Arhitekturni biroji in biroji za notranjo arhitekturo živijo od celovitega, projektno usmerjenega poslovnega modela – od prvega povpraševanja stranke prek načrtovanja in izvedbe do poprodajnih storitev in dolgoročne zvestobe strank. Prav tu nastopi naša rešitev: celovit sistem ERP/CRM, zasnovan posebej za arhitekturo, notranjo arhitekturo in prodajo vrhunske opreme.
Težava: otoške rešitve namesto povezanih procesov
Mnogi biroji to poznajo: vodenje projektov v enem orodju, evidenca delovnega časa v drugem, naročila v Excelu, finančno knjigovodstvo v tretjem sistemu. Posledica so otoške rešitve, manjkajoča integracija in celovit pregled nad projekti, strankami in donosnostjo, ki je mogoč le z velikim ročnim delom. Naš sistem celovito pokriva pridobivanje poslov, izvajanje projektov, nabavo, izvedbo storitev in obračun – z enim vodilnim virom podatkov za vsak podatkovni objekt, brez dvojnega vnosa in brez podvajanja. Namesto ročnega prenašanja podatkov med sistemi vsak oddelek – od vodstva prek vodij projektov do nabave – dela na isti zanesljivi podatkovni osnovi.
CRM s spremljanjem »mehkih dejstev« – osebni odnos s stranko v središču
V središču našega CRM je osebni odnos s stranko. Poleg klasičnih funkcij CRM, kot so upravljanje potencialnih strank in priložnosti od prvega stika, kartoteka stranke s pogledom 360° s kontakti, udeleženci, dokumenti in termini ter prodajni lijak s fazami, verjetnostmi in napovedjo, ponujamo strukturirano spremljanje »mehkih dejstev«. Osebne naklonjenosti in nenaklonjenosti, družina in osebno okolje, pomembni datumi in priložnosti, slogovne preference in prepovedi, hobiji in interesi, osebne želje glede stikov ter mreža odnosov stranke – nič od tega se ne izgubi v polju s prostim besedilom. Vse se zabeleži v prosto določljivi, strukturirani obliki, ki jo je mogoče analizirati, iskati in filtrirati ter je vidna pri vsaki interakciji s stranko. Pred vsakim sestankom, ob obisku za opremo prostorov ali v poprodajnem stiku je tako na voljo celotna osebna zgodovina odnosa s stranko. Tako iz posameznega projekta nastane dolgoročen odnos s stranko.
Vodenje projektov in naročil skozi celoten proces
Naša projektna struktura sledi celotnemu procesu: pridobivanje posla → ponudba → naročilo → koncept → izvedbeno načrtovanje → umetniški nadzor gradnje → nabava → montaža → prevzem → poprodaja. Več naročil na stranko – naročilo načrtovanja, naročilo opreme, dodatna dela – dobi vsako svojo edinstveno številko naročila kot stroškovni nosilec. S projektno kalkulacijo, primerjavo plan/dejansko in izračunom prispevka za kritje po projektu, upravljanjem nalog in mejnikov s predlogami za vsako vrsto projekta, podrobnim načrtovanjem virov in zmogljivosti v vseh poslovnih področjih ter upravljanjem dodatnih del s potrditvenim postopkom imata vodstvo in vodstvo projektov vedno pregled. Upravljanje dokumentov neposredno pri projektu – pogodbe, načrti, zapisniki, dobavnice, odobritve – zagotavlja, da imajo vsi udeleženi vedno pred očmi aktualno stanje.
Ponudba, potrditev naročila in fakturiranje iz enega vira
Od priprave ponudb s postavkami, različicami, kalkulacijsko osnovo in predlogami, prek potrditve naročila z logiko predplačil, plačilnimi načrti in faznimi računi, do avansnih, delnih in končnih računov, povezanih z napredkom gradnje: naš sistem pokriva celoten postopek fakturiranja, s potrditvenim postopkom pred pošiljanjem in prenosom strukturiranih podatkov o računih in dokumentih v finančno knjigovodstvo – brez dvojnega vnosa.
Nabava in naročanje s povezavo na projekt
Matični podatki dobaviteljev s pogoji in ceniki, katalogi izdelkov po kategorijah, kot so razsvetljava, pohištvo, mizarstvo, steklarstvo ali tekstil, postopek naročanja s povezavo na projekt, roki dobave in funkcijo opomnikov ter prevzem blaga s preverjanjem količine in kakovosti in različnimi mesti dobave – delavnica, razstavni salon, gradbišče ali neposredno pri stranki: nabava in naročanje sta v celoti vključena v potek projekta, vključno s preverjanjem računov z uskladitvijo naročila in dobavnice ter upravljanjem reklamacij in garancij z zgodovino.
