Encontrar a la persona adecuada para una tarea suele ser más difícil que registrar la propia tarea. Los planificadores no solo deben tener en cuenta la disponibilidad, sino también quién está mejor cualificado. Si esto se organiza en hojas de cálculo o de palabra, la visión de conjunto se pierde enseguida, sobre todo en equipos grandes con habilidades diversas y varios proyectos en marcha a la vez. Al final, a menudo es el azar o la intuición lo que decide quién se encarga de una tarea, en lugar de una valoración consciente de la disponibilidad y la idoneidad. El módulo de planificación de recursos de 1Tool reúne tareas abiertas, disponibilidad y habilidades en una sola vista.
Asignar tareas abiertas con arrastrar y soltar
En el módulo de planificación de recursos de 1Tool, los planificadores arrastran tareas o tickets abiertos directamente desde una lista a la línea de tiempo de un empleado concreto. Esta línea de tiempo está diseñada como una cronología de recursos tipo calendario, de modo que se ve de un vistazo quién está ya ocupado y cuándo, y dónde queda todavía capacidad. En lugar de gestionar las asignaciones en una lista aparte y comprobar por separado la disponibilidad en el calendario, ambas informaciones confluyen en la misma vista. Esto reduce el trabajo de coordinación entre varios sistemas u hojas de cálculo y convierte la planificación de recursos en un proceso visual y fácil de seguir, en el que los desplazamientos y replanificaciones se ven al instante. Sobre todo cuando las prioridades cambian a corto plazo, una tarea puede reasignarse sin complicaciones a otra persona o a otro momento con arrastrar y soltar. Para planificar varios proyectos en paralelo, esta vista común de la línea de tiempo resulta especialmente valiosa, porque los solapamientos y cuellos de botella se ven de inmediato, en lugar de descubrirse después en un informe.
Decidir con flexibilidad qué se crea al asignar
Al asignar una tarea o un ticket con arrastrar y soltar, se puede elegir si se crea una entrada en el plan de recursos, una tarea o una cita en el calendario. De este modo, la asignación se adapta a cada situación, según se trate de una simple planificación de capacidad o de que deba crearse directamente una tarea o una cita concreta en el calendario de la persona en cuestión. Esta flexibilidad es especialmente útil en equipos en los que conviven distintos tipos de planificación de intervenciones, por un lado una planificación previa aproximada y, por otro, citas concretas, sin necesidad de herramientas o vistas diferentes. Así, de un único paso de planificación surge exactamente el tipo de entrada que realmente se necesita en cada situación, sin que los planificadores tengan que retocar manualmente una asignación aproximada para convertirla en una tarea o una cita concreta.
Encontrar a la persona adecuada con filtros de habilidades
Además de la disponibilidad, el plan de recursos puede filtrarse por habilidades. Estas habilidades se registran para cada empleado con una valoración de 1 a 5 estrellas. Así, los planificadores pueden acotar de forma específica quién está mejor cualificado para una tarea determinada, en lugar de repartir las tareas únicamente en función de la capacidad libre. Sobre todo en actividades especializadas o tareas con altas exigencias técnicas, este filtro ayuda a asignar la tarea no simplemente a una persona disponible, sino a la más adecuada. Disponibilidad e idoneidad pueden tenerse en cuenta conjuntamente en un único paso de planificación, en lugar de comprobarlas una tras otra en fuentes separadas. Para los planificadores, esto significa menos consultas dentro del equipo sobre quién puede encargarse siquiera de una tarea concreta. Especialmente con tickets que llegan a última hora o tareas con requisitos especiales, se puede acotar directamente en el plan de recursos quién es un candidato razonable antes de asignar la tarea con arrastrar y soltar.
Preguntas frecuentes
¿Cómo se asignan las tareas en el plan de recursos?
Los planificadores arrastran tareas o tickets abiertos directamente desde una lista a la línea de tiempo del empleado deseado, representada como una cronología de recursos tipo calendario.
¿Se crea siempre automáticamente una cita en el calendario al asignar?
No, al asignar se puede elegir si se crea una entrada en el plan de recursos, una tarea o una cita en el calendario.
¿Cómo se valoran las habilidades de los empleados?
Las habilidades se registran para cada empleado con una valoración de 1 a 5 estrellas y pueden usarse como filtro en el plan de recursos para encontrar a la persona más adecuada.
¿Cómo se asegura actualmente de que las tareas no solo vayan a personas disponibles, sino también a las más cualificadas?
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