Di solito un organigramma mostra una sola cosa: la situazione attuale. Chi ricopriva quale ruolo un anno fa, quale struttura era in vigore al momento di un determinato progetto o come è cambiato un reparto nel corso del tempo: un’istantanea di questo tipo non permette di rispondere. È proprio qui che entra in gioco l’organigramma di 1Tool, che non si limita a rappresentare la struttura attuale, ma conserva anche una cronologia completa delle modifiche.
Più di una semplice istantanea
In 1Tool una vista dedicata mostra la cronologia delle modifiche agli utenti: chi ricopriva quale ruolo, e in quale punto della struttura, in un dato momento. In questo modo l’organigramma passa da semplice fotografia a strumento che rende visibili i cambiamenti nel tempo. Ciò è particolarmente importante quando occorre ricostruire avvicendamenti del personale, riorganizzazioni o promozioni, sia per motivi organizzativi sia per chiarire una domanda riferita al passato.
Esportare gli stati storici
Oltre alla semplice consultazione della cronologia, 1Tool consente anche di esportare lo stato dell’organigramma a una data specifica. Invece di ricostruire faticosamente, a partire dalle singole modifiche, come fosse davvero la struttura in un determinato momento, è possibile esportare direttamente quello stato. Una funzione preziosa per analisi retrospettive, per la documentazione da presentare agli enti di controllo o per la tracciabilità interna, quando a posteriori bisogna stabilire chi fosse responsabile di quale area in un certo momento.
Perché è molto più di un optional
Un organigramma senza cronologia risponde solo alla domanda sul presente. Ma non appena entrano in gioco avvicendamenti del personale, piani di successione o analisi retrospettive, non basta più. Soprattutto nelle aziende in crescita, dove i cambiamenti strutturali sono frequenti, la domanda «Come eravamo organizzati allora?» si pone più spesso di quanto si pensi. Grazie alla cronologia e all’esportazione degli stati storici, in 1Tool questa domanda trova risposta senza laboriose ricostruzioni.
La tracciabilità come effetto collaterale
Il vantaggio pratico di un organigramma con cronologia emerge spesso solo a posteriori, quando sorge una domanda a cui nessuno aveva pensato al momento della creazione della struttura. Chi era responsabile di un reparto quando si è verificato un certo episodio, quale struttura era in vigore quando è stata presa una determinata decisione, o come è cambiato un ruolo nel corso di diverse riorganizzazioni? Poiché 1Tool conserva la cronologia in modo continuo, non è necessario ricostruire a posteriori, partendo da documenti sparsi, e-mail o dalla memoria dei collaboratori, che cosa valesse realmente in un dato momento. Lo stato storico esportato fornisce invece una base affidabile e subito utilizzabile, sia per chiarimenti interni sia per la documentazione nei confronti di terzi.
Domande frequenti
Posso vedere in 1Tool chi ricopriva quale ruolo in un momento precedente?
Sì. Una vista dedicata mostra la cronologia delle modifiche agli utenti, cioè chi ricopriva quale ruolo e quale posizione nella struttura, e quando.
È possibile esportare uno stato storico dell’organigramma?
Sì. 1Tool offre la possibilità di esportare in modo mirato lo stato a una data specifica.
Per chi è particolarmente utile la cronologia dell’organigramma?
È particolarmente utile per le aziende con frequenti avvicendamenti del personale o riorganizzazioni, oltre che per le analisi retrospettive e la tracciabilità interna delle responsabilità.
Come rispondereste oggi alla domanda su come era strutturata la vostra organizzazione un anno fa?