Les factures impayées coûtent aux entreprises non seulement des liquidités, mais aussi du temps lorsqu'il faut assurer le suivi des rappels de paiement. Les relances classiques par e-mail ou par courrier ne sont souvent remarquées par les clients qu'avec retard, surtout lorsque la boîte de réception est déjà pleine ou que le courrier n'est ouvert qu'au bout de plusieurs jours. WhatsApp, en revanche, est consulté par beaucoup de gens plusieurs fois par jour. Pour la comptabilité, un encaissement plus rapide signifie en outre moins d'efforts pour le suivi des créances ouvertes. 1Tool en tire parti et permet d'envoyer des rappels de paiement automatisés par WhatsApp, en s'appuyant sur l'intégration WhatsApp Business du CRM. Le processus de relance existant gagne ainsi un canal supplémentaire, remarqué rapidement.
Un canal supplémentaire pour les relances
Le rappel de paiement par WhatsApp ne remplace pas la relance classique par e-mail ou par courrier : il la complète. Pour les entreprises, cela signifie qu'elles n'ont pas à modifier en profondeur leur processus de relance existant, mais peuvent simplement y ajouter WhatsApp comme élément supplémentaire. Comme de nombreux clients ont leur smartphone, et donc WhatsApp, bien plus souvent sous les yeux que leur boîte e-mail ou leur boîte aux lettres, la probabilité qu'un rappel de paiement soit effectivement remarqué, et rapidement, augmente. Notamment pour les factures arrivant à échéance ou venant de l'atteindre, ce contact plus rapide peut faire la différence entre un paiement ponctuel et un paiement obtenu seulement après un délai supplémentaire. L'intégration dans 1Tool permet d'utiliser ce canal supplémentaire sans outil séparé. Les entreprises peuvent ainsi décider elles-mêmes dans quels cas WhatsApp est utile comme canal additionnel, par exemple pour des échéances particulièrement urgentes, et dans quels cas la voie classique suffit. Cette flexibilité permet de compléter le processus de relance existant pas à pas, plutôt que de le transformer entièrement.
Des modèles de messages avec des variables dynamiques
L'envoi s'appuie sur un modèle de message approuvé par Meta, qui fonctionne avec des variables dynamiques. Celles-ci permettent par exemple d'insérer automatiquement le numéro de facture ou le montant restant dû, de sorte que chaque rappel de paiement est adapté à la facture concernée sans qu'il faille reformuler le texte à chaque fois. Cela fait gagner du temps lorsque plusieurs rappels sont à envoyer en même temps et garantit une image homogène et professionnelle auprès des clients. Comme le modèle doit être approuvé au préalable par Meta, on s'assure également que l'envoi automatisé respecte les règles de la communication professionnelle sur WhatsApp, au lieu d'envoyer des messages rédigés librement sans validation. Cela réduit aussi le risque de fautes de frappe lorsque des montants ou des numéros de facture sont recopiés à la main dans un message. Et comme le modèle est fixé à l'avance, le ton de la communication reste cohérent d'un rappel de paiement à l'autre.
Un aperçu avant l'envoi
Avant qu'un rappel de paiement ne soit réellement envoyé, le message peut être visualisé en aperçu avec les variables remplies. La personne qui déclenche le rappel voit ainsi exactement comment le message arrivera chez le client, y compris les données de facturation insérées automatiquement. Cela apporte du contrôle, justement parce qu'il s'agit d'une communication automatisée, adressée aux clients, sur un sujet sensible comme les impayés. Les erreurs, par exemple des montants mal insérés, peuvent ainsi être détectées avant l'envoi plutôt qu'après. Pour les entreprises, cette étape intermédiaire signifie qu'automatisation et contrôle ne s'opposent pas : l'envoi est automatisé et sans effort manuel supplémentaire, mais la vérification du contenu avant l'envoi reste possible. Cette possibilité de contrôle est particulièrement précieuse lorsque des rappels sont préparés pour plusieurs clients en même temps et qu'une seule erreur pourrait sinon facilement se répéter. L'automatisation reste ainsi un outil qui accélère le processus, sans renoncer au contrôle du contenu de chaque message.
Questions fréquentes
Le rappel par WhatsApp remplace-t-il la relance classique par e-mail ou par courrier ?
Non, il complète les canaux de relance existants par un canal supplémentaire, remarqué rapidement.
Quelles données peuvent être insérées automatiquement dans le message ?
Le modèle fonctionne avec des variables dynamiques, par exemple pour le numéro de facture ou le montant restant dû.
Puis-je contrôler le message avant l'envoi ?
Oui, le message peut être visualisé en aperçu avec les données insérées avant l'envoi.
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