Una solicitud recibida a través de un formulario vale tanto como la rapidez con la que llega a la persona adecuada de la empresa. En muchas organizaciones este paso sigue siendo central y manual: llega una solicitud, alguien la lee, decide quién es responsable y la reenvía. Eso lleva tiempo y, cuando crece el volumen de solicitudes, se convierte en un cuello de botella. El generador de formularios de 1Tool ofrece una alternativa: puede vincularse con el organigrama de la empresa, de modo que la estructura organizativa ya se tiene en cuenta al asignar un formulario enviado.
El problema de la distribución central y manual
Cuando cada solicitud entrante llega primero a un punto central y desde allí se reenvía manualmente, se produce un cuello de botella. Ese punto central no solo tiene que entender el contenido de cada solicitud, sino también saber quién es responsable de qué en la empresa en cada momento, una información que cambia continuamente a medida que la organización crece y las reestructuraciones internas son más frecuentes. Si falta ese conocimiento en el momento de la distribución, la solicitud tarda más en llegar a la persona adecuada o se envía primero al lugar equivocado y hay que reenviarla de nuevo.
La estructura organizativa como parte de la asignación
Como el generador de formularios de 1Tool puede vincularse con el organigrama, la estructura organizativa existente de la empresa interviene directamente en la gestión de un formulario enviado. Imagine, por ejemplo, un formulario de contacto en su sitio web por el que llegan consultas de distinto tipo: algunas técnicas, otras comerciales. Como la estructura organizativa se tiene en cuenta en la asignación, ya no hay que aclarar desde cero en cada solicitud qué departamento o persona es responsable, sino que la estructura registrada en el organigrama respalda esa asignación.
Qué significa en el día a día
Para las empresas con varios departamentos o sedes, esta vinculación supone un alivio notable para el punto de contacto central. Las solicitudes ya no tienen que evaluarse de nuevo por completo cada vez que llegan, porque la estructura de la empresa reflejada en el organigrama ya proporciona una base para la asignación. Esto acorta el tiempo entre la llegada de una solicitud y su tramitación por la persona adecuada, una ventaja que repercute directamente en los tiempos de respuesta y, por tanto, en la satisfacción de los clientes.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que seguir reenviando manualmente las solicitudes de formularios al departamento adecuado?
Gracias a la vinculación del generador de formularios con el organigrama, la estructura organizativa ya se tiene en cuenta al asignar un envío.
¿De dónde procede la información sobre las responsabilidades?
Del organigrama que mantiene la empresa, integrado como componente del formulario mediante una configuración propia del organigrama.
¿Forma parte esta función del generador de formularios general?
Sí, la configuración del organigrama es un componente que se puede añadir a un formulario en el generador de formularios de 1Tool.
¿Cuánto tarda actualmente de media en su empresa una solicitud entrante en llegar a la persona adecuada?