Evidenca delovnega časa in stroški osebja pod nadzorom
Evidentiranje ur po projektih in naročilih za vse zaposlene – v spletu in mobilno – z jasnim ločevanjem obračunljivih in neobračunljivih ur, individualnimi urnimi postavkami za vsakega zaposlenega in dejavnost ter potrditvenim postopkom za nadzor in dodelitev projektom. Upravljanje dopustov, bolniških odsotnosti in drugih odsotnosti ter analiza načrtovanih in dejanskih ur po projektih in zaposlenih zaokrožajo evidenco delovnega časa.
Večpodjetniško delovanje, vloge in obračun med povezanimi družbami
Za skupine z več družbami – na primer trgovsko družbo in družbo pooblaščenih arhitektov – naš sistem ponuja pravo večpodjetniško delovanje z ločenimi številčenji dokumentov, vključno z obračunom med povezanimi družbami, ter natančen koncept vlog in pravic za vodstvo, vodje oddelkov, operativne vloge in zunanje udeležence. Analize prek vseh družb vodstvu kadar koli omogočajo celoten pregled nad vsemi družbami.
API-first: čisti vmesniki namesto ročnih izvozov
Ne razumemo se kot nadomestilo za preizkušene sisteme, kot je finančno knjigovodstvo, temveč kot dopolnilo. Prek odprtih, dokumentiranih vmesnikov (API-first) povezujemo knjigovodske sisteme, orodja za vodenje projektov, terminske plane gradnje, Power BI in Microsoft 365 – vmesniki namesto ročnih izvozov, da podatki tečejo tja, kjer so potrebni, brez podvajanja in brez dvojnega vzdrževanja.
Poročanje in nadzorne plošče, pripravljene za uporabo
Projektni pregled, zaloga naročil, prodajni lijak, zasedenost in kazalniki likvidnosti so na voljo kot nadzorne plošče, pripravljene za takojšnjo uporabo. S strukturiranim zagotavljanjem podatkov za Power BI ima vodstvo vedno pregled nad primerjavo plan/dejansko na ravni projektov.
Mobile-first za operativno delo na terenu
Velik del ustvarjanja vrednosti poteka zunaj pisarne – na gradbišču, na sestankih s strankami, v razstavnem salonu, pri dobavitelju ali pri popisu stanja. Naša mobilna aplikacija za iOS in Android zato ni neobvezen dodatek, temveč sestavni del rešitve. Kartoteka stranke in mehka dejstva so na voljo pred vsakim terminom, vključno s preferencami, družinskimi razmerami in zapiski s preteklih srečanj. Dostop do projektov in nalog z aktualnim stanjem, odprtimi točkami in odgovornostmi, mobilna evidenca časa s hitrim vnosom in časovnikom za začetek/ustavitev, nalaganje fotografij in dokumentov neposredno iz kamere k projektu, mobilni prevzem blaga z branjem črtnih kod/QR ter mobilni zajem stroškov in prejetih računov s fotografijo in OCR naredijo aplikacijo za pravega delovnega spremljevalca. Potisna obvestila opominjajo na odobritve, rojstne dneve strank ali spremembe rokov dobave, zaradi delovanja brez povezave pa aplikacija deluje tudi na gradbiščih brez stabilne omrežne povezave – s samodejno sinhronizacijo ob ponovni vzpostavitvi povezave. Varno preverjanje pristnosti z biometrijo, SSO in oddaljenim brisanjem ob izgubi naprave zagotavlja potrebno zaščito občutljivih podatkov strank.
Sistemi naj podpirajo procese, ne pa jih narekujejo
Zavedamo se: svoboda pri arhitekturi in oblikovanju mora ostati ohranjena. Zavzemamo se proti pretirani standardizaciji ustvarjalnih procesov in za prilagodljivo projektno logiko, ki se prilagaja načinu dela arhitekturnih birojev in birojev za notranjo arhitekturo – ne obratno. Prav to je naš cilj: sistem, ki pokriva celotno pot od prvega povpraševanja stranke do dolgoročne zvestobe, ne da bi omejeval ustvarjalno svobodo, ki zaznamuje vrhunski segment arhitekture, notranje arhitekture in prodaje vrhunske opreme.