Dans de nombreuses entreprises, les besoins en matière de fiche contact varient fortement – le service commercial a besoin d'autres informations en un coup d'œil que la comptabilité ou le service client. Les CRM classiques imposent généralement une structure fixe, dans laquelle tous les champs sont disposés de la même manière pour tous les utilisateurs, quels que soient leurs besoins réels. En pratique, des informations importantes n'apparaissent souvent qu'après avoir fait défiler plusieurs fois la page, tandis que des champs rarement utilisés occupent une place de choix. Pour les utilisateurs, cela se traduit au quotidien par des détours inutiles, car les données pertinentes doivent d'abord être rassemblées au lieu d'être visibles d'un coup d'œil. C'est pourquoi 1Tool propose un générateur de formulaires qui permet de concevoir individuellement la mise en page des fiches détaillées pour chaque type d'objet. La vue d'un contact ou d'un autre objet peut ainsi être adaptée précisément à vos besoins, au lieu de devoir travailler avec une mise en page rigide et imposée.
Composer les mises en page par glisser-déposer
Les administrateurs composent la vue détaillée d'un type d'objet directement par glisser-déposer. Les éléments disponibles sont des champs individuels, des colonnes et des lignes imbriquées, que l'on peut disposer librement. Un champ peut par exemple être placé dans une colonne étroite à côté d'un autre, tandis qu'en dessous suit une nouvelle ligne avec d'autres champs, elle aussi divisée en colonnes. Grâce à cette imbrication, on peut construire une structure qui correspond exactement à la densité d'information et à l'ordre pertinents pour chaque cas d'usage – d'une vue d'ensemble compacte à une fiche détaillée sur plusieurs colonnes. Comme les éléments sont déplacés visuellement, aucune programmation n'est nécessaire. Le résultat est une mise en page qui n'a pas besoin d'être développée après coup par un prestataire externe, mais qui peut être ajustée par les personnes qui connaissent le mieux les besoins de l'entreprise. Si l'on constate au quotidien qu'une disposition n'est pas optimale, la mise en page peut généralement être modifiée rapidement, sans devoir lancer un projet distinct.
Une vue adaptée à chaque type d'objet
Le générateur de formulaires n'est pas réservé aux contacts : il est en principe disponible pour différents types d'objets. Chaque type d'objet peut donc disposer de sa propre vue détaillée, conçue indépendamment en fonction de son contenu. Une fiche contact peut ainsi être structurée différemment de la vue d'un projet ou d'un autre objet – chacune avec les champs et l'organisation pertinents pour ce domaine. Pour les entreprises qui utilisent 1Tool dans plusieurs services, cela signifie que le logiciel s'adapte aux processus existants, et non l'inverse. Si les besoins évoluent, la mise en page peut être modifiée à tout moment sans toucher au modèle de données existant. La vue détaillée reste ainsi un outil qui évolue avec vous, au lieu d'être figée une fois pour toutes. Surtout lorsque plusieurs services travaillent sur les mêmes objets avec des priorités différentes, cette flexibilité est payante à long terme, car aucun service ne doit se contenter d'une mise en page de compromis pensée en réalité pour un autre.
Visibilité par champ selon le groupe de contacts
Outre la disposition générale, il est possible de définir pour certains champs une exception de visibilité selon le groupe de contacts. Certains champs peuvent ainsi n'être affichés que pour des groupes de contacts choisis, au lieu d'être visibles pour tous les contacts. C'est utile par exemple lorsqu'une information n'a de sens ou ne s'applique qu'à une catégorie de contacts donnée et ne ferait qu'encombrer la vue dans les autres cas. Grâce à ce contrôle fin, la fiche détaillée reste claire même lorsque le nombre de champs augmente, car chaque groupe de contacts ne voit que les informations qui le concernent. Cette combinaison d'une mise en page libre et d'une visibilité par champ fait de la vue détaillée un outil que l'on peut adapter très précisément à différents types de contacts et cas d'usage, sans devoir maintenir plusieurs vues entièrement séparées. Au lieu de créer une vue distincte pour chaque groupe de contacts, une structure de base commune suffit, dans laquelle certains champs sont affichés ou masqués selon le groupe.
Questions fréquentes
Faut-il programmer pour adapter la vue de formulaire ? Non. Les mises en page sont composées par glisser-déposer à partir de champs, de colonnes et de lignes, sans écrire la moindre ligne de code. Une vue détaillée personnalisée ne concerne-t-elle que les contacts ? Le générateur de formulaires est en principe disponible pour différents types d'objets : on peut donc concevoir individuellement non seulement la fiche contact, mais aussi la vue d'autres objets. Peut-on rendre certains champs visibles uniquement pour certains contacts ? Oui. Pour certains champs, une exception de visibilité selon le groupe de contacts peut être définie, de sorte qu'ils ne s'affichent que pour les groupes de contacts sélectionnés. À quoi ressemble la fiche contact idéale pour votre entreprise ?
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