In molte aziende le richieste di assistenza arrivano prima in una normale casella e-mail e da lì devono essere trasferite manualmente in un sistema di ticket. Questo richiede tempo, è soggetto a errori e fa sì che le richieste vengano evase con tempi diversi a seconda del carico di lavoro. Inoltre qualcuno deve decidere quale reparto o quale gruppo di contatti sia competente per una richiesta in arrivo. 1Tool elimina questo passaggio manuale dal processo, monitorando automaticamente le e-mail in arrivo e trasformandole direttamente in ticket.
Monitorare automaticamente le caselle di posta
1Tool può monitorare automaticamente le caselle e-mail tramite IMAP o tramite account Microsoft. Non appena una nuova e-mail arriva in una casella monitorata, viene rilevata senza che nessuno debba controllare manualmente la casella o inoltrare il messaggio. Il processo si svolge in background, indipendentemente dall'ora in cui arriva una richiesta.
Conversione automatica in ticket e commenti
Le e-mail in arrivo vengono trasformate automaticamente in ticket oppure, se esiste già un ticket corrispondente, in commenti al ticket. Ogni e-mail rilevante diventa così automaticamente una pratica tracciabile nel sistema di ticket, senza dover copiare o reinserire manualmente i contenuti. Le risposte a una conversazione già in corso vengono associate al ticket esistente, così l'intera cronologia di una richiesta resta visibile in un unico punto.
Assegnazione automatica a reparto o gruppo di contatti
Oltre alla semplice conversione, 1Tool assegna automaticamente un nuovo ticket al reparto o al gruppo di contatti appropriato. In questo modo una richiesta arriva direttamente dove deve essere gestita, senza che qualcuno debba prima leggere l'e-mail e inoltrarla manualmente. Per il Suo team ciò significa tempi di risposta più brevi e una distribuzione più uniforme delle richieste, indipendentemente da quante e-mail stiano arrivando in quel momento.
Domande frequenti
Quali tipi di caselle di posta può monitorare 1Tool?
1Tool può monitorare automaticamente sia le classiche caselle IMAP sia gli account Microsoft.
Ogni e-mail in arrivo diventa un nuovo ticket?
Le e-mail in arrivo vengono trasformate automaticamente in ticket oppure, se esiste già un ticket corrispondente, associate come commento al ticket.
Devo assegnare manualmente le richieste in arrivo a un reparto?
No, 1Tool assegna automaticamente un nuovo ticket al reparto o al gruppo di contatti appropriato.
Quante e-mail di assistenza vengono ancora trasferite a mano nei ticket nella Sua azienda?