de horas por proyecto y por encargo para todos los empleados –en la web y en el móvil– con una separación clara entre horas facturables y no facturables, tarifas horarias individuales por empleado y actividad, y un flujo de aprobación para el control y la asignación a proyectos. La gestión de vacaciones, bajas por enfermedad y ausencias, así como el análisis de horas previstas/reales por proyecto y empleado, completan el registro de horas.
Multiempresa, roles y facturación intragrupo
Para grupos con varias sociedades –por ejemplo, una sociedad comercial y una sociedad de arquitectura colegiada–, nuestro sistema ofrece una verdadera gestión multiempresa con series de numeración de documentos separadas, incluida la facturación intragrupo, así como un concepto granular de roles y permisos para la dirección, los responsables de departamento, los roles operativos y los participantes externos. Los informes consolidados ofrecen a la dirección en todo momento una visión global de todas las sociedades.
API-first: interfaces limpias en lugar de exportaciones manuales
No nos vemos como sustitutos de sistemas consolidados como la contabilidad, sino como un complemento. Mediante interfaces abiertas y documentadas (API-first) conectamos sistemas contables, herramientas de gestión de proyectos, planificaciones de obra, Power BI y Microsoft 365: interfaces en lugar de exportaciones manuales, para que los datos fluyan allí donde se necesitan, sin redundancias y sin doble mantenimiento.
Informes y paneles listos para usar
Cockpit de proyecto, cartera de pedidos, pipeline, nivel de ocupación e indicadores de liquidez están disponibles como paneles listos para usar. Gracias a la provisión estructurada de datos para Power BI, la dirección tiene siempre a la vista la comparación previsto/real a nivel de proyecto.
Mobile-first para el uso operativo sobre la marcha
Una parte considerable de la creación de valor se produce fuera de la oficina: en la obra, en las citas con clientes, en el showroom, en el proveedor o durante la toma de medidas. Por eso, nuestra app móvil para iOS y Android no es un complemento opcional, sino una parte fija de la solución. La ficha de cliente y los soft facts se pueden consultar antes de cada cita, incluidas las preferencias, la situación familiar y las notas de encuentros anteriores. El acceso a proyectos y tareas con el estado actual, los puntos pendientes y los responsables, el registro de horas móvil con introducción rápida y temporizador de inicio/parada, la subida de fotos y documentos directamente desde la cámara al proyecto, la recepción de mercancías móvil con escaneo de códigos de barras/QR y la captura móvil de gastos y facturas recibidas mediante foto y OCR convierten la app en un verdadero compañero de trabajo. Las notificaciones push recuerdan aprobaciones, cumpleaños de clientes o cambios en las fechas de entrega y, gracias al modo sin conexión, la app funciona también en obras sin una conexión de red estable, con sincronización automática al recuperar la conexión. La autenticación segura con biometría, SSO y borrado remoto en caso de pérdida del dispositivo garantiza la protección necesaria de los datos sensibles de los clientes.
Los sistemas deben apoyar los procesos, no dictarlos
Somos conscientes de ello: la libertad en la arquitectura y el diseño debe preservarse. Defendemos que no se sobreestandaricen los procesos creativos y una lógica de proyecto flexible que se adapte a la forma de trabajar de los estudios de arquitectura e interiorismo, y no al revés. Esa es precisamente nuestra aspiración: un sistema que cubra todo el recorrido, desde la primera consulta del cliente hasta la fidelización a largo plazo, sin limitar la libertad creativa que caracteriza al segmento premium de la arquitectura, el interiorismo y la venta de mobiliario de alta gama.