Dans le service terrain, la réussite d'une journée de travail ne dépend pas seulement du nombre de rendez-vous prévus, mais aussi du réalisme du temps prévu entre chacun d'eux. Si le temps de trajet entre deux visites clients est sous-estimé, les rendez-vous suivants glissent, les clients attendent inutilement et les collaborateurs subissent une pression horaire. Souvent, un planning trop serré n'apparaît qu'une fois le technicien ou le commercial déjà sur la route. Un affichage fiable des temps de trajet directement dans la planification des rendez-vous permet d'éviter ce problème dès l'étape de répartition.
Les temps de trajet par collaborateur et par jour en un coup d'œil
Le plan de ressources de 1Tool calcule et affiche, pour chaque collaborateur et chaque jour, les temps de trajet entre rendez-vous consécutifs. Les planificateurs n'ont donc pas à estimer eux-mêmes les distances entre les lieux d'intervention ni à les rechercher dans une application cartographique séparée : ils voient l'information pertinente là où le planning journalier est établi. Cela fait gagner du temps lors de la planification et réduit le risque de se tromper lourdement sur les temps de trajet. Pour les équipes comptant plusieurs collaborateurs terrain qui visitent au fil de la journée différents clients à différents endroits, une telle vue d'ensemble est un élément essentiel d'une planification journalière qui fonctionne. Les temps de trajet s'affichent automatiquement dans le contexte des rendez-vous déjà planifiés, si bien qu'ils s'intègrent directement dans la routine quotidienne de répartition, sans travail manuel supplémentaire.
Repérer tôt les journées irréalistes
Le véritable intérêt apparaît lorsque trop peu de temps a été prévu pour le trajet entre deux rendez-vous. Comme le temps de trajet est visible juste à côté ou entre les rendez-vous concernés, le planificateur voit d'un coup d'œil si une journée planifiée est tout simplement faisable. Au lieu d'un planning complet sur le papier mais trop serré dans la réalité, la planification peut être corrigée en amont en déplaçant ou en échangeant des rendez-vous, ou en les répartissant autrement entre les collaborateurs disponibles. Cela réduit les retards au quotidien et permet de rendre visite aux clients de manière plus fiable dans le créneau convenu. Pour les entreprises ayant des tournées récurrentes, cela signifie aussi qu'une image plus réaliste se dégage avec le temps du nombre de rendez-vous qu'il est vraiment judicieux de planifier par jour et par collaborateur.
Les plannings journaliers à portée de main, même en déplacement
Tous les collaborateurs terrain n'ont pas un accès permanent à une application ou à un appareil mobile pendant leurs trajets ou chez le client. C'est pourquoi les plannings journaliers de 1Tool peuvent être exportés en PDF ou imprimés directement. Le planning final, temps de trajet calculés compris, peut ainsi être emporté sur papier, par exemple comme solution de secours si aucune connexion Internet stable n'est disponible en route. Pour la répartition, cela apporte une flexibilité supplémentaire, car le même planning peut être consulté numériquement dans 1Tool ou transmis sur papier ou en fichier PDF, par exemple par e-mail au collaborateur concerné.
Questions fréquentes
Les temps de trajet sont-ils calculés automatiquement ou doivent-ils être saisis manuellement ?
Les temps de trajet entre rendez-vous consécutifs sont calculés et affichés automatiquement dans le plan de ressources.
À qui s'adresse l'affichage des temps de trajet dans le plan de ressources ?
Il s'adresse avant tout aux planificateurs qui établissent les plannings journaliers des collaborateurs terrain et veulent vérifier si l'enchaînement prévu des rendez-vous est réaliste.
Puis-je utiliser un planning journalier en dehors de 1Tool ?
Oui, les plannings journaliers peuvent être exportés en PDF ou imprimés directement ; ils sont donc disponibles même sans accès permanent à l'application.
Combien de fois, ces dernières semaines, vos collaborateurs terrain ont-ils dû réorganiser au pied levé un planning trop serré ?
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