In un’azienda molti appuntamenti si ripetono secondo uno schema fisso: la riunione settimanale, la manutenzione mensile o un corso che si tiene sempre nello stesso giorno della settimana alla stessa ora. Se questi appuntamenti vengono creati uno per uno a mano, il lavoro di gestione ricorrente cresce rapidamente ed errori come un appuntamento dimenticato o trascritto male sono quasi inevitabili. Una funzione di calendario che gestisce fin dall’inizio gli schemi ricorrenti fa risparmiare molto tempo. Per questo in 1Tool gli appuntamenti si possono creare con vere regole di ricorrenza e, per i contatti con un ritmo fisso, sono disponibili anche calendari dei corsi dedicati.
Regole di ricorrenza invece di appuntamenti singoli
Gli appuntamenti del calendario di 1Tool supportano vere regole di ricorrenza, ad esempio giornaliera, settimanale, mensile o annuale. Si basano sullo standard RRULE, molto diffuso e utilizzato anche da molte altre applicazioni di calendario per definire appuntamenti ricorrenti. Un appuntamento va quindi creato una sola volta con lo schema di ricorrenza desiderato, invece di inserire una voce separata nel calendario per ogni singola occorrenza. Questo non solo riduce il lavoro di gestione, ma diminuisce anche il rischio che, creando a mano molti appuntamenti singoli, uno venga dimenticato o inserito con una data sbagliata. Tutti i tipi di appuntamenti ricorrenti dell’attività quotidiana, dalle riunioni interne agli appuntamenti periodici con i clienti, dispongono così di una base uniforme.
Calendari dei corsi dedicati per contatti con un ritmo fisso
Per i contatti con un ritmo fisso e ricorrente, come i partecipanti ai corsi, 1Tool offre inoltre calendari dei corsi dedicati per ogni contatto. Qui vengono registrati giorno della settimana, orario e schema di ricorrenza del rispettivo contatto. Queste informazioni sono quindi salvate direttamente sul contatto e non sparse da qualche parte nel calendario, il che garantisce una visione chiara soprattutto con un numero elevato di partecipanti con schemi diversi. Chi vuole verificare regolarmente quando un determinato partecipante si presenta di solito trova questa informazione direttamente sul contatto, senza doverla prima cercare nel calendario.
Appuntamenti generati automaticamente
A partire dai dati del calendario dei corsi di un contatto, 1Tool genera automaticamente gli appuntamenti corrispondenti nel calendario. Giorno, orario e schema di ricorrenza registrati non devono quindi essere riportati anche manualmente nel calendario. Ciò fa risparmiare tempo nella registrazione di nuovi partecipanti e garantisce al tempo stesso che gli appuntamenti visibili nel calendario corrispondano sempre al ritmo registrato sul contatto. Se il ritmo di un partecipante cambia, la modifica può essere effettuata centralmente nel suo calendario dei corsi, invece di dover cercare e adattare uno per uno gli appuntamenti esistenti.
Domande frequenti
Quali schemi di ricorrenza supporta il calendario di 1Tool?
Gli appuntamenti possono ripetersi ogni giorno, ogni settimana, ogni mese o ogni anno, in base allo standard RRULE.
A cosa servono i calendari dei corsi per contatto?
Sono pensati per i contatti con un ritmo fisso e ricorrente, come i partecipanti ai corsi, e salvano giorno, orario e schema di ricorrenza direttamente sul contatto.
Devo creare anche manualmente gli appuntamenti di un partecipante nel calendario?
No, 1Tool genera automaticamente gli appuntamenti corrispondenti a partire dai dati del calendario dei corsi.
Quanti appuntamenti ricorrenti create ancora uno per uno a mano voi e il vostro team?