Toutes les journées de travail ne peuvent pas être saisies en temps réel sans interruption. Souvent, un bloc de temps est d’abord imputé globalement à un projet alors que l’on a en réalité travaillé sur plusieurs tâches, ou bien une journée entière ressemble dans sa structure à la veille, parce que certaines routines se répètent régulièrement. Dans de nombreux systèmes, cela signifiait jusqu’ici supprimer puis tout ressaisir péniblement, avec le risque de perdre du temps par inadvertance ou de l’imputer au mauvais endroit. 1Tool propose pour ces deux situations des outils dédiés, qui permettent de corriger les saisies de temps a posteriori ou de les réutiliser efficacement, sans devoir abandonner entièrement les entrées existantes.
Diviser une entrée a posteriori
Dans 1Tool, une entrée de temps peut être répartie après coup, via une boîte de dialogue dédiée, sur plusieurs projets, tâches ou activités. C’est particulièrement utile lorsque l’on a réellement travaillé sur différentes choses pendant un long bloc de temps, mais que l’on ne souhaite les imputer proprement qu’après coup, par exemple en fin de journée, lors du contrôle de ses propres saisies. Au lieu de supprimer l’entrée initiale et de ressaisir manuellement chaque séquence, la boîte de dialogue de répartition divise directement le temps existant entre les projets, tâches ou activités souhaités. Le temps total reste ainsi exact, tandis que la répartition est affinée a posteriori. Pour les analyses et la facturation des projets, c’est un avantage tangible, car la saisie des temps reflète au final plus fidèlement ce sur quoi on a réellement travaillé, même si cela n’a pas été saisi à la minute près dès le départ. Dans le travail par projet en particulier, où plusieurs clients ou commandes sont traités dans la même journée, cet ajustement a posteriori fait la différence entre une estimation approximative et une base de facturation fiable.
Dupliquer une journée entière sur une autre date
Pour les journées de travail récurrentes au déroulement similaire, 1Tool propose une seconde boîte de dialogue, distincte, qui permet de dupliquer l’ensemble des imputations de temps d’une journée sur une autre date. Au lieu de ressaisir individuellement chaque tâche, chaque projet et chaque activité pour le nouveau jour, toute la structure de la journée d’origine est reprise. C’est idéal pour les activités qui se répètent régulièrement, comme des tâches de routine constantes ou des journées de travail structurées de façon similaire, dans lesquelles projets et tâches varient peu d’un jour à l’autre. Après la duplication, chaque poste peut encore être ajusté si nécessaire, de sorte que les écarts par rapport à la veille peuvent être ajoutés sans devoir reconstruire la structure de base à chaque fois. Pour les collaborateurs dont l’emploi du temps est stable et répétitif, cela réduit sensiblement l’effort de saisie des temps, puisque la structure de base d’une journée n’a plus à être recréée à chaque fois, mais seulement complétée par les écarts réels.
Aussi pour les collègues, avec les droits appropriés
Ces deux fonctions ne se limitent pas à vos propres imputations de temps. Avec le droit administrateur approprié, il est possible de diviser une entrée ou de dupliquer une journée entière également pour les imputations d’un collègue. C’est particulièrement utile lorsque des responsables ou les personnes chargées de la saisie des temps doivent apporter des corrections pour l’équipe a posteriori, par exemple parce que des entrées étaient incomplètes ou mal imputées et que la personne concernée n’est plus disponible. La gestion des données reste ainsi pilotable de manière centralisée, sans que chaque petite correction doive obligatoirement être effectuée par la personne elle-même. Pour les entreprises comptant plusieurs collaborateurs, c’est un élément important pour maintenir une saisie des temps propre et cohérente dans son ensemble, au lieu de dépendre de chaque personne à la moindre incohérence. Même des régularisations plus importantes, par exemple après des congés ou une absence prolongée, peuvent ainsi être réglées efficacement sans passer par la personne concernée.
Questions fréquentes
Dois-je supprimer et recréer une entrée mal imputée ?
Non, la boîte de dialogue de répartition permet de diviser après coup une entrée unique entre plusieurs projets, tâches ou activités.
À quoi sert la duplication d’une journée entière ?
Cette fonction convient particulièrement aux journées de travail récurrentes au déroulement similaire, dont les imputations de temps peuvent être reportées sur une autre date.
Puis-je modifier uniquement mes propres imputations de temps ?
Avec le droit administrateur approprié, la répartition et la duplication peuvent aussi être effectuées pour les imputations d’un collègue, et pas seulement pour les vôtres.
Combien de temps votre équipe perd-elle actuellement à corriger après coup les saisies de temps ?
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