No todas las jornadas laborales pueden registrarse sin huecos en tiempo real. A menudo, un bloque de tiempo se imputa primero de forma global a un proyecto, aunque en realidad se haya trabajado en varias tareas, o una jornada entera se parece en su estructura a la del día anterior porque ciertas rutinas se repiten con regularidad. Hasta ahora, en muchos sistemas eso implicaba borrar y volver a registrarlo todo con esfuerzo, con el riesgo de perder tiempo sin querer o de asignarlo mal. 1Tool ofrece herramientas específicas para ambas situaciones, con las que los registros de tiempo pueden corregirse a posteriori o reutilizarse de forma eficiente, sin tener que descartar por completo las entradas existentes.
Dividir una entrada a posteriori
En 1Tool, una entrada de tiempo individual puede repartirse a posteriori, mediante un diálogo propio, entre varios proyectos, tareas o actividades. Esto resulta especialmente útil cuando, durante un bloque de tiempo largo, se ha trabajado realmente en distintas cosas, pero se quiere asignar correctamente solo después, por ejemplo al final de la jornada al revisar las propias imputaciones. En lugar de borrar la entrada original y registrar manualmente cada tramo de nuevo, el diálogo de división reparte directamente el tiempo existente entre los proyectos, tareas o actividades deseados. Así, el tiempo total sigue siendo correcto, mientras que el reparto se precisa a posteriori. Para los análisis y la facturación de proyectos es una ventaja palpable, porque al final el registro de tiempo refleja con más exactitud en qué se ha trabajado de verdad, aunque no se haya registrado al minuto desde el principio. Sobre todo en el trabajo por proyectos, en el que se atienden varios clientes o encargos en un mismo día, este ajuste posterior marca la diferencia entre una estimación aproximada y una base fiable para la facturación.
Duplicar una jornada completa en otra fecha
Para jornadas laborales recurrentes con un desarrollo similar, 1Tool ofrece un segundo diálogo independiente con el que pueden duplicarse todas las imputaciones de tiempo de un día completo en otra fecha. En lugar de volver a registrar por separado cada tarea, proyecto y actividad para el nuevo día, se traslada toda la estructura del día de origen. Esto resulta especialmente adecuado para actividades que se repiten con regularidad, como tareas rutinarias constantes o jornadas de estructura similar en las que los proyectos y tareas apenas varían de un día a otro. Después de duplicar, las distintas partidas pueden seguir ajustándose si es necesario, de modo que las diferencias con el día anterior pueden añadirse sin tener que reconstruir cada vez la estructura básica. Para los empleados con una rutina diaria estable y repetitiva, esto reduce notablemente el esfuerzo del registro de tiempo, ya que la estructura básica de un día no tiene que crearse desde cero cada vez, sino solo completarse con las diferencias reales.
También para compañeros, con los permisos adecuados
Ninguna de las dos funciones se limita a las imputaciones de tiempo propias. Con el permiso de administrador correspondiente, tanto la división de una entrada como la duplicación de una jornada completa pueden realizarse también para las imputaciones de un compañero. Esto es especialmente relevante cuando los responsables o las personas encargadas del registro de tiempo tienen que hacer correcciones a posteriori para el equipo, por ejemplo porque las entradas estaban incompletas o mal asignadas y la persona afectada ya no está disponible. De este modo, el mantenimiento de los datos sigue siendo gestionable de forma centralizada, sin que cada pequeña corrección tenga que hacerla necesariamente la propia persona. Para empresas con varios empleados, es una pieza importante para mantener el registro de tiempo limpio y coherente en su conjunto, en lugar de depender de cada persona ante cualquier discrepancia. Así, incluso los ajustes de mayor envergadura, por ejemplo tras unas vacaciones o una ausencia prolongada, pueden resolverse de forma eficiente sin pasar por la persona afectada.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que borrar una entrada mal asignada y volver a crearla?
No, mediante el diálogo de división, una entrada individual puede repartirse a posteriori entre varios proyectos, tareas o actividades.
¿Para qué sirve duplicar una jornada completa?
El diálogo es especialmente adecuado para jornadas laborales recurrentes con un desarrollo similar, en las que las imputaciones de tiempo de un día pueden trasladarse a otra fecha.
¿Solo puedo editar mis propias imputaciones de tiempo?
Con el permiso de administrador correspondiente, la división y la duplicación pueden realizarse también para las imputaciones de un compañero, no solo para las propias.
¿Cuánto tiempo pierde actualmente su equipo corrigiendo a posteriori los registros de tiempo?