FAQ sur la protection des données

Comment les données sont-elles sauvegardées et combien de temps les copies de sauvegarde sont-elles conservées ?

Nous effectuons des sauvegardes quotidiennes pour nos clients pendant six semaines. Cela signifie que les 42 derniers jours sont sauvegardés quotidiennement pour vous. La restauration des données est possible selon le principe du fair-use, ce qui signifie que nous ne demandons en principe rien pour une restauration. ____ Qui a accès à mes données et celles-ci sont-elles transmises à des tiers ? Notre personnel n’accède aux données des clients que si le client a fait une demande auprès du service d’assistance à la clientèle ou si l’accès aux données est nécessaire pour fournir les services ou pour prévenir ou traiter les problèmes de service ou techniques, ou si 1Tool est tenu de le faire en vertu d’une disposition légale contraignante. 1Tool déclare de manière juridiquement contraignante que toutes les personnes chargées du traitement des données ont été tenues à la confidentialité avant le début de leur activité. En particulier, l’obligation de confidentialité des personnes chargées de la circulation des données est maintenue même après la fin de leur activité et leur départ du prestataire de services. L’obligation de confidentialité doit également être respectée pour les données des personnes morales et des sociétés de personnes relevant du droit commercial. Des accords de confidentialité distincts ont également été conclus avec nos partenaires (Brunner Webhosting, ITandTEL). Dans la mesure où 1Tool est obligé de divulguer des informations en vertu de dispositions légales contraignantes, 1Tool ne vérifiera pas, ne transmettra pas à des tiers et ne fera pas référence à des données client. Nous ne mettrons à la disposition de tiers des données allant au-delà de celles que vous avez fournies, en particulier les données que vous avez mises à notre disposition à des fins internes pour la simple exécution du contrat, qu’en cas d’obligation légale correspondante ou pour la défense d’intérêts légitimes. ____ Combien de temps faut-il pour supprimer mes données ? La suppression que vous demandez est généralement effectuée dans un délai de 2 jours ouvrables. En outre, il est possible de supprimer des enregistrements individuels, mais nous devons vous informer que la suppression d’enregistrements individuels, à moins que ce qui doit être supprimé ne soit défini précisément, entraîne des frais que nous devrons faire valoir auprès de nos clients. Si une récupération de données s’avère nécessaire, nous veillons à ne pas restaurer les données supprimées. ____ Que dois-je indiquer en tant que client dans la déclaration de confidentialité de Körbler ? Si des données sont collectées sur votre site web via Typo3, WordPress ou via notre logiciel 1Tool (par exemple : au moyen d’un formulaire de newsletter ou de contact), la déclaration de protection des données doit mentionner que la société Körbler GmbH est un sous-traitant et que des données sont collectées, traitées et utilisées pour votre compte. ____ Quelles sont les informations obligatoires à fournir lors de l'inscription à la newsletter ? En vertu du principe de minimisation et d’évitement des données, seule l’adresse électronique peut être une condition préalable à l’inscription.
Dès l’inscription, l’utilisateur doit pouvoir identifier le contenu de la newsletter. En outre, il doit être informé qu’il peut se désinscrire à tout moment. En outre, dès lors que vous collectez des données personnelles via un formulaire de newsletter/contact (par exemple nom, adresse, e-mail), le visiteur doit être informé dans la déclaration de confidentialité de la manière dont ces données seront utilisées. C’est pourquoi chaque formulaire doit être muni d’une case à cocher qui ne permet l’envoi de la saisie qu’après avoir été activée/consentie par l’utilisateur. Le texte de la déclaration de consentement, tout comme celui de la déclaration de confidentialité, peuvent être facilement enregistrés dans l’outil in1Tool. ____ Faut-il demander une "autorisation" supplémentaire aux contacts existants pour qu'ils continuent à recevoir les newsletters ? Non, les consentements valablement obtenus jusqu’à présent ne perdent pas leur validité. Toutefois, vous devez disposer d’une preuve du consentement (par exemple, par écrit ou sous forme d’enregistrement numérique). Par exemple, si vous n’avez pas de consentement valide de la part de vos prospects, vous ne pouvez plus leur envoyer d’e-mails. En outre, étant donné que tout traitement de données doit reposer sur une base juridique valable, les données doivent être immédiatement supprimées en l’absence de consentement valable. ____ Comment puis-je inclure un texte de consentement et une déclaration de confidentialité pour les formulaires dans 1Tool ? Pour définir les paramètres de confidentialité nécessaires dans le 1Tool, cliquez sur Données de base – Protection des données. Ici, vous devez d’abord activer l’application en général et saisir le nom de vos paramètres de confidentialité (par exemple, le nom du formulaire pour lequel vous créez le texte de consentement). Ensuite, vous pouvez soit définir vous-même un texte de consentement individuel pour votre case à cocher, soit adapter en conséquence la variante que nous proposons (par exemple : ajout du nom de l’entreprise, du thème de la newsletter, etc.) Dans un deuxième temps, il s’agit de déposer la déclaration de protection des données. Vous pouvez l’insérer sous forme de texte dans le 1Tool ou – s’il existe déjà une page avec votre règlement sur la protection des données – la relier en externe. Sur demande, nous pouvons également créer une déclaration de confidentialité adaptée à vos besoins. Enfin, vous devez cocher la case et déterminer les formulaires auxquels le consentement et la déclaration de confidentialité doivent s’appliquer. ____ Comment créer un registre de traitement dans le 1Tool ? Il est recommandé que chaque entreprise dispose d’un registre de traitement, c’est-à-dire d’un registre de toutes les opérations de traitement effectuées dans l’entreprise. Ce registre de traitement doit fournir des informations sur les processus de traitement des données dans l’entreprise et être établi par écrit, au mieux sous forme électronique. Les informations telles que la finalité du traitement des données, les destinataires, la durée de conservation prévue, etc. doivent être définies pour toutes les données de l’entreprise. Dans le 1Tool, vous pouvez sélectionner Données de base – Protection des données – Registre de traitement commencez par enregistrer toutes les informations nécessaires pour les groupes de contacts que vous avez créés. Pour ce faire, double-cliquez dans la colonne correspondante et ajoutez vos détails ou, en cas de transfert de données à caractère personnel vers des pays tiers, cochez la case correspondante. Sélectionnez ensuite la période de conservation et déposez une description générale des mesures techniques et organisationnelles pour la sécurité du traitement des données. En plus des opérations de traitement dans le 1Tool, vous pouvez ajouter vous-même des lignes supplémentaires à ce registre de traitement afin d’inclure les opérations de traitement de votre entreprise qui se déroulent en dehors de celui-ci.

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