«Pero si nuestros datos están en Europa». Oímos esta frase a menudo cuando las empresas hablan de Microsoft 365, OneDrive o Copilot. Normalmente incluso es cierta y, sin embargo, ayuda menos de lo que se cree. Lo decisivo no es solo dónde está el servidor, sino de quién es.
En este artículo explicamos de forma comprensible y sin alarmismo qué hay detrás de la CLOUD Act, en qué se diferencia una suscripción personal de una empresarial y dónde están sus datos cuando trabaja con 1Tool.
Patriot Act, CLOUD Act, FISA: ¿qué rige realmente?
Cuando se habla de acceso estadounidense, muchos siguen pensando en la Patriot Act de 2001. Hoy son más importantes otras dos leyes:
- CLOUD Act (2018): las empresas estadounidenses deben entregar datos cuando así lo ordenan las autoridades de EE. UU., independientemente del país en el que esté el centro de datos. Un servidor en Fráncfort, Viena o Zúrich no cambia nada mientras el proveedor sea un grupo estadounidense.
- FISA, sección 702: permite a los servicios de inteligencia de EE. UU. vigilar a ciudadanos no estadounidenses a través de proveedores estadounidenses de comunicaciones y nube. Precisamente esta norma fue el motivo por el que el Tribunal de Justicia de la Unión Europea anuló dos acuerdos de datos anteriores entre la UE y EE. UU. («Safe Harbor» en 2015 y «Privacy Shield» en 2020).
La propia Microsoft lo reconoció abiertamente en 2025 ante el Senado francés: a la pregunta de si la empresa podía garantizar que los datos de clientes franceses nunca llegarían a las autoridades estadounidenses sin su consentimiento, la respuesta fue, en esencia: no, no puede garantizarlo. Según sus propias declaraciones, Microsoft examina estas solicitudes y se opone siempre que puede, pero la obligación legal se mantiene.
«Pero ¿no existe un acuerdo de protección de datos?»
Sí. Desde 2023 está en vigor el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. (Data Privacy Framework) y, desde 2024, también su equivalente suizo. Microsoft está certificada. Con ello, la transferencia de datos a EE. UU. es legalmente admisible.
Conviene saber dos cosas:
- El acuerdo regula si los datos pueden transferirse, pero no impide que las autoridades estadounidenses accedan a ellos.
- Es el tercer acuerdo de este tipo. El Tribunal de Justicia de la Unión Europea anuló los dos anteriores. Que el actual se mantenga depende también de la situación política en EE. UU.
Suscripción personal o empresarial: una gran diferencia
Un caso habitual en las pequeñas empresas: documentos de la empresa acaban en el OneDrive de una cuenta personal de Microsoft, por ejemplo con Microsoft 365 Personal, Familia o Premium. Es cómodo, pero no es el lugar adecuado para los datos de la empresa:
- Sin compromiso sobre la ubicación de los datos. En Microsoft, el «EU Data Boundary» y el almacenamiento de datos en Suiza solo se aplican a los contratos Business y Enterprise. Con las suscripciones personales, los datos también pueden almacenarse o procesarse en EE. UU.
- Sin contrato de encargo del tratamiento conforme al RGPD. Si guarda datos de clientes en una cuenta personal, le falta la base contractual que necesita como empresa frente a sus clientes.
- Funciones de IA. Lo que introduce en Copilot puede procesarse fuera de Europa. Las ofertas confidenciales, los datos del personal o los datos de salud no deben ir ahí.
- El lugar desde el que trabaja no importa. Que trabaje desde Graz, Múnich o Zúrich no cambia nada: lo determinante es dónde se gestiona la cuenta.
Incluso con un contrato empresarial y ubicación europea de los datos, la CLOUD Act sigue aplicándose. El contrato empresarial mejora claramente la situación, pero no resuelve la cuestión de fondo.
¿Dónde están sus datos en 1Tool?
1Tool lo desarrolla y opera Körbler GmbH en Austria. Sus datos de clientes, ofertas, facturas, proyectos y documentos se encuentran en nuestros servidores de un centro de datos en Wels (Alta Austria), operado por ITandTEL, una empresa del grupo austriaco eww.
- Operador austriaco, derecho austriaco: ningún grupo estadounidense al que se pueda obligar a entregar datos
- Operación certificada ISO/IEC 27001 en el operador del centro de datos
- 100 % electricidad verde, en gran parte de energía hidroeléctrica de la región
- Suministro eléctrico redundante con dos sistemas SAI y un grupo electrógeno de emergencia
- Protección de datos conforme al RGPD: estaremos encantados de comentar con usted en persona los detalles del encargo del tratamiento
Para ser sinceros: dónde hay excepciones
No queremos prometerle nada que no sea cierto. Hay funciones en las que los datos llegan deliberadamente a otro proveedor, pero solo si usted mismo las activa:
- Conectar un buzón de Microsoft 365: si conecta su buzón de Outlook a 1Tool, los correos pasan lógicamente por Microsoft, exactamente igual que si los escribiera directamente en Outlook. Así funciona la conexión.
- Funciones de IA: la IA de 1Tool funciona con la clave propia de su empresa en un proveedor de IA. Sin esa clave, la IA está desactivada y nada sale del centro de datos.
Por tanto, usted decide qué datos van adónde; lo habitual es: sus datos se quedan en Austria.
¿Y los documentos de Office?
Quien usa Microsoft sobre todo para Word, Excel y PowerPoint puede trabajar directamente con EuroOffice en 1Tool: abrir, editar y compartir documentos sin licencia de Microsoft y sin que los archivos salgan de los servidores de 1Tool. Más información sobre la integración de EuroOffice.
Lista de comprobación: ¿están bien protegidos los datos de su empresa?
✅ ¿Están los datos de clientes solo en cuentas de empresa y no en suscripciones personales en la nube?
✅ ¿Tiene un contrato de encargo del tratamiento con cada proveedor de nube?
✅ ¿Sabe en qué país tiene el proveedor su sede social, y no solo su centro de datos?
✅ ¿Está regulado qué datos pueden introducirse en herramientas de IA?
✅ ¿Se cifran adicionalmente los archivos especialmente sensibles antes de enviarlos a una nube estadounidense?
Si duda en algún punto, merece la pena analizarlo con más detalle.
Conclusión
Un centro de datos europeo está bien; un proveedor europeo, mejor. Para fotos y documentos privados, Microsoft 365 es una opción sólida. Para los datos de clientes, ofertas y facturas de su empresa, debería saber quién puede acceder a ellos en última instancia.
Con 1Tool, sus datos empresariales están en manos de un proveedor austriaco en un centro de datos austriaco, y dispone de CRM, ofertas, facturas, proyectos, tickets y documentos en una sola solución.
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Nota: este artículo ofrece una visión general y no constituye asesoramiento jurídico.
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