Visuelle Orientierung
Nutzen Sie farbige Ordner zur besseren Übersicht.
1Tool · Funciones Módulo Documentos
Funciones Módulo Documentos
Gestión de documentos
Con el programa de gestión documental 1Tool puedes organizar tus archivos.
Qué hay detrás
Un sistema de gestión documental (SGD) profesional es indispensable para las empresas que quieren optimizar sus procesos de trabajo, crear transparencia y mejorar la colaboración. Con el software de gestión documental 1Tool, no sólo te ofrecemos una solución potente, sino también el complemento perfecto para los flujos de trabajo tradicionales.
Las principales funciones de un DMS:
Automatisierte Workflows
Dokumente werden nach vordefinierten Regeln automatisch verteilt und verarbeitet.
Archivierung und Revisionssicherheit
Sichere Aufbewahrung von Dokumenten gemäß gesetzlicher Anforderungen.
Zugriffsrechte
Detaillierte Berechtigungskonzepte für maximale Sicherheit.
Qué ofrece el software de gestión documental 1Tool
Nuestro software está diseñado específicamente para simplificar tus procesos y ahorrarte tiempo. Con funciones intuitivas y una interfaz fácil de usar, organizar los documentos es un juego de niños:
Hochladen und Strukturieren
Erstellen Sie Ordner, benennen Sie Dateien und passen Sie die Struktur Ihren Bedürfnissen an.
Effiziente Suche
Finden Sie Dokumente schnell dank durchsuchbarer Metadaten.
Teilen und Kommentieren
Teilen Sie Dokumente sicher und fügen Sie Anmerkungen hinzu.
Zentrale Verwaltung
Alle Dateien an einem Ort – immer und überall zugänglich.
Las ventajas de la gestión digital de documentos
Un DMS digital como 1Tool no sólo crea orden, sino que ofrece multitud de ventajas a las empresas:
Zeitersparnis
Reduzierte Suchzeiten durch strukturierte Ablage und intelligente Suchfunktionen.
Bessere Zusammenarbeit
Gemeinsame Nutzung von Dokumenten für Teams an verschiedenen Standorten.
Transparenz und Nachvollziehbarkeit
Versionierung und Protokollierung sorgen für Klarheit.
Flexibilität
Zugriff auf Dokumente von überall und zu jeder Zeit – auch mobil.
Kosteneffizienz
Automatisierte Workflows und zentralisierte Datenhaltung reduzieren manuelle Aufwände.
Rechtskonformität
Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen und Protección de datosstandards wie DSGVO.
Flujos de trabajo: La automatización hecha fácil
Un DMS moderno es algo más que un sistema de archivo: es una parte activa de tu organización. Con la ayuda de los flujos de trabajo, los documentos pueden enviarse automáticamente a los departamentos pertinentes y procesarse allí. Esto no sólo ahorra tiempo, sino que también reduce los errores.
Ejemplo: Recibo de factura
Un DMS reconoce automáticamente la información relevante, como el número de factura, la coteja con los datos existentes en el sistema ERP y envía la factura para su aprobación. Tras la comprobación, la factura se archiva y queda disponible para su uso futuro.
En las instalaciones o en la nube: ¿qué DMS te conviene?
On-Premise-DMS
Installiert auf lokalen Servern, mit maximaler Kontrolle über Daten.
Cloud-DMS
Zugriff von überall, ohne lokale Installation. Updates und Wartung werden vom Anbieter übernommen. Ideal für moderne, flexible Arbeitsweisen.
DMS y ERP: una poderosa combinación
Integrar un DMS con tu sistema ERP garantiza procesos fluidos y una mayor coherencia de los datos. Los datos que falten o sean incorrectos pueden añadirse automáticamente y todos los documentos se archivan a prueba de auditorías.
Conclusión: El camino hacia una gestión documental óptima
Con un sistema profesional de gestión documental como 1Tool, puedes aumentar de forma sostenible la eficacia de tu empresa. Ahorrarás tiempo, mejorarás la colaboración y sentarás las bases de métodos de trabajo orientados al futuro. Experimenta las ventajas de nuestro software en una demostración gratuita y da el primer paso hacia una gestión documental más eficaz.
Funciona junto con
Cuánto cuesta
Usted paga por puesto de trabajo, no por función. Cancelable mensualmente, servidores en Austria.
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