Nel servizio esterno il successo di una giornata di lavoro non dipende solo da quanti appuntamenti sono pianificati, ma anche dal fatto che il tempo tra i singoli appuntamenti sia calcolato in modo realistico. Se il tempo di viaggio tra due visite ai clienti viene sottovalutato, gli appuntamenti successivi slittano, i clienti aspettano inutilmente a lungo e i collaboratori lavorano sotto pressione. Spesso un piano giornaliero troppo serrato emerge solo quando il collaboratore esterno è già in viaggio. Con una visualizzazione affidabile dei tempi di viaggio direttamente nella pianificazione degli appuntamenti, questo problema si può evitare già in fase di assegnazione.
Tempi di viaggio per collaboratore e giorno a colpo d'occhio
Il piano delle risorse di 1Tool calcola e mostra per ogni collaboratore e ogni giorno i tempi di viaggio tra appuntamenti consecutivi. Chi pianifica non deve quindi stimare da sé le distanze tra i luoghi di intervento né cercarle in un'applicazione di mappe separata, ma vede l'informazione rilevante proprio dove viene creato il piano giornaliero. Questo fa risparmiare tempo nella pianificazione e riduce il rischio di valutare i tempi di viaggio in modo grossolanamente sbagliato. Soprattutto per team con più collaboratori esterni che nel corso della giornata visitano clienti diversi in luoghi diversi, una panoramica del genere è un elemento essenziale per una pianificazione giornaliera che funzioni. I tempi di viaggio vengono mostrati automaticamente nel contesto degli appuntamenti già pianificati, così si inseriscono direttamente nella routine quotidiana di assegnazione senza causare lavoro manuale aggiuntivo.
Riconoscere in anticipo le giornate irrealistiche
Il vero vantaggio si vede quando tra due appuntamenti è stato previsto troppo poco tempo per il viaggio. Poiché il tempo di viaggio è visibile accanto o tra gli appuntamenti interessati, chi pianifica capisce a colpo d'occhio se la giornata prevista è davvero fattibile. Invece di un piano che sulla carta sembra completo ma nella pratica si rivela troppo serrato, la pianificazione può essere corretta in anticipo spostando o scambiando appuntamenti, oppure distribuendoli diversamente tra i collaboratori disponibili. Ciò riduce i ritardi nell'operatività quotidiana e permette di visitare i clienti in modo più affidabile nella fascia oraria concordata. Per le aziende con giri di servizio esterno ricorrenti significa inoltre che, nel tempo, emerge un quadro più realistico di quanti appuntamenti al giorno e per collaboratore si possono pianificare in modo sensato.
Piani giornalieri a portata di mano anche in viaggio
Non tutti i collaboratori esterni hanno un accesso continuo a un'app o a un dispositivo mobile durante il viaggio o presso il cliente. Per questo motivo in 1Tool i piani giornalieri si possono esportare in PDF o stampare direttamente. Il piano finale, compresi i tempi di viaggio calcolati, può così essere portato con sé su carta, per esempio come soluzione di riserva nel caso in cui in viaggio non sia disponibile una connessione internet stabile. Per chi pianifica ciò significa maggiore flessibilità, perché lo stesso piano può essere consultato in digitale in 1Tool oppure trasmesso su carta o come file PDF, per esempio via e-mail al collaboratore interessato.
Domande frequenti
I tempi di viaggio vengono calcolati automaticamente o vanno inseriti a mano?
I tempi di viaggio tra appuntamenti consecutivi vengono calcolati e mostrati automaticamente nel piano delle risorse.
A chi è destinata la visualizzazione dei tempi di viaggio nel piano delle risorse?
Si rivolge soprattutto a chi crea i piani giornalieri per i collaboratori esterni e vuole verificare se la sequenza di appuntamenti prevista è realistica dal punto di vista dei tempi.
Posso usare un piano giornaliero anche al di fuori di 1Tool?
Sì, i piani giornalieri si possono esportare in PDF o stampare direttamente e sono quindi disponibili anche senza un accesso continuo all'app.
Quante volte nelle ultime settimane i suoi collaboratori esterni hanno dovuto riorganizzare all'improvviso un piano giornaliero troppo serrato?