Les cabinets d'architecture et d'architecture d'intérieur reposent sur un modèle économique continu, piloté par les projets – de la première demande client à la conception et à la réalisation, jusqu'au service après-vente et à la fidélisation à long terme. C'est précisément là qu'intervient notre solution : un système ERP/CRM complet conçu spécifiquement pour l'architecture, l'architecture d'intérieur et le commerce de mobilier haut de gamme.
Le problème : des solutions isolées au lieu de processus continus
Beaucoup de cabinets connaissent la situation : la gestion de projet dans un outil, le suivi du temps dans un autre, les commandes dans Excel, la comptabilité dans un troisième système. Résultat : des solutions isolées, un manque d'intégration et une vue consolidée des projets, des clients et de la rentabilité qui n'est possible qu'au prix d'un important travail manuel. Notre système couvre de bout en bout la prospection, la gestion des projets, les achats, la réalisation des prestations et la facturation – avec une source de données de référence par objet, sans double saisie ni redondance. Au lieu de transférer manuellement des données d'un système à l'autre, chaque service – de la direction aux chefs de projet en passant par les achats – travaille sur la même base de données fiable.
Un CRM avec suivi des « soft facts » – la relation client personnelle au centre
Au cœur de notre CRM se trouve la relation client personnelle. En plus des fonctions CRM classiques comme la gestion des leads et des opportunités dès le premier contact, un dossier client à 360° avec contacts, intervenants, documents et rendez-vous, ainsi qu'un pipeline commercial avec étapes, probabilités et prévisions, nous proposons un suivi structuré des « soft facts ». Goûts et aversions personnels, famille et entourage, dates et occasions importantes, préférences de style et interdits, loisirs et centres d'intérêt, souhaits de contact personnels et réseau relationnel d'un client : rien de tout cela ne se perd dans un champ de texte libre. Ces informations sont saisies sous une forme librement définissable et structurée, que l'on peut analyser, rechercher et filtrer, et qui reste visible à chaque interaction avec le client. Avant chaque rendez-vous, lors d'une visite d'aménagement ou dans le cadre du service après-vente, toute l'histoire personnelle de la relation client est ainsi disponible. C'est ainsi qu'un projet ponctuel devient une relation client durable.
Gestion des projets et des commandes tout au long du processus
Notre structure de projet suit le processus de bout en bout : prospection → devis → commande → concept → plans d'exécution → suivi artistique du chantier → achats → montage → réception → après-vente. Plusieurs commandes par client – mission de conception, commande d'aménagement, avenants – reçoivent chacune un numéro de commande unique servant d'objet de coût. Grâce au chiffrage de projet, à la comparaison prévu/réalisé et au calcul de la marge sur coûts variables par projet, à la gestion des tâches et des jalons avec des modèles par type de projet, à une planification détaillée des ressources et des capacités dans tous les domaines d'activité ainsi qu'à la gestion des avenants avec circuit de validation, la direction et les chefs de projet gardent en permanence une vue d'ensemble. La gestion documentaire directement rattachée au projet – contrats, plans, procès-verbaux, bons de livraison, validations – garantit que toutes les parties prenantes disposent toujours de la version à jour.
Devis, confirmation de commande et facturation au même endroit
De la création de devis avec positions, variantes, base de calcul et modèles, à la confirmation de commande avec logique d'acompte, échéanciers de paiement et factures par phase, jusqu'aux factures d'acompte, partielles et finales liées à l'avancement du chantier : notre système couvre l'ensemble du processus de facturation, avec un circuit de validation avant envoi et la transmission de données structurées de factures et de pièces à la comptabilité – sans aucune double saisie.
Achats et commandes rattachés aux projets
Données fournisseurs avec conditions et listes de prix, catalogues de produits par catégorie comme l'éclairage, le mobilier, la menuiserie, la vitrerie ou les textiles, un processus de commande lié au projet avec dates de livraison et fonction de rappel, ainsi que la réception des marchandises avec contrôle des quantités et de la qualité et des lieux de livraison variables – atelier, showroom, chantier ou directement chez le client : les achats et les commandes sont entièrement intégrés au déroulement du projet, y compris la vérification des factures par rapprochement de la commande et du bon de livraison, ainsi que la gestion des réclamations et des garanties avec historique.
Suivi du temps et coûts de personnel maîtrisés
Saisie des heures par projet et par commande pour tous les collaborateurs – sur le web et sur mobile – avec une distinction claire entre heures facturables et non facturables, des taux horaires individuels par collaborateur et par activité, ainsi qu'un circuit de validation pour le contrôle et l'affectation aux projets. La gestion des congés, des arrêts maladie et des absences ainsi que l'analyse des heures prévues/réalisées par projet et par collaborateur complètent le suivi du temps.
Multi-sociétés, rôles et facturation intragroupe
Pour les groupes comptant plusieurs sociétés – par exemple une société commerciale et une société d'architectes agréés –, notre système offre une véritable gestion multi-sociétés avec des séries de numérotation de pièces distinctes et la facturation intragroupe, ainsi qu'un concept granulaire de rôles et de droits pour la direction, les responsables de service, les rôles opérationnels et les intervenants externes. Des analyses transversales donnent à tout moment à la direction une vue d'ensemble de toutes les sociétés.
API-first : des interfaces propres au lieu d'exports manuels
Nous ne nous considérons pas comme un remplaçant de systèmes éprouvés comme la comptabilité, mais comme un complément. Grâce à des interfaces ouvertes et documentées (API-first), nous connectons les logiciels de comptabilité, les outils de gestion de projet, les plannings de chantier, Power BI et Microsoft 365 – des interfaces plutôt que des exports manuels, pour que les données circulent là où elles sont nécessaires, sans redondance ni double saisie.
Reporting et tableaux de bord prêts à l'emploi
Cockpit de projet, carnet de commandes, pipeline, taux d'occupation et indicateurs de trésorerie sont disponibles sous forme de tableaux de bord prêts à l'emploi. Grâce à une mise à disposition structurée des données pour Power BI, la direction garde en permanence un œil sur la comparaison prévu/réalisé au niveau des projets.
Mobile-first pour une utilisation opérationnelle en déplacement
Une part importante de la création de valeur se déroule hors du bureau – sur le chantier, en rendez-vous client, au showroom, chez le fournisseur ou lors des relevés sur place. Notre application mobile pour iOS et Android n'est donc pas une option, mais un élément à part entière de la solution. Le dossier client et les « soft facts » sont consultables avant chaque rendez-vous, y compris les préférences, la situation familiale et les notes des rencontres précédentes. L'accès aux projets et aux tâches avec l'état actuel, les points ouverts et les responsabilités, le suivi du temps mobile avec saisie rapide et minuteur marche/arrêt, l'envoi de photos et de documents directement depuis l'appareil photo vers le projet, la réception mobile des marchandises avec scan de codes-barres et QR codes, ainsi que la saisie mobile des notes de frais et des factures fournisseurs par photo et OCR font de l'application un véritable compagnon de travail. Des notifications push rappellent les validations, les anniversaires des clients ou les changements de dates de livraison, et grâce au mode hors ligne, l'application fonctionne aussi sur les chantiers sans connexion stable – avec synchronisation automatique dès le retour du réseau. Une authentification sécurisée par biométrie, SSO et effacement à distance en cas de perte de l'appareil assure la protection nécessaire des données clients sensibles.
Les systèmes doivent soutenir les processus, pas les dicter
Nous en sommes conscients : la liberté en matière d'architecture et de design doit être préservée. Nous refusons toute standardisation excessive des processus créatifs et défendons une logique de projet flexible, qui s'adapte à la façon de travailler des cabinets d'architecture et d'architecture d'intérieur – et non l'inverse. C'est précisément notre ambition : un système qui couvre tout le parcours, de la première demande client à la fidélisation à long terme, sans restreindre la liberté créative qui caractérise le segment haut de gamme de l'architecture, de l'architecture d'intérieur et du commerce de mobilier haut de gamme